OmniFocus 2: Experimente o poder do GTD no OS X

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Para minha longa prática de auto-organização, GTD se tornou o melhor, embora não ideal, sistema, e OmniFocus 2 é o melhor organizador para GTD para Mac. É disso que falaremos.

O poder do GTD reside no sistema de coleta, classificação, visualização, controle e tomada de decisões. Um aplicativo GTD, no mínimo, deve oferecer suporte a todos esses processos. Idealmente, todos esses processos devem, graças à aplicação, ser simples e rápidos. Vamos dar uma olhada na validade da afirmação do OmniFocus 2 de ser o melhor aplicativo GTD.

Coleção ("Caixa de entrada")

OmniFocus 2 tem tudo que você precisa para adicionar tarefas rapidamente à sua caixa de entrada. Você pode exibir a janela para criar uma tarefa usando teclas de atalho personalizadas:

Como você pode ver, na janela você pode inserir todos os dados sobre a tarefa (nota, projeto, contexto, hora de início e prazo), ou pode digitar rapidamente o nome e enviar a tarefa para a lixeira.

Você pode criar uma tarefa na pasta Caixa de entrada, enviando um e-mail para um endereço de e-mail especial. A linha de assunto se tornará o título da tarefa, e o conteúdo será colocado nas notas. Em meus dispositivos iOS, digitei e-mail OmniFocus no aplicativo e criei tarefas em dois toques dessa forma.

E mais uma forma - através do menu de contexto "Serviços":

E para que você não tenha que abrir o menu de contexto toda vez que selecionar um texto, vá até o item "Serviços" e encontre a opção de enviar a seleção para o OmniFocus, configure um atalho de teclado. Isso é feito na guia "Atalhos de teclado" das configurações de teclado:

Com esta configuração, o uso do atalho enviará cada texto selecionado para a caixa de entrada do OmniFocus 2.

Classificação ("Projetos")

Pelas possibilidades e praticidade da classificação, você pode criar pastas e três tipos de projetos: com casos sequenciais, paralelos e separados. No caso de tarefas sequenciais, apenas uma tarefa estará sempre ativa no projeto, após o que a próxima ficará ativa. Portanto, se você selecionar o filtro Disponível, apenas as primeiras tarefas dos projetos sequenciais serão mostradas.

Por que os projetos são necessários, eu acho, não há necessidade de explicar, e as pastas podem ser adaptadas às áreas de responsabilidade: atividade profissional, saúde, relacionamentos, desenvolvimento, espiritualidade, finanças e assim por diante.

Ver ("Verificar")

Revisão é a revisão periódica de projetos e tarefas para manter o controle e não perder nada. Definimos uma frequência de visualização para cada projeto, e com essa frequência ele aparece na guia Check-out.

É assim: abrimos a guia "Verificar" e examinamos as tarefas do projeto NNN. Uma tarefa foi marcada com uma bandeira, outra teve um prazo e o início da terceira foi adiado. Após todas as manipulações necessárias, marcamos o projeto como verificado e esquecemos dele até o próximo acerto na aba “Verificar”.

Isso ajuda a não perder nada de importante e nos poupa da revisão diária dos projetos, que são suficientes para verificar uma vez por semana ou mesmo por mês.

Controle ("Previsão")

A guia "Previsão" tem uma tarefa semelhante, mas com ações e compromissos agendados para todo o dia ou para um horário específico do dia. Ele sincroniza com o seu calendário e coleta o prazo programado no OmniFocus e o programado no seu calendário em um só lugar.

Esta guia nos ajuda a não perder compromissos e eventos ou prazos atribuídos a tarefas.

Tomada de decisão ("Contextos" e "Perspectivas")

Os gregos tinham duas palavras para definir o tempo: chronos e kairos. Chronos é o conceito de tempo, que nos diz a data ou a duração de tempo restante antes do evento ou decorrido dele. Kairos é a hora certa (Kairos é o antigo deus grego dos momentos felizes).

Dizem que Pushkin recolheu os nomes dos críticos exigentes de suas obras em um vaso especial e, quando o kairós de humor cáustico insistiu, pegou um ao acaso e escreveu um epigrama venenoso para o crítico infeliz.

No sistema GTD, o conceito de kairos é transmitido pela palavra "contexto":

O contexto pode ser atribuído de acordo com o estado mental e físico (vigoroso, dor de cabeça, exausto …), de acordo com o local de permanência (escritório, hipermercado, casa …), de acordo com as pessoas com quem é necessário discutir questões (o conselho da empresa, Ivan Ivanovich …), de acordo com as ferramentas disponíveis etc.

As regras GTD permitem que apenas um contexto seja atribuído a uma tarefa, e o OmniFocus 2 segue estritamente esta regra. Mas nem sempre isso se justifica, e é preciso criar contextos como "Internet + Mac". Mas o aplicativo permite que você defina coordenadas geográficas para contextos de modo que os lembretes sejam acionados conforme você se aproxima de um determinado local.

E para uma tomada de decisão ainda mais rápida, há uma oportunidade de criar perspectivas:

Como você pode ver na captura de tela, esta é uma filtragem simples de tarefas por projeto (pasta), status (marcado, em um futuro próximo, por data de vencimento …), disponibilidade (primeiro disponível, esquerda, tudo, concluído), duração, contexto ou conteúdo de um fragmento de texto no nome ou notas de tarefa.

Para acesso rápido à perspectiva, você pode definir um atalho de teclado ou adicioná-lo aos favoritos, que o colocará na barra lateral esquerda. As quatro guias superiores nas imagens são as perspectivas que criei.

O Outlook sincroniza com as versões do iOS em ambas as direções, tornando muito mais fácil tomar decisões sobre a próxima tarefa.

Desvantagens do OmniFocus 2

Não importa o quanto o desenvolvedor tente, é simplesmente impossível para pessoas imperfeitas em um mundo imperfeito criar um aplicativo ideal sem falhas e deficiências. OmniFocus 2 não é exceção.

A primeira desvantagem (relativa) é o preço: a versão básica para OS X e iOS custará US $ 40; Atualize para o Pro - $ 40 para OS X e $ 20 para iOS (se você comprou uma versão anterior do OmniFocus, a atualização para o Pro é gratuita).

A segunda desvantagem é a sincronização. É lento e apresenta erros se você tiver criado ou alterado uma tarefa offline sem sincronizar previamente o dispositivo com os dados reais no servidor.

E a terceira desvantagem é difícil para mim descrever em palavras. Em três anos de "relacionamento" com OmniFocus 1 e 2, não conseguimos nos tornar bons amigos dele, e por que não está claro. Parece que tem tudo o que é necessário para uma ótima aplicação GTD (aguento a falta de sincronização), mas constantemente tive dificuldades para tomar decisões e ver o quadro completo dos projetos e tarefas.

Talvez o problema seja que eu estava usando o MLO há cinco anos e nunca consegui me reajustar para o OmniFocus. Então, instalei recentemente o CrossOver e voltei para o MyLifeOrganized. Mas essa é outra história …

Então. Se você considera os organizadores para OS X e planeja usar todo o poder do sistema GTD, não encontrará o OmniFocus 2 melhor hoje.