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15 dicas do Google Agenda para aproveitar ao máximo
15 dicas do Google Agenda para aproveitar ao máximo
Anonim

Aplique teclas de atalho, adicione locais de reunião e oculte eventos privados.

15 dicas do Google Agenda para aproveitar ao máximo
15 dicas do Google Agenda para aproveitar ao máximo

1. Crie calendários separados para diferentes necessidades

Calendário Google: crie calendários separados para diferentes necessidades
Calendário Google: crie calendários separados para diferentes necessidades

Por padrão, o Google fornece apenas uma agenda, que armazena todos os seus eventos. Se você usá-lo ativamente, tarefas de trabalho e reuniões, tarefas domésticas e eventos pessoais se misturarão e se transformarão em um verdadeiro lixo.

Portanto, é melhor criar vários calendários para diferentes tipos de eventos. Para fazer isso, clique no ícone de engrenagem na parte superior e vá para as configurações. Aí, selecione a opção “Adicionar Calendário” → “Criar Calendário”. Forneça um título e, se aplicável, uma descrição. Dessa forma, você pode manter o trabalho a fazer em um calendário, sua programação de exercícios em outro, aniversários em um terceiro e assim por diante.

2. Inscreva-se nas agendas dos colegas

Google Agenda: inscreva-se nas agendas de colegas
Google Agenda: inscreva-se nas agendas de colegas

Às vezes, precisamos acompanhar o que nossos amigos ou colegas estão fazendo. Se eles usarem o Google Agenda, você pode adicionar suas agendas a você mesmo e controlar quais eventos aparecem lá.

Na barra lateral à esquerda, encontre a linha que diz "Encontrar pessoas". Digite o nome ou endereço de e-mail do seu amigo aqui. Na janela pop-up que aparece, clique em "Solicitar acesso" e a pessoa receberá uma mensagem pedindo permissão para visualizar seu calendário. Quando ele confirmar seu acesso, os eventos que ele criou serão exibidos na seção "Outros calendários".

3. Escolha um horário para a reunião que seja adequado a todos

Google Agenda: escolha um horário para a reunião que seja adequado a todos
Google Agenda: escolha um horário para a reunião que seja adequado a todos

Você precisa organizar uma reunião com colegas ou com amigos, mas não consegue encontrar um horário em que todos estejam livres? Em vez de enviar convites, use o recurso "Encontre o tempo".

Crie um novo evento e clique no botão "Mais opções". Na página que se abre, selecione a guia "Encontrar o tempo". Na caixa Adicionar convidados à direita, digite os nomes das pessoas que deseja convidar - o Google permite que você adicione até 20 pessoas. Seus eventos aparecerão na sua frente. Se alguém tiver algo planejado, será marcado como "Ocupado". Resta apenas encontrar um horário para a reunião em que todos estejam livres.

4. Ocultar eventos privados

Calendário Google: ocultar eventos privados
Calendário Google: ocultar eventos privados

Digamos que você precise fazer uma reunião confidencial. E você não quer que todo o escritório veja para onde você está indo. Para fazer isso, você precisa marcar a reunião como "Pessoal". Então, apenas aqueles que você permitiu editar (e não apenas visualizar) seu calendário verão informações sobre ele.

Crie um evento e vá em "Mais opções". Clique no botão "Configurações de privacidade padrão" e selecione a opção "Privado". É isso, agora os forasteiros não verão onde, com quem e a que horas você está se reunindo. Se a sua agenda estiver aberta a outras pessoas, durante um evento privado, ela simplesmente mostrará a marca "Ocupado", sem detalhes.

5. Adicionar videoconferências

Google Agenda: adicione videoconferências
Google Agenda: adicione videoconferências

Em vez de transmitir seu login do Skype ou Google Hangouts para todos os seus colegas, você pode inserir o link da videoconferência diretamente no evento da sua agenda. Para isso, ao criar um evento nos "Outros parâmetros" clique no botão "Adicionar videoconferência". Quando chegar a hora da reunião, os convidados serão solicitados a ligar no Google Hangouts.

6. Anexar anexos

Google Agenda: anexos anexos
Google Agenda: anexos anexos

Freqüentemente, em reuniões ou conferências, você precisa ter acesso a algum documento, para o estudo que todos reuniram. O Google Agenda permite que você anexe arquivos e documentos diretamente ao evento. Desta forma, todos os participantes convidados terão acesso fácil e rápido aos mesmos.

Selecione o evento desejado e clique no botão com o ícone de lápis para editá-lo. No item "Descrição", clique no ícone do clipe de papel e carregue todos os arquivos necessários. Eles podem ser retirados de seu computador ou adicionados da nuvem do Google Drive.

7. Ligue o relógio mundial

Google Agenda: ative o relógio mundial
Google Agenda: ative o relógio mundial

O recurso Relógio mundial do Google Agenda é muito útil se você trabalha com funcionários remotos em todo o mundo. Com sua ajuda, você pode descobrir facilmente que horas eles têm, direto da interface.

Abra "Configurações" clicando no item apropriado no menu com uma engrenagem na parte superior. Encontre "Relógio Mundial" na lateral. Ative a opção Mostrar relógio mundial e adicione as cidades onde seus colegas moram. E a hora local deles será exibida na barra lateral.

8. Notifique os convidados por e-mail

Google Agenda: notificar convidados por e-mail
Google Agenda: notificar convidados por e-mail

Às vezes, você precisa informar aos convidados para uma reunião que façam algo - por exemplo, trazer seus laptops ou ler alguns materiais com antecedência. Você pode, a princípio, escrever sobre isso nos comentários do evento, mas é mais confiável atrair a atenção das pessoas por e-mail.

Para fazer isso, abra o próximo evento e clique no ícone do envelope. E você será solicitado a escrever uma mensagem que será enviada a todos os participantes convidados.

9. Adicione pontos de encontro específicos

Google Agenda: adicione locais de reunião específicos
Google Agenda: adicione locais de reunião específicos

A vantagem dos eventos planejados no "Google Calendar" é que você pode anexar links para o "Google Maps" a eles. Assim, você não precisa ligar ou escrever para os participantes da reunião e explicar a eles por um longo tempo e tediosamente como chegar lá e ali.

Vá para as opções de reunião e encontre o campo "Onde". Digite o endereço lá e o Google o encontrará. Agora, quando o convidado abre o evento, ele pode clicar no endereço e ver o local do encontro no mapa.

10. Adicione calendários interessantes

Calendário Google: adicione calendários interessantes
Calendário Google: adicione calendários interessantes

O Google permite que você assine os chamados calendários interessantes. Neles você pode ver, por exemplo, a programação de feriados em sua região, eventos do mundo dos esportes ou as fases da lua.

Encontre a seção "Outros calendários" no painel esquerdo e clique no sinal "+". No menu que é aberto, selecione Calendários interessantes. Marque as caixas que deseja assinar e elas aparecerão em sua programação.

11. Compartilhe seus calendários

Calendário Google: partilhe os seus calendários
Calendário Google: partilhe os seus calendários

Se necessário, você pode fazer com que outros usuários possam ver (ou mesmo editar) seus calendários. Isso é útil se você estiver gerenciando uma equipe de colegas e quiser que eles estejam cientes de todos os próximos eventos. Ou você é um estudante e criou uma programação de palestras para os colegas.

Passe o mouse sobre o calendário desejado no painel esquerdo e clique nas reticências. Selecione Configurações e compartilhamento. No menu que se abre, na seção "Permissões de acesso", você pode tornar a agenda pública (para todos os usuários da Internet), adicionar conhecidos (para isso, você precisa de seu endereço de e-mail) ou copiar o link para a agenda, que deve em seguida, ser enviado de qualquer maneira conveniente.

12. Use teclas de atalho

Usar o teclado pode ser mais rápido e eficiente do que mover o cursor do mouse. O Google Agenda tem uma boa quantidade de teclas de atalho, uma lista completa das quais pode ser encontrada. Aqui estão alguns dos mais úteis:

  • c - criar um novo evento.
  • Backspace ou Excluir - excluir evento.
  • / - vá para a barra de pesquisa.
  • Números de 1 a 6 - mudar a visualização do calendário: dia, semana, mês, ano, agenda.
  • t - vá para hoje.
  • k ou p - rolar o calendário para o intervalo de datas anterior. Ou seja, se você tiver um calendário na visualização de mês, ele rolará para o mês anterior. Se estiver no modo diurno - no dia anterior e assim por diante.
  • j ou - role o calendário para o próximo intervalo de datas.

13. Arrastar e soltar eventos

Se você criou um evento, mas perdeu o dia ou a hora do dia, não é necessário entrar nas configurações do evento e inserir os números manualmente. Pegue o evento e arraste-o para o dia ou hora desejada - assim será mais rápido.

14. Use o Google Tasks

Google Agenda: Use o Google Tasks
Google Agenda: Use o Google Tasks

O Google Tasks é um gerenciador de tarefas simples integrado diretamente ao Google Agenda. Para abri-los, clique no ícone azul no painel à direita e você verá uma lista de suas tarefas. Não há tantos recursos quanto alguns Wunderlist, mas o Google Tasks está sempre na sua frente.

Você pode adicionar novos casos, editá-los, atribuir-lhes uma data de vencimento e repetir a frequência através do painel na interface da web ou através do Google.

15. Desfaça ações desnecessárias

Finalmente, um pequeno truque. Digamos que você criou um evento, forneceu-lhe uma descrição diligentemente, anexou vários arquivos a ele, coordenou-o com todos os seus colegas e, em seguida, excluiu-o sem querer.

Calma! Você não tem que recriá-lo. Basta pressionar a combinação de teclas Ctrl + Z, e o evento excluído será restaurado. Dessa forma, você pode desfazer qualquer atividade inadvertida do calendário. Isso é um pouco obscuro porque a interface não tem um botão “Desfazer”, mas é muito útil.

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