Controle o "hidrante", ou como não se afogar no fluxo de informações e tarefas

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Mitch Kapor, fundador da Lotus Corporation, disse certa vez que obter informações da Internet é como beber de um hidrante. Matthew Lowry, um especialista em comunicações online, levou este tópico mais longe e chamou o fluxo contínuo de informações que vai para o PC e telefone 24 horas por dia, 7 dias por semana e nunca termina, "firehose". Como não se afogar no fluxo e usar seu tempo racionalmente - leia em uma tradução adaptada preparada por Lifehacker.

Com o hidrante, sua lista de tarefas nunca está vazia. Porque o "hidrante" não é apenas informação, é uma fábrica de novas tarefas. Alguns itens da lista de tarefas são explícitos, como e-mails de seu chefe ou clientes que exigem atenção. Mas muitos não são expressos com clareza.

Este é um artigo que vale a pena ler e pensar. Uma postagem para comentar. Compartilhe o que você gosta com amigos e colegas.

Não importa quantas horas por dia você está envolvido em pequenos negócios. O principal é que eles não veem o fim e a borda. Este é o "hidrante".

E esse conceito é muito mais amplo do que apenas uma lista de tarefas. E, infelizmente, ainda existem 24 horas em um dia.

Cotovia

Se você é como eu, todo trabalho criativo e desafiador progride bem no início da manhã. Existem muitas razões - psicológicas e fisiológicas - para isso. Mas o "hidrante" é profundamente indiferente aos seus ritmos internos. Porque enquanto você dorme, a quantidade de informações continua aumentando.

Depois do café da manhã, você abre sua caixa de entrada, e o fluxo do “hidrante” estilhaça a tela, que ficava sob a pressão de cartas no correio, contas no Bitrix, Twitter, LinkedIn, Facebook, Basecamp, JIRA, Trello e afins. Seu calendário contém reuniões, solicitações e instruções de seu chefe, parceiros, clientes, subcontratados, colegas. E o que não estava na lista de tarefas ontem está queimando hoje e requer execução imediata.

O Hydrant não estará esperando por você. Exige muito seu tempo e atenção.

De repente, são 11 horas e você já perdeu a melhor parte do seu dia.

Como responder a esse estado de coisas? Normalmente, duas opções são oferecidas: ou mudar o comportamento ou usar a tecnologia. Mas por que não usar a tecnologia para criar a base para a mudança de comportamento?

Como você gerencia informações, tarefas e ideias de forma eficaz? É preciso entender que o fluxo de informações é contínuo e, em geral, são fluxos diversos: a informação vem de e-mails, redes e mídias sociais, sites, jornais, durante reuniões, de amigos e até da sua cabeça. É impossível cobrir tudo.

Você precisa processar mensagens, decidir o que fazer com elas: reagir, usar, compartilhar, salvar para uso posterior ou excluir? Quando fazer isso? E como você encontra tempo para lidar com tudo isso?

Infelizmente, o modo multitarefa, quando você tenta fazer tudo de uma vez, não funciona. Você não controla sua agenda, é difícil para você encontrar tempo livre, distrair-se do correio e se concentrar em algo por mais de 5 minutos. Em caso afirmativo, verifique meu método de organizar o tempo para ser mais produtivo ao longo do dia - este pode ser o caminho a percorrer.

Três técnicas e ferramentas adicionais

Ritual diário. Neste momento, estamos organizando e planejando, focando em tarefas importantes e pequenas.

Aprendizagem - Enfileiramento - Informação de estoque - Distribuição. Transferimos o fluxo do "hidrante" para o material com o qual você pode trabalhar. Formamos uma lista de tarefas, uma biblioteca pessoal de recursos úteis, um feed estável de informações das redes sociais e da mídia.

Fazer as coisas até o fim. Gerenciamos a lista de tarefas e nosso próprio tempo.

Trabalhe de acordo com seus ritmos internos

Só você pode descobrir seu próprio conjunto de aprimoramentos de produtividade - tudo o que posso fazer é compartilhar o meu.

Eu aloco o melhor tempo para resolver as tarefas mais importantes

De manhã, quando meu cérebro está no seu melhor, reservo 2 a 3 horas para trabalhar na Tarefa Mais Importante e não me distraio com mais nada. A pesquisa mostra que os trabalhadores que estão distraídos - ou distraídos por si mesmos - pelo menos uma vez a cada 3 minutos, levam no mínimo 20 minutos para voltar à tarefa em questão.

Vale a pena começar o dia com uma tarefa difícil, embora seja da natureza humana começar com algo mais fácil. Durante o dia, circunstâncias imprevistas certamente surgirão, reuniões adicionais - e as tarefas de suma importância não serão concluídas.

Eu indico pausas

Seja como for, geralmente após 60-90 minutos a concentração diminui, então divido o período matinal de trabalho em duas partes, fazendo uma pequena pausa, durante a qual devo deixar o local de trabalho.

Os cientistas afirmam que um estilo de vida sedentário leva a problemas cardíacos, má postura e alguns tipos de câncer.

Mesmo se você se sentar em um lugar por apenas 30 minutos, seu metabolismo diminuirá em 90%.

À noite

Os níveis de energia caem drasticamente após o almoço, razão pela qual muitas pessoas preferem dormir um pouco durante esse período. Depois do almoço, tento:

• conhecer pessoas: tenho certeza de que dificilmente posso fazer meu trabalho bem nesse momento, e a comunicação dá um impulso adicional de energia;
• lidar com tarefas pequenas, simples e organizacionais.

Ritual de manhã e à noite

Você precisa decidir o que fazer exatamente durante essas horas. Isso significa que você precisa abrir o correio, traduzir algumas das mensagens em uma lista de tarefas e encontrar tempo para elas, entre outros projetos.

O problema é que as mensagens que inundam seu e-mail são vampiros de verdade que se alimentam de seu tempo. Desmontá-los exige mais tempo e esforço do que você pensa. E o pior é que, por mais chato que seja, parte de você sempre quer checar sua caixa de entrada.

A solução é que aqueles que entram sejam tratados como animais perigosos, que na maioria das vezes precisam ser mantidos em gaiolas, mas ainda, de vez em quando, para que não fujam por conta própria.

Eu lido com o trabalho que chega duas vezes por dia - durante os rituais da manhã e da noite. Acostumei-me tanto com essa ordem que trabalhar com o que entrava tornou-se para a mente a mesma tarefa automática que para o corpo a necessidade de comer e beber.

Entre esses dois períodos, não me preocupo se algo chegou pelo correio e se esqueci algo importante - confio no meu sistema. Portanto, tendo fechado a caixa de correio, vou trabalhar com uma cabeça nova.

E como o ritual matinal geralmente dura pouco (a maioria das questões organizacionais é deixada para o ritual noturno), presto mais atenção à tarefa mais importante.

Lista de tarefas

Para organizar o seu dia e interromper o fluxo da caixa de entrada sugando toda a energia de sua vida, você precisa usar técnicas e ferramentas.

Uma dessas técnicas eficazes é "Aprendizagem - Enfileiramento - Estoque de informações - Distribuição", que traduz um fluxo aleatório em:

• lista de tarefas fácil de usar,
• uma biblioteca pessoal de materiais úteis que são guardados para trabalho posterior com eles,
• uma coleção de materiais para compartilhar com os colegas.

Idealmente, isso deve ser feito durante os rituais da manhã e da noite. Vamos examinar mais de perto esse processo.

Estudo de entrada

Sua caixa de entrada inclui tudo, desde e-mails e mensagens do Twitter até suas gravações.

Em primeiro lugar, lembre-se de que nenhuma chamada recebida exige uma resposta imediata. Todos nós aprendemos a enviar e receber respostas rápidas a e-mails, mas isso está errado: quem espera isso está colocando obrigações adicionais sobre você.

Em segundo lugar, é absolutamente ineficaz abrir todos os e-mails e respondê-los. Você será mais produtivo se fizer alguma coisa. Por exemplo, basta visualizar sua caixa de entrada. Nossos cérebros não são muito bons em unir várias tarefas. Quando as pessoas pensam que podem realizar várias tarefas facilmente, elas estão, na verdade, apenas mudando rapidamente de uma tarefa para outra. Mas isso afeta negativamente a percepção e a concentração.

Então, quando você abrir sua caixa de entrada, basta olhar para ela. Este é o modelo clássico de tarefa única "Faça isso":

• se você puder ver sua caixa de entrada em menos de dois minutos, faça isso;
• se não puder, adicione-o à lista de tarefas às quais você precisa retornar mais tarde;
• você pode simplesmente ignorar o arquivo.

Mesmo se você abrir sua caixa de entrada na fila logo depois de ver suas mensagens, ainda terá tempo para reconstruí-la.

Visualize sua caixa de entrada pela manhã apenas quando for absolutamente necessário.

Ao ler as mensagens pela manhã, pergunte-se: são urgentes? Mensagens realmente urgentes são seu inimigo número um, pois ocupam um tempo precioso que você gostaria de gastar na tarefa mais importante.

Caso contrário, basta incluir o item "Verificar mensagens à noite" na lista de tarefas.

Enfileiramento

Coloque tarefas não urgentes que levam mais de 2 minutos para serem concluídas em uma das duas seções da fila:

1. Coisas para ler: recursos online para ler e pensar podem ser adicionados. Você pode retornar a esses materiais posteriormente e de qualquer dispositivo.
2. O que precisa ser feito: as mensagens recebidas são redirecionadas diretamente para a lista de tarefas usando a ajuda.

Claro, você também pode criar uma lista de tarefas manualmente, mas acho os aplicativos mais convenientes.

Ler e distribuir materiais em uma biblioteca pessoal

Durante o ritual noturno, volto para a lista de tarefas e verifico os materiais na fila para leitura. Como eu uso o Pocket, posso visualizá-los enquanto viajo no metrô, enquanto espero por uma reunião ou em qualquer outro momento livre. Portanto, geralmente lido rapidamente com essa lista.

Se o material realmente vale a pena, adicione-o à - minha biblioteca online de materiais úteis. Ele pode ser marcado, de forma que as notas sejam fáceis de encontrar no dia seguinte, um mês ou até um ano depois. E um agradecimento especial ao Diiogo pela oportunidade.

A tag l8r (ou seja, mais tarde - do inglês. "Mais tarde") coloca o recurso em outra fila, que eu chamo durante a verificação noturna da lista de tarefas.

Além disso, o Diigo salva automaticamente uma cópia de qualquer texto que eu adicionar à caixa de nota. Posso editar esta nota, inserir comentários, ideias que são úteis quando quero compartilhar material com alguém.

Compartilhar isso

Algumas tags no Diigo permitem que você publique seu ativo em qualquer lugar. Para o qual, graças à magia:

• com a tag Curtir, o material é enviado ao meu Tumblr como uma postagem citada,
• se você selecionar a tag de título do Tweet e o link da postagem for enviado para o Twitter,
• você pode personalizar tags para outras contas: LinkedIn, Facebook …

Graças a este método, todo o fluxo do "hidrante" é enviado para a lista de tarefas e biblioteca pessoal, e os recursos selecionados, por sua vez, podem ser compartilhados. E tudo isso sem perder a atenção.

Ritual noturno

Como quero me concentrar em meu trabalho criativo pela manhã, o ritual noturno é a base do planejamento para o dia.

Como eu começo o ritual noturno

À hora depois do almoço:

• Já concluí minha tarefa mais importante pela manhã;
• mensagens não lidas acumuladas em minha caixa de entrada, que recebi quando estava ocupado trabalhando na Tarefa Mais Importante;
• a fila na lista de tarefas contém as tarefas que coloquei lá de manhã e as tarefas padrão que realizo durante o ritual noturno todos os dias.

Tarefas diárias atuais

Como mencionado anteriormente, o ritual noturno inclui tarefas como:

1. Visualizar. Essa é uma inspeção completa de tudo: eu cuido de tudo que posso, até daqueles materiais que demoram mais de 2 minutos para serem trabalhados.
2. Leia, distribua, compartilhe. Trabalhar com todas as coisas legais que adicionei nas últimas 24 horas.
3. Monitore a lista de tarefas. Eu abro minha vez de tarefas e, com base no progresso feito no trabalho na Tarefa Mais Importante, eu:

• Eu decido o que vou fazer esta noite e o que vou adiar para amanhã,
• decidir qual tarefa será a Tarefa mais importante de amanhã de manhã e determinar quanto tempo será necessário dedicar a ela,
• Incluo na programação tempo para descanso (ou adio para mais tarde ou algum dia).

Existem mais algumas coisas a fazer, como responder aos e-mails recebidos ontem, controlar as finanças e outros. Alguns deles só aparecem em um dia especial. Por exemplo, eu verifico o referido Diigo todas as quartas-feiras e sábados.

Verificação semanal

Todas as segundas-feiras você precisa incluir o item "Faça uma lista de metas para a semana" na lista de tarefas. Portanto, todas as noites durante a semana, tenho esses objetivos em mente: será útil quando eu precisar decidir o que fazer hoje e o que deixar para depois.

Todas as sextas-feiras à noite, eu reviso mentalmente esses objetivos e os avalio criticamente.

E só então vem o tempo de descanso

Como é mais fácil gerenciar minha agenda à noite e mais difícil trabalhar em tarefas difíceis, durante o dia provavelmente estarei envolvido em revisar e adicionar tarefas e materiais à fila. Mesmo assim, sua caixa de entrada ficará fechada por pelo menos meio dia.

Meu dia termina com a tarefa “Estudo - Fila - Estoque de Informações - Distribuição”, para poder começar um novo dia sem uma carga de negócios pendentes.