Um guia para iniciantes em GTD

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

A técnica de gerenciamento de tempo GTD ajuda você a organizar e rastrear tarefas, tirar todas as informações de sua cabeça e começar a agir.

O que é GTD

Nosso cérebro facilmente surge com novas ideias, mas lembrá-las de todas é muito mais difícil para ele. Por exemplo, ele lembra que você precisa comprar o presente de aniversário da sua mãe na próxima semana. Em vez de lembrá-lo disso quando você passar pela loja favorita dela, seu cérebro simplesmente fará com que você sinta que deveria ter comprado alguma coisa.

GTD (Getting Things Done) é uma técnica que ajuda a transformar ideias vagas, impulsos, percepções e reflexões noturnas em ação. Quando você aprende a confiar neste sistema, seu cérebro não reterá todas as informações. Isso reduzirá o estresse e você terá força para atividades mais produtivas.

Como essa técnica funciona

GTD é baseado em um sistema de lista com o qual você organiza tudo o que vem à sua mente. Para implementá-lo em sua vida, você precisa registrar e processar as informações que chegam. Além disso, você precisará criar essas listas: "Entrada", "Próximas ações", "Lista de espera", "Projetos" e "Algum dia". Qualquer coisa que requeira sua atenção irá primeiro para a "Caixa de entrada" e depois para uma das outras listas.

1. Coleção

Reúna todas as informações que precisam de sua atenção, desde as cartas de que você precisa para responder até as ideias engenhosas que vêm à sua mente enquanto você toma banho. O ponto de coleta pode ser um caderno de papel, um anexo ou um e-mail para o qual você enviará cartas para si mesmo.

Quando você começou a usar a técnica GTD, tente liberar sua cabeça de todas as informações acumuladas. Escreva tudo o que você precisa ou deseja fazer, tudo o que o ocupou nos últimos dias ou semanas, interferiu na sua concentração ou foi lembrado no momento inoportuno.

2. Processamento

Considere as informações acumuladas. Esta é a regra principal de todo o sistema. Faça isso regularmente para não coletar muito. Para processar informações, pergunte a si mesmo uma série de perguntas.

• É solucionável? Você está se perguntando se algo pode ser feito para remover este item da lista. Caso contrário, exclua-o ou mova-o para a lista Algum dia. Salve informações úteis com as quais você não precisa fazer nada, como uma receita ou um artigo interessante, em um local separado. Coisas que você deseja fazer em um futuro distante (aprender japonês, escrever um livro), mova-as para a lista "Algum dia" para que não sejam classificadas entre as "Próximas ações".
• É possível concluir um caso em uma etapa? No GTD, tudo o que requer mais de uma etapa é chamado de projeto. Se você tiver várias tarefas relacionadas em sua caixa de entrada, crie um projeto separado para elas. Adicione seu nome à sua lista de projetos e selecione uma ação para adicionar a "Avançar".
• Isso levará mais de dois minutos? Se não, faça isso imediatamente. É mais rápido do que adicioná-lo à sua próxima lista de tarefas ou delegá-lo a outra pessoa. Se levar mais tempo para concluir a tarefa, considere se só você pode fazer ou se pode delegar a alguém.
• Posso delegar a alguém? Se sim, delegue. Quando você precisar acompanhar o progresso, mova o item para a "Lista de Espera". Se você não pode delegar uma tarefa, adicione-a ao seu calendário ou à lista "Próximo".
• Existe um prazo específico? Em caso afirmativo, adicione isso ao seu calendário. Não escreva tudo o que você quer fazer em um dia. Insira apenas o que deve ser feito: uma visita ao dentista, uma reunião, um vôo. Se não houver um prazo específico, mova o caso para as próximas etapas.

3. Organização

Organize tudo no lugar: em uma das cinco listas, em uma pasta com informações úteis para o futuro, na sua agenda ou na lixeira.

Adicione à "Lista de espera" todos os casos que foram paralisados por algum motivo. Por exemplo, quando você não pode prosseguir até receber uma resposta ao seu e-mail ou quando está aguardando a entrega. Lembre-se de incluir a data ao lado de cada item.

As próximas etapas devem ter tarefas que precisam ser concluídas o mais rápido possível. Formule-as como ações físicas viáveis, para que seja mais fácil começar a trabalhar. Por exemplo, é melhor escrever “ligar para Lena e providenciar para que ela se sente com a criança na quinta-feira à noite” do que “providenciar para que alguém se sente com a criança”, embora em essência seja a mesma coisa.

Idealmente, você deve adicionar uma tag de contexto a cada item em "Próximo". Ele lhe dirá onde você deve estar, com quem, o que você precisa levar com você. Por exemplo, você pode ter tags "compras", "no trabalho", "com crianças", "telefone", "computador". Você também pode indicar quanto tempo você tem para este caso ou qual a prioridade que ele tem. Então, se necessário, você pode classificar rapidamente todos os casos por tags.

4. Visão geral

Certifique-se de verificar todas as listas uma vez por semana. Quanto mais tempo você deixar as coisas na Caixa de entrada, mais difícil será lidar com elas mais tarde.

• Uma próxima ação deve ser definida para cada projeto.
• Cada item em "Próximo" deve ser algo que você deseja fazer na próxima semana. Mova todas as coisas desnecessárias para a lista “Algum dia” ou exclua-as completamente.
• De vez em quando, tente mover algo da lista “Algum dia” para “Próximas etapas”.

5. Execução

Tome uma atitude! Se você organizou seu sistema corretamente, esta será a etapa mais fácil. Repetindo as quatro primeiras etapas regularmente, você terá plena certeza de que todas as coisas da lista são necessárias para que você progrida e se aproxime de seus objetivos.