2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08
Quase 9 anos atrás, Merlin Mann lançou a ideia da caixa de entrada vazia que logo se tornou uma tendência. No entanto, ao nos concentrarmos em zerar o número de caixas de entrada, perdemos um ponto importante: não se trata de esvaziar a caixa de entrada, é sobre a paz e a clareza que vem com ela. Salvação para alcançar o zen postal!
De acordo com os dados, 80% das cartas são "desperdícios". A caixa de entrada inchada com mensagens não lidas, listas de tarefas que enviamos para nós mesmos e boletins informativos é estressante e angustiante. Os líderes são especialmente vulneráveis, constantemente bombardeados com mensagens novas e novas que requerem atenção.
A única maneira de acabar com essa loucura é parar de obedecer à sua caixa de correio e começar a gerenciá-la. E isso não significa que você precise excluir todas as mensagens, liberando espaço para as novas. Sem um plano claro para gerenciar suas caixas de entrada, você rapidamente voltará aos velhos hábitos e a preocupação tomará conta de sua mente novamente.
Aqui estão 6 dicas para ajudá-lo a alcançar o pós-zen.
1. Reduza o fluxo de lixo
Revise suas assinaturas e admita honestamente para si mesmo quais delas estão apenas desperdiçando seu tempo. Um monte de boletins idênticos? O relatório de atualização do último site em que você esteve há um ano? Informações sobre descontos em uma loja onde você comprou algo uma vez? Cancele a assinatura de tudo isso com urgência.
Qualquer coisa que não diga respeito aos seus interesses diários ou estratégicos não deve acabar na sua caixa de entrada. Faça um esforço e ajuste cuidadosamente seus filtros de spam.
2. Treine a equipe
Funcionários de grandes corporações estão mais familiarizados com essa dor: intermináveis cadeias de cartas, cópias das quais são enviadas para todos que precisam e não precisam. Pare com essa loucura: Explique que você só pode ser adicionado a destinatários de mensagens que são diretamente relacionadas a você. Existe um telefone para assuntos urgentes. Explique o mesmo para clientes, amigos, família.
3. Automatize sua caixa de correio
Ajuste seus filtros para que uma rápida olhada em sua caixa de entrada dê uma ideia do que precisa de sua atenção imediata, o que pode ser visto no final do dia e o que está disponível durante a semana.
4. Use serviços de leitura adiada
Salve e-mails interessantes, mas não urgentes em uma pasta separada ou use serviços como o Evernote. Salve artigos curiosos que foram enviados a você no Pocket ou Instapaper e leia quando tiver tempo livre.
5. Manter listas de tarefas usando serviços especiais
Sua caixa de entrada não é um aplicativo de lista. Desaprenda o hábito de enviar a si mesmo por e-mail listas de tarefas e planos para projetos de longo prazo.
Mantenha listas de afazeres em serviços preparados para isso, onde você pode definir prazos, prioridades, dividir grandes projetos em várias pequenas tarefas e estruturar listas. E será menos provável que você vacile ao ver uma nova mensagem em seu e-mail.
6. Use a regra dos dois minutos
Apenas responda imediatamente a e-mails que levem menos de dois minutos do seu tempo. Envie o restante para a lista de tarefas ou para a pasta Ler mais tarde. Distribuir cartas facilmente ajudará, por exemplo.
Um sistema de tratamento de caixa de entrada eficaz é essencial para sua saúde mental. O fluxo de cartas nunca para, e é importante que você aprenda a flutuar nele, a não se afogar. Depois de alcançar o Zen postal, você se tornará mais calmo e mais produtivo.
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