Segredos de produtividade do criador do popular serviço de gerenciamento de tarefas Todoist

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

O autor de Todoist, Amir Salihefendic, desenvolveu seu próprio sistema de produtividade que o tem ajudado a atingir seus objetivos sem estresse por 9 anos. Hoje Amir falará sobre seu sistema e sua integração com Todoist.

A maioria das pessoas não busca agilizar seu fluxo de trabalho, deixa as coisas correrem sozinhas e espera pelo melhor. Mas se você tem um sistema, pode manobrar entre muitas tarefas, priorizar e não se sentir sobrecarregado.

Chamei meu sistema de produtividade de Systemist. Eu o inventei - e Todoist é baseado nele - em 2007. Naquela época, eu morava em um albergue em Aarhus (Dinamarca) e estudava ciência da computação. Tive dois empregos de meio período e muitos projetos pessoais. Eu me senti oprimido e desorganizado. Tudo isso mudou quando a ideia Systemist veio à mente.

O que esse sistema me ajudou a alcançar?

1. Estabelecer Doist Ltd. e desenvolver um produto que permita às pessoas alcançar resultados surpreendentes.
2. Para combinar com sucesso as funções do fundador e do CEO. Tenho tempo para tudo e não me sinto sobrecarregado. A empresa emprega 50 pessoas e quase nenhuma delas me viu exausta.
3. Identifique aspectos prioritários do fluxo de trabalho todos os dias e lembre-se sempre de e-mails, compromissos e projetos importantes.
4. Aproveite a vida fora do trabalho: passando tempo com sua esposa, viajando, autoeducando-se e praticando esportes, cuidando da saúde.

O equilíbrio entre trabalho e vida pessoal é a chave para a eficácia pessoal.

Systemist funciona melhor em conjunto com Todoist. Mas você pode usar qualquer outro programa e serviço de gerenciamento de tarefas. Os princípios básicos do sistema são muito mais importantes do que as ferramentas específicas.

6 princípios sistêmicos

1. Aplique em qualquer lugar

O sistema é o sistema, para usá-lo em qualquer lugar e em qualquer lugar. Você deve ter acesso ao agendador de qualquer dispositivo, em qualquer lugar.

Trabalhamos muito para tornar Todoist disponível em todo o mundo. Recomendo instalá-lo (ou outro aplicativo semelhante) imediatamente em todos os dispositivos e plataformas que você possui: telefone, tablet, laptop, navegadores e assim por diante.

2. Aplique em tudo

O sistema funciona se abranger todos os aspectos da vida pessoal e profissional. Isso lhe dará liberdade. Você controlará tudo que é importante e não se esquecerá mais de coisas como encontrar-se com um cliente ou comprar um presente para um ente querido.

Quase todas as minhas atividades são simplificadas. Especificamente, sistematizei:

1. Próximos eventos (reuniões dentro e fora da empresa).
2. Projetos complexos, fragmentados em muitos pequenos estágios.
3. Tarefas repetitivas para controlar projetos de longo prazo.
4. E-mail (se eu não puder responder a carta imediatamente, eu traduzo em uma tarefa com a ajuda).
5. Relatórios de bugs, se corrigi-los está ligado a mim.
6. Lista de liberação (compartilhada com colegas).
7. Lista de compras (compartilhada com minha esposa).
8. Páginas da web nas quais não posso agir imediatamente. Por exemplo, uma página de produto da Amazon.com (ainda não decidi se comprarei ou não), uma página de filme no IMDb que desejo assistir ou um artigo que desejo ler mais tarde. Por tudo isso, eu uso.
9. Tarefas de saúde (ginástica semanal e exercícios de corrida).

3. Divida as tarefas grandes em pequenas e viáveis

Uma pequena tarefa é mais fácil de realizar. Portanto, sempre divida projetos grandes em pequenas subtarefas que podem ser concluídas em uma hora (ou menos). Primeiro, ele o ajudará a entender quanto tempo leva para fazer isso ou aquilo. E em segundo lugar, você verá progresso.

É importante que a tarefa seja viável. Você deve ser capaz de implementar o que colocou em sua lista de tarefas.

4. Priorizar

Eu faço de 15 a 25 tarefas todos os dias. Eles são os mais importantes no momento.

É fácil priorizar em Todoist. É assim que eu faço:

1. Certifique-se de definir o prazo em que o caso deve ser concluído. Eu defino tarefas importantes para hoje ou amanhã, escrevo tarefas sem importância para o futuro.
2. Eu indico os níveis de priorização. Existem quatro deles em Todoist. O serviço classifica automaticamente as tarefas com base na importância.
3. Para enfatizar ainda mais a importância da tarefa, uso tags como @high_impact. Com eles, é conveniente controlar quantas tarefas importantes são realizadas em um dia.

5. Esvazie sua lista de tarefas todos os dias

Antes de começar a usar a regra de caixa de entrada 0, meu e-mail era caótico. Eu me sentia péssimo cada vez que tinha que limpar os escombros.

Para gerenciar tarefas, eu uso uma regra semelhante - "0 tarefas na lista de tarefas".

Se você não teve tempo para fazer tudo o que planejou para o dia, não adie as tarefas restantes para o dia seguinte. Em vez disso, redefina sua lista de tarefas e crie um novo plano. Isso permitirá que você faça um balanço, entenda onde está e priorize novamente.

6. Sempre obtenha feedback

A maioria dos sistemas de gerenciamento de tempo concentra-se no que precisa ser feito, e não no que já foi feito. Mas de que adianta se você não vê seu progresso e não entende o quão produtivo você é?

Portanto, nós criamos. Ele permite que você acompanhe, visualize e melhore o desempenho pessoal.

Todoist Karma é como um minijogo: você completa tarefas, marca pontos e vê o gráfico de cores crescer. É muito empolgante, especialmente para iniciantes em gerenciamento de tempo. Para torná-lo ainda mais interessante, é possível definir não só metas diárias, mas também semanais, além de compartilhar os resultados nas redes sociais, aumentando assim o nível de responsabilidade.

Dicas Adicionais

Trabalhando com e-mail

1. Verifique seu e-mail duas vezes por dia. Por exemplo, de manhã e à tarde.
2. Procure uma caixa de entrada vazia.
3. Se possível, responda a carta imediatamente. Caso contrário, traduza em uma tarefa, certifique-se de indicar a data de vencimento e a prioridade.
4. Desligue as notificações em todos os dispositivos. Isso o ajudará a evitar distrações.

Trabalhando com mensageiros

Mensageiros são assassinos de produtividade, eles são inquietos e perturbadores. A pesquisa mostra que o trabalhador de escritório médio gasta em média mais de duas horas por dia em distrações e pausas. Isso significa que a semana de trabalho aumenta em mais de 10 horas, porque o volume de trabalho não diminui.

1. Combine a correspondência em mensageiros com a navegação na Internet. Quando você precisar apenas trabalhar (escrever um relatório, desenhar um layout e assim por diante), feche os aplicativos de chat.
2. Processar mensagens em lotes: abrir o messenger, ler tudo, responder a todos e fechá-lo novamente.
3. Desative as notificações do messenger em seu telefone celular.

De acordo com Salihefendik, este sistema o ajuda a estar focado, são e são.

Escreva nos comentários o que você pensa sobre o Systemist e também compartilhe seus segredos de produtividade.