13 coisas na correspondência de negócios que simplesmente irritam

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Se você não quer irritar a outra pessoa, não faça isso.

1. Falta de saudação

Você não está escrevendo uma carta comercial por prazer, você precisa de algo do destinatário. Portanto, é correto começar com um ato de polidez - uma saudação. Ficar sem isso é como abrir a porta do escritório de outra pessoa com o pé.

Como não

É melhor assim

2. A frase "Bom dia"

Se você não está escrevendo uma carta comercial diretamente dos anos 2000, escolha uma redação mais moderna. Não importa que você não possa prever exatamente quando a outra pessoa lerá a mensagem. A opção "boa tarde" é a mais neutra, mas você também pode usar o período de envio da carta. E deixe a "boa hora do dia" para fóruns meio mortos do passado.

Como não

É melhor assim

3. Manipulação de erros

É incrível quantos erros podem ser cometidos em um texto tão curto. Primeiro, muitos interpretaram a regra da separação por vírgulas literalmente. Isso dá origem a obras-primas como "Dear Anton Mikhailovich". Um apelo não é apenas um nome, mas também palavras que dependem dele.

Em segundo lugar, verifique cuidadosamente o nome do destinatário. Não chame Alekseev Alexandras, Marin Marias e decifre as iniciais.

Como não

É melhor assim

4. Abreviações e respostas monossilábicas

A redação comercial exige que você se comunique em frases completas. Essa abordagem tem um benefício prático: o interlocutor não tem que adivinhar o que você quer dizer, porque você revela todas as nuances e não dá a oportunidade de interpretar mal as palavras. E o seu "OK" pode significar qualquer coisa. Além disso, os cortes não economizam muito tempo.

Como não

É melhor assim

5. Humor e metáforas

Uma carta comercial não deve deixar margem para interpretação. Todas as palavras são usadas em seu significado direto e não implicam em interpretações diferentes. Caso contrário, espere por uma rodada adicional de correspondência, na qual você descobrirá quem tem o que tem em mente. E isso pode levar muito tempo.

Como não

É melhor assim

6. Pontos de exclamação

Os pontos de exclamação não são usados com frequência em textos literários, porque são projetados para expressar sentimentos fortes. Uma carta comercial não é uma plataforma de expressão, mesmo que você realmente queira expressar ao interlocutor o que você pensa dela.

Você pode não querer dizer nada de especial, mas para o interlocutor, o ponto de exclamação será um sinal de que provavelmente ele está fazendo algo errado. Portanto, mantenha seus sentidos e a combinação de teclas Shift + 1 sob controle. Uma exclamação só é apropriada em circulação.

Como não

É melhor assim

7. Uma abundância de burocratas

O desejo de se expressar mais formalmente muitas vezes gera construções monstruosas nas quais é extremamente difícil discernir o significado. Não abuse de frases complexas e escreva com mais facilidade.

Como não

É melhor assim

8. Caps Lock

Não vale a pena destacar linhas em maiúsculas. Na internet, ainda simboliza gritar. Ninguém gosta de gritos. Para deixar a mensagem clara, apenas deixe-a clara.

Como não

É melhor assim

9. Frase "Agradecemos antecipadamente"

Obrigado, é claro, você não pode colocar no bolso, mas a gratidão precoce coloca o interlocutor em uma posição incômoda. Uma pessoa bem-educada se sentirá obrigada a atender ao seu pedido, mesmo que entenda que não deve fazê-lo. E você será lembrado por problemas de arremesso.

Se o interlocutor ainda precisa ser estimulado, é melhor descrever como é benéfico para ele responder ao seu pedido.

Como não

É melhor assim

10. Linha de assunto estranha ou nenhum assunto

Não é seguro abrir letras incompreensíveis, por isso uma mensagem sem assunto corre o risco de ir para o spam. Naturalmente, uma pessoa ficará muito zangada ao descobrir que sob as palavras "Zina, borracha" havia um documento importante escondido da gerente da fábrica de pneus, Zinaida.

Como não

É melhor assim

11. Familiaridade

Você não deve se desviar de seu estilo de negócios, mesmo que o destinatário seja seu melhor amigo. Primeiro, ele pode precisar encaminhar uma carta ao seu chefe ou contratados. Em segundo lugar, a carta pode cair em terceiros por acidente e comprometê-la, e ao mesmo tempo você.

Em terceiro lugar, você precisa distinguir entre pessoal e profissional. Os interesses corporativos nem sempre coincidem com os pessoais. Vale a pena deixar margem de manobra para manter relações amistosas sem fazer concessões nas negociações.

Como não

É melhor assim

12. Falta de história de correspondência

Se você estiver conversando ativamente com alguém, o destinatário saberá do que se trata a conversa e poderá retornar facilmente ao início do diálogo girando a roda do mouse. Mas quando você ocasionalmente troca cartas por e-mail, o interlocutor pode esquecer quem você é e o que você precisa dele.

Facilite para a pessoa fazer isso: em um parágrafo, lembre a pessoa do que ela está falando.

Como não

É melhor assim

13. Tratamento inadequado de tópicos de mensagens

Os serviços e agentes de correio permitem que você trabalhe com threads de mensagens. É uma ferramenta realmente útil se manuseada corretamente. Mas nem todos conseguem.

Talvez você já tenha se tornado vítima de um mailing em massa, cujos participantes não respondem diretamente ao autor, mas a todos. Como resultado, uma conversa desinteressante enche sua caixa de entrada e você cria punições para aqueles que não conseguem encontrar o botão certo. Ao mesmo tempo, as informações que não se destinam a olhos curiosos muitas vezes vão para o campo da informação geral.

A medalha também tem uma desvantagem: quando, em uma conversa importante, um dos participantes não responde a todos, mas a uma pessoa. E o destinatário gasta muito tempo enviando cartas em vez de fazer seu trabalho.