Como organizar o espaço de trabalho e o tempo de escritório

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Todo trabalho no escritório começa com seu próprio espaço de trabalho, mas muitas vezes as pessoas não prestam atenção suficiente a este momento. O espaço de trabalho não é apenas mobiliário e um computador, mas também planejamento, fluxo de trabalho, ferramentas adicionais. Este artigo contém dicas simples sobre como organizar adequadamente seu local de trabalho.

Tudo começa no local de trabalho.

D. Carnegie

O trabalho começa com o local de trabalho e sua organização. É claro que há exceções na forma de personalidades criativas e únicas para as quais essa questão não é tão importante. Mas até eles têm seu próprio sistema de desordem criativa, mesmo que não o admitam. A maioria das pessoas trabalha em mesas comuns em escritórios comuns, e as dicas a seguir destinam-se a elas.

Área de Trabalho

O ambiente de trabalho certo sintoniza a mente no ritmo certo. Você não mantém sua casa em uma bagunça e você sabe exatamente onde e o que é. É o mesmo no local de trabalho: tudo deve estar em seu devido lugar, e nada supérfluo que possa desviar a atenção das tarefas principais.

Como tudo começa quando você acaba de chegar ao trabalho? Na área de trabalho. E geralmente há pilhas de papéis, artigos de papelaria espalhados, canecas, alguns souvenirs inúteis e poeira no computador. E qual será o estado interno por trás desse local de trabalho? Desmontado. Você, é claro, não vai pensar assim, mas o subconsciente já decidiu tudo. Qualquer que seja a realidade ao redor, você também está. E a consciência captou esse pensamento e seu humor se foi.

Mantenha sua mesa sempre arrumada. Comece o dia limpando o pó, ajuste a iluminação, escreva informações úteis em adesivos, lave sua xícara de café, preencha seu calendário - comece a trabalhar. Essas ações simples irão energizar o trabalho que se segue.

O local de trabalho ideal é uma ferramenta para o trabalho, iluminação confortável, artigos de papelaria essenciais e móveis simples para o trabalhador.

Como trabalhar: em pé ou sentado? Você decide. Acho que sentar é melhor, mas você definitivamente precisa fazer pausas: caminhar, fazer um pequeno aquecimento, tomar um pouco de ar fresco, subir 2-3 andares escada acima. Meu horário de trabalho: 45 minutos - uma tarefa sem interrupção, um intervalo de 15 minutos, depois 1 hora de trabalho contínuo e 15 minutos de descanso. É assim que a jornada de trabalho está estruturada.

Não se esqueça do seu próprio armário ou arquivo, pois cada funcionário tem sempre o seu arquivo pessoal ou arquivo em papel. Você também pode armazenar itens pessoais no armário que não gostaria de exibir. Cada prateleira e armário deve cumprir sua função e não se cruzar com outros elementos. Isso tornará mais conveniente trabalhar com documentos e vários acessórios.

Gestão de documentos eletrônicos

Faça cópias de backup de seu trabalho, documentos, projetos, informações de serviço armazenadas em seu computador de trabalho e envie para o servidor da empresa ou armazenamento em nuvem.

Quanta energia e nervos as pessoas gastam por causa das informações perdidas! O computador travou, travou, alguém apagou acidentalmente dados importantes. Não repita o erro e faça backups. Não deixe que as circunstâncias controlem você e seu trabalho.

Não instale aplicativos desnecessários, a maioria das operações necessárias são realizadas em pacotes de software padrão. Se você é fluente em determinada ferramenta de trabalho, peça à gerência ou ao departamento de TI para instalá-la, justificando seu efetivo trabalho nela.

Outra dica simples: tente se limitar a uma coisa em seu espaço eletrônico. Se você gosta dos serviços Yandex, escolha-os, se os serviços do Google - trabalhe com eles. Você conhecerá todos os pontos fortes e fracos das ferramentas e também poderá configurar rapidamente seu sistema em um novo local. A corrida por novos programas nem sempre se justifica.

Na estação de trabalho, crie sua hierarquia eletrônica pessoal simples. Você deve encontrar qualquer um dos seus documentos antigos em nenhum momento. Isso é especialmente importante quando você precisa resolver algo com urgência e se esqueceu de onde essas informações estão armazenadas.

Digitalize todos os documentos mais importantes. Muitos conflitos de trabalho entre departamentos surgiram devido à perda de alguns papéis importantes.

Planejamento

Você já percebeu que o trabalho às vezes fica uma bagunça: um monte de tarefas, conversas, reuniões, verificação de papéis. E você está girando indefinidamente. Você parece estar trabalhando, mas é difícil chamar isso de trabalho. Por trás de tudo isso não se vê o quadro geral do que está acontecendo, e esse é um dos problemas da produtividade moderna: há ações, os resultados também estão aí, mas eles não são muito perceptíveis no cotidiano.

Para evitar isso, é necessário traçar um plano de tarefas e atividades para o dia, semana e até mesmo para um mês.

A maioria usa cadernos ou diários. Sim, isso é bom, mas o papel é "memória de acesso aleatório", armazena toda a fluidez, e as informações principais se perdem na abundância de páginas. Um caderno ou diário já é uma forma arcaica de planejamento. No diário, você não vê o quadro completo dos acontecimentos, não descobre quando é melhor fazer uma coisa e quando é outra, e também pode perder algum acontecimento importante. Não há como obter os dados necessários e realizar uma análise abrangente. Imagine quantas páginas você precisa folhear para reunir as informações necessárias.

Agora, existem muitos aplicativos e serviços online para organizar seu tempo de trabalho. Acredite em mim, isso deve ser feito se você quiser trabalhar de forma produtiva, independentemente da situação e do humor. A lista de afazeres de hoje tem tudo a ver com gerenciamento eficaz de tarefas e tempo.

Eu uso o sistema de planejamento de contexto no ambiente Outlook de Gleb Arkhangelsky. O que eu gosto nela: a simplicidade e eficiência da ferramenta, um aplicativo conhecido, a combinação de calendário, tarefas e e-mail em um espaço de informação, integração com aplicativos de escritório. Qualquer funcionário pode ser treinado neste sistema de planejamento em um curto espaço de tempo.

Aqui estão algumas dicas para organizar seu horário de trabalho:

• Planeje com flexibilidade, no contexto, não com rigidez no tempo.
• Aprenda a entender o que é importante e o que não é.
• Facilmente se livre de assuntos insignificantes.
• Aprecie a qualidade do tempo gasto, não o tempo em si.
• Diga não a si mesmo e a outras pessoas quando necessário.
• Comece o dia com tarefas desafiadoras e desagradáveis.
• Ao planejar tarefas e projetos no trabalho, estabeleça prazos para eles.

Um poderoso truque psicológico é riscar uma tarefa concluída ou marcar antes dela. Isso lhe dará energia interior extra para alcançar grandes resultados. Você verá que nem tudo é em vão.

Trabalhando com correio

Como organizar o trabalho com correio?

Primeiro, você precisa definir o tempo de operação com ele para reduzir o número de interrupções. É melhor fazer isso pela manhã, quando as tarefas começam a se formar, e à tarde, quando você precisa verificar como estão as coisas.

Em segundo lugar, você não deve responder cartas ambíguas imediatamente. Você precisa pensar em tudo: apelo, construção de uma resposta, informações adicionais. Tente manter a subjetividade o mais baixa possível. Esqueça as respostas rápidas, como todo mundo fazia nas redes sociais.

Em terceiro lugar, não sobrecarregue o texto da carta com informações que sejam compreensíveis apenas para o próprio remetente. Tente responder de forma breve e sucinta, pesando cada palavra. Em nossa era digital, isso é muito importante: ninguém está interessado em fazer inferências exclusivas.

E, por fim, não se esqueça da netiqueta: endereçamento ao destinatário, estilo de redação, informações do caso, informações de contato. Aprenda como escrever uma carta, analisar o que você escreveu e como se inscrever.

Ferramenta adicional

Outra coisa que ajuda a tornar seu trabalho mais eficiente é o quadro branco. Uma ferramenta indispensável, principalmente quando o departamento está fazendo um brainstorming ou resolvendo um problema sério com estágios intermediários.

Na minha trajetória profissional, o conselho foi um atributo indispensável do ambiente de trabalho. Também é útil em termos de economia de papel. Você não vai acreditar quantas folhas são gastas explicando suas idéias e soluções.

Graças ao pensamento visual (todos têm), as pessoas podem desenhar juntas no quadro, explicar seus pensamentos e sugerir as melhores soluções para um problema. Todos podem ver e entender tudo.

Gostaria de acrescentar que a música me ajuda no meu trabalho. Isso tem um efeito positivo na minha produtividade, especialmente quando tenho que trabalhar com tarefas repetitivas em um computador ou redigir um grande pacote de documentos. Em geral, é bom começar a manhã com uma música positiva. Mas você não deve ligar para todos, lembre-se: você não está trabalhando sozinho, para alguém a música só vai atrapalhar.