6 dicas para gerenciamento de e-mail eficaz

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

O email é uma das melhores ferramentas de comunicação e, talvez, a única utilizada por todos os usuários sem exceção. Você pode gostar ou não de mensageiros instantâneos, usar chat do Skype ou Facebook, mas provavelmente tem um endereço de e-mail.

Todos os dias recebemos em nossa caixa de entrada não apenas mensagens de amigos e colegas, mas também dezenas de cartas publicitárias, notificações, apenas spam. Para evitar se afogar no grande volume de mensagens recebidas, é muito importante desenvolver e aplicar habilidades eficazes de e-mail.

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Agende um horário de verificação de e-mail

Se achar que está gastando muito tempo processando correspondência e o número de cartas em sua caixa de entrada ainda não estiver diminuindo, tente planejar com mais rigidez o tempo para verificar sua caixa de correio. Normalmente começamos a checar a correspondência, encontramos um link interessante na carta, vamos ao site, dali para outro … e depois de meia hora nos lembramos e voltamos a analisar as cartas. Como resultado, o tempo passou, mas a questão não mudou.

Portanto, tente reservar um certo tempo limitado para você trabalhar com o correio. Todos podem definir a frequência e a duração desses intervalos para si próprios, de forma independente, dependendo do volume de sua correspondência. Talvez seja uma hora pela manhã e uma hora no final do dia de trabalho, ou pode ser mais conveniente para você entrar em sua conta de e-mail a cada hora durante cinco minutos. Mais importante ainda, tente seguir estritamente o cronograma definido para si mesmo e não se distrair com nada de fora. Consciência de que seu tempo é limitado, conduzirá inevitavelmente a um aumento da eficiência do processamento dos recibos postais.

Cada letra significa uma ação

A principal regra que você deve aplicar ao analisar correspondência é que cada carta aberta exige que você faça algo. Se você abriu uma carta, em nenhum caso deverá deixá-la na caixa de entrada novamente. Você deve responder imediatamente à carta ou encaminhá-la para alguém que seja melhor em lidar com este problema, ou agendar uma tarefa para você no Google Tarefas ou no calendário - em qualquer caso, como resultado de sua ação, a carta deve ser excluído ou movido para o arquivo, isto é sair da caixa de entrada … Se você seguir esta regra simples, sua caixa de entrada será limpa mais cedo ou mais tarde.

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Filtros e atalhos

Se você recebe um grande número de e-mails todos os dias, analisá-los exige muito tempo e esforço de sua parte. Porque não utiliza os recursos dos correios para isso, até porque a maioria dos serviços tem esta funcionalidade e estão perfeitamente implementados?

Trata-se de configurar filtros para processamento automático de e-mail. Em vez de clicar manualmente em cada postagem, e cada um de seus cliques ocorre com o mesmo tempo e esforço, basta definir os filtros desejados uma vez. Por exemplo, todas as mensagens dos endereços de seus parentes irão automaticamente para a pasta Família e são marcadas com um marcador como importantes. Todos os comunicados à imprensa vão para uma pasta separada, ignorando a pasta Caixa de entrada, e as notificações das redes sociais são enviadas imediatamente para a Lixeira.

Desta forma, você pode categorizar as mensagens de acordo com os tópicos principais e se preparar de acordo para o seu processamento. Você não terá mais uma situação em que seu cérebro, ao analisar a correspondência, alterne das tarefas domésticas para as questões de negócios e imediatamente para as correspondências de entretenimento e depois de volta.

Há um grande número de opções para a criação de vários filtros, e tenho certeza que, depois de criar um sistema de filtragem automática, você economizará dias e meses do seu tempo. Além disso, usando os rótulos atribuídos ou a distribuição por pastas, você pode encontrar facilmente as cartas de que precisa no arquivo (lembra que a nossa pasta Caixa de entrada está completamente vazia?).

Use a pesquisa

Muitos usuários, especialmente iniciantes, mantêm todos os seus e-mails em sua caixa de entrada porque sentem que nunca os encontrarão novamente ao arquivá-los. Se você configurou um sistema de filtros e atalhos, conforme descrito no parágrafo anterior, então seu arquivo já está organizado e muito mais fácil de navegar nele. Mas não se esqueça da barra de pesquisa também. Por exemplo, no Gmail, o sistema de busca de letras é tão perfeito (quem duvida!) Que não será difícil encontrar nenhuma letra.

Use marcas

Muitos serviços de e-mail têm um recurso para marcar mensagens com marcadores especiais (no Gmail, são estrelas). Com a ajuda deles, é fácil destacar as mensagens necessárias que requerem sua atenção e colocá-las em uma pasta separada. No Gmail, você pode escolher seu próprio conjunto de sinalizadores e usá-los de maneira bastante flexível. Assim, basta uma olhada no conteúdo de sua caixa de entrada para distinguir os e-mails de acordo com sua importância.

Use atalhos de teclado

O uso de teclas de atalho pode acelerar o processamento da correspondência tanto que vale a pena gastar algumas horas estudando-as. Mas antes disso, dê uma olhada nas configurações (no Gmail é Configurações - Geral - Atalhos) e certifique-se de que estão ativadas. Depois disso, basta pressionar o ponto de interrogação no teclado e você verá um prompt com todas as teclas de atalho do Gmail.

O e-mail é uma ótima ferramenta de comunicação, mas isso não significa que você tenha que dedicar metade de sua vida a esse processo. Automação máxima de todos os processos, respostas rápidas ou encaminhamento de mensagens, planejando seu tempo, juntamente com outras dicas deste artigo, permitirá que você lidar com qualquer quantidade de letras com bastante rapidez e economizar mais tempo para atividades mais divertidas.