Como fugir da "rotina" e, finalmente, lidar com tarefas estratégicas

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

"Quem senão eu?" - um pensamento típico que o leva a uma rotina. A preparação certa o ajudará a encontrar tempo para as coisas realmente importantes.

O gerenciamento de eventos atuais da organização, ou gerenciamento operacional, é uma parte necessária do trabalho do projeto. Isso inclui, por exemplo, interação diária com subordinados ou resposta imediata a todas as tarefas recebidas. Mas isso traz benefícios reais apenas se o trabalho for construído com base em uma estratégia bem pensada e aprovada, que o dono da empresa deve fazer. Caso contrário, é um processo caótico e infinito que consome todos os recursos.

Em qualquer livro-texto sobre atividades de gestão, está escrito como organizar adequadamente o trabalho: projetar, implementar e, em seguida, delegar o sistema de gestão operacional da empresa à alta administração. Mas, na prática, tudo acaba sendo muito mais complicado. Antes de introduzir um novo sistema de gestão, é importante criar as condições necessárias.

Equipe de treinamento

Para fugir da "rotina", as tarefas devem ser delegadas. E fazer isso para não ser constantemente distraído pelo controle.

Para que a empresa floresça e o proprietário seja capaz de se engajar em tarefas estratégicas, a equipe deve ter líderes proativos e executores conscienciosos.

Existem muitos sistemas de tipologia de funcionários, mas todos, de uma forma ou de outra, resumem-se ao fato de que pessoas motivadas e interessadas devem trabalhar na empresa. Portanto, nesta fase, é muito importante realizar uma avaliação de pessoal de alta qualidade. As melhores maneiras de resolver esse problema são aquelas em que o principal critério é o desempenho, não a competência. Por exemplo, você pode usar o método "360 graus" - esta é uma avaliação de um funcionário por seus colegas, subordinados, gerência, clientes e ele mesmo.

O que fazer com aqueles que provaram ser funcionários ineficazes? Para começar, tentaremos "consertá-los", ou seja, motivá-los. Aqui você precisa identificar aqueles que são inspirados por realizações: eles trabalharão mais divertidos se receberem a promessa de um prêmio. Mas aqueles que são motivados pela punição, e aqueles que não reagem de forma alguma ao estímulo (isso é ainda pior), precisam se livrar. É importante fazer esse processo passo a passo e não óbvio para a equipe. Caso contrário, você tem todas as chances de arruinar a empresa.

Quanto ao resto, você precisa transmitir com clareza o que espera deles, ou melhor, para que está pagando seu salário. O funcionário deve compreender que suas ações trazem tanto lucro para a empresa, razão pela qual ele recebe esse salário e esse bônus. Ou seja, implantar um sistema transparente de motivação de materiais com base em indicadores de desempenho - KPI (Key Performance Indicator).

Lidar com finanças

Então, a equipe foi organizada. Vamos passar ao tópico mais candente para qualquer empresário - finanças empresariais.

Às vezes, especialmente durante o crescimento rápido, o proprietário e a alta administração esquecem o que é mais importante - a economia do projeto. Para que você entenda claramente como o dinheiro vai e vem, você precisa realizar uma série de procedimentos.

• Calcule a economia da unidade do projeto - a lucratividade ou perda de uma unidade de bens ou serviços por cliente. Isso permitirá que você entenda quais produtos precisam ser fortalecidos e quais devem ser totalmente abandonados, para que o negócio como um todo continue lucrativo.
• Identifique e promova o produto mais marginal. Guie-se pelo princípio: fortalecer os fortes para desenvolver os fracos. Se não houver lucro, você simplesmente não terá recursos para novos rumos.
• Verifique se a folha de pagamento (folha de pagamento) está adequada. Você ficará surpreso, mas com o cálculo correto da economia do projeto, pode acabar descobrindo que "duas escavadeiras e meia" serão suficientes para você. Às vezes, em vez de manter três funcionários, é melhor distribuir (por um pagamento adicional) uma parte adicional das tarefas entre dois funcionários - isso economizará significativamente na folha de pagamento.

Tudo isso deve ser feito de forma a preparar o ambiente para a transferência dos processos construídos para a alta direção da empresa.

Padronizar processos

Vamos passar para as ações táticas. Você já se perguntou por que os funcionários de restaurantes de fast food são tão rápidos? Porque têm processos bem definidos: sabem por que ordem colocar os hambúrgueres, como se movimentar na cozinha para não machucar o colega, quantos gramas de molho adicionar a um determinado prato. O mesmo deve ser feito com qualquer processo da sua empresa.

Você pode começar com a mesma equipe: escreva descrições de funções. Só não baixe da Internet, mas escreva exatamente o que um funcionário específico da sua empresa deve fazer. Calcule também o sistema KPI - já falamos sobre a necessidade de usar esta técnica. É melhor se for aprovado para todos os funcionários.

Na área de vendas, implemente um sistema de CRM (Customer Relationship Management) para não perder um único cliente e não contornar padrões e checklists.

É necessário regular todos os processos: das tarefas mais simples às complexas decisões de gestão. Claro, às vezes as regras podem ser quebradas, mas graças a um sistema de coordenadas claro, você não pode se preocupar com o que está acontecendo neste ou naquele nível da empresa.

Implementar automação

Durante o processo de padronização, você identificará as zonas que podem e devem ser automatizadas, ou seja, eliminam a necessidade de repetir o mesmo tipo de ações. Por exemplo, ao receber uma solicitação, um gerente insere os dados do cliente em um sistema CRM, copia as informações para um especialista de atendimento ao cliente no Excel e, para o marketing, transfere as informações para o Planilhas Google. Todas essas manipulações podem ser evitadas e, assim, aumentar significativamente a eficiência dos funcionários e do processo de produção como um todo.

Você ficará surpreso com quanto tempo e esforço pode economizar se não usar o trabalho de um gerente para cálculos padrão, mas gastar uma vez em uma solução operacional inteligente. Esses sistemas agora existem para CRM em vendas e para tarefas de contabilidade e até mesmo para recrutamento.

Automatize tudo o que puder. Assim você evitará infindáveis erros pelo fator humano, otimizará processos e, possivelmente, economizará salários.

Estabelecer gestão operacional

Assim, você está cercado de funcionários motivados que sabem o que precisam fazer para obter um resultado decente. Você tem um modelo financeiro claro e uma ideia de para onde se mover para aumentar constantemente os lucros. Os processos dentro da empresa são padronizados e automatizados.

Agora você precisa delegar o controle operacional. Importante: não vincule processos a uma pessoa, para não se colocar em uma posição em que seu negócio fique totalmente dependente de um gestor contratado. Tendo retirado a gestão operacional de si mesmo, não crie outro pólo, mas tente dividir as tarefas em várias áreas diferentes: por exemplo, confiar todas as questões monetárias ao departamento financeiro e trabalhar com os clientes - ao departamento de serviços.

Agora você pode se envolver em gerenciamento estratégico com tranquilidade. Mas certifique-se de verificar pelo menos uma vez por trimestre se a parte tática do gerenciamento de projetos coincide com a estratégia que você está implementando. Afinal, o controle razoável é a chave para um trabalho estável e de longo prazo da empresa.