Como ser mais produtivo: dicas do criador do serviço Asana

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

O maravilhoso serviço Quora continua a nos deliciar com ótimas respostas a perguntas urgentes. Desta vez, queremos contar o que Justin Rosenstein, um excelente programador e empresário da Internet, que se esforçou para criar projetos famosos como Gmail, Facebook e Asana, respondeu ao convite para compartilhar seus segredos de produtividade.

Durante sua gestão como programador e gerente de projeto, Justin aprendeu em primeira mão o quão importante é a organização certa e ele se esforçou muito nessa questão. Como resultado, ele percebeu que a eficácia de qualquer atividade depende de muitos parâmetros e requer otimização em três direções ao mesmo tempo: ordenar seu ambiente, sua mente e o processo de trabalho real.

Otimização do meio ambiente

Evite qualquer distração

Vamos começar imediatamente: a multitarefa prejudica sua produtividade!

Sim, seus sentimentos podem enganá-lo e você pode se sentir um gênio da produtividade enquanto trabalha em várias tarefas ao mesmo tempo. Mas, na realidade, não é esse o caso, e vários estudos científicos o comprovam. A alternância constante e repetida entre as tarefas realmente retarda você!

Portanto, a primeira e mais importante coisa é o foco.

• Ative o Não perturbe em seu telefone celular.
• Feche todas as janelas e guias do navegador que não estejam relacionadas à tarefa atual.
• Se precisar enviar uma carta, não vá depois disso para ver a correspondência não lida.
• Desligue novas notificações de e-mail em seu computador.
• Saia de todos os bate-papos.

Procure o estado do fluxo

Se você está constantemente distraído e todo o seu dia consiste em uma confusão de reuniões, ligações e conversas com colegas, então é muito difícil encontrar esse estado especial chamado fluxo. É neste estado que o melhor desempenho é alcançado e as soluções até mesmo para os problemas mais complexos.

• Reserve horários especiais para reuniões e conferências. Deixe todos os seus colegas saberem que é melhor contatá-lo somente neste momento.
• Se possível, peça à administração de sua empresa para reservar um dia por semana em que não haverá reuniões.
• Acompanhe o seu desempenho em diferentes momentos do dia. Tente distribuir as tarefas de acordo com as observações feitas.

Ferramentas mestre de trabalho

Se o seu trabalho principal estiver conectado ao computador, toda vez que você pegar o mouse, perderá alguns segundos e sairá do estado de fluxo. Aprenda e use os atalhos de teclado mais essenciais que não só economizam seu tempo, mas também reduzem as distrações.

• As teclas de atalho estão presentes não apenas em qualquer programa, mas também na maioria dos aplicativos da web. Muitos deles são idênticos, portanto, depois de aprender um atalho de teclado, você poderá usá-lo o tempo todo.
• Use um programa para organizar rapidamente as janelas em sua área de trabalho.

Otimizando a mente

Tudo o que você precisa saber sobre motivação e engajamento adequados pode ser encontrado nos livros de um jornalista e escritor americano. Com eles, você aprenderá que realmente não deve gerenciar o tempo ou as tarefas, mas sim a sua energia.

Faça pausas regulares

O bom senso nos diz que quanto mais tempo passamos no trabalho, mais realizamos. Mas isso não é verdade. Os humanos não são robôs, precisamos de tempo para nos recuperar e descansar. Pesquisas mostram que fazer uma pequena pausa a cada 90 minutos pode aumentar significativamente sua produtividade geral.

Meditar

Aqui, tudo já foi escrito sobre os benefícios da meditação.

Tenha cuidado com seu corpo

• Beber água. No início de cada dia, coloco cinco copos altos de água na mesa. Eu bebo todos eles pelo resto do dia. Sua aparência não me permite esquecer a necessidade de beber mais.
• Coma direito. Uma refeição farta com excesso de carboidratos pode ser um verdadeiro desastre para sua produtividade.
• Pratique esportes. Exercitar cardio pelo menos duas vezes por semana lhe dará um impulso extra de energia.
• Em suma, certifique-se de que não está usando seu tempo livre para fazer mal a si mesmo, mas para restaurar e aumentar suas reservas de energia.

Encontre as causas da procrastinação e corrija-as

Normalmente procrastinamos não porque somos patologicamente preguiçosos, não. Normalmente, a razão é que a tarefa diante de nós nos causa algum tipo de desconforto latente (ou óbvio). Você pode evitar isso das seguintes maneiras:

• Tente admitir honestamente para si mesmo o motivo de sua procrastinação e procrastinação. Escreva no papel o que especificamente você não gosta em seu trabalho ou tarefa atual.
• Divida a tarefa em várias etapas fáceis e execute-as uma de cada vez.
• Se você não for capaz de se forçar a fazer algo no momento, vá para outro, mais fácil e agradável, e não saia imediatamente folheando o feed do Facebook a esmo. Nesse caso, seu trabalho se moverá de alguma forma e não ficará parado.

Processo otimizado

Tenha um plano de trabalho claro. Distribua claramente todas as suas tarefas de acordo com sua importância e urgência. Priorizar casos com precisão é a chave para ser produtivo.

• Não comece a trabalhar até que todas as etapas subsequentes estejam claras e compreensíveis para você.
• Comece com o essencial. Determine qual é o seu objetivo. Por que você deseja alcançá-lo? Quais etapas são necessárias para alcançá-lo? Quem é o responsável por cada etapa? Em que ordem as ações devem ser realizadas?

Reúna uma equipe. Algumas pessoas preferem trabalhar sozinhas, mas as grandes coisas não são feitas dessa forma.

• Encontre um colega de equipe com quem seja mais fácil trabalhar. Às vezes, há tarefas que você pode lutar por vários dias sozinho, mas também serão concluídas em algumas horas com a ajuda de um parceiro. A "programação em pares" é uma técnica comum no desenvolvimento de software, mas pode ser aplicada a todo o resto.
• Se você ainda prefere trabalhar por conta própria, às vezes faça reuniões curtas consigo mesmo. Você pode se perguntar sobre o que está fazendo no momento, quais dificuldades encontrou e quais tarefas você precisa resolver em um editor de texto ou revista. Formular e escrever as respostas a essas e outras perguntas ajuda muito a olhar para o processo de fora.
• Estabeleça e anuncie publicamente os prazos. Se você disse com segurança na frente de todos que terminará este trabalho na sexta-feira, então terá que sair do seu caminho para não ser conhecido como conversa fiada.
• Acompanhe o progresso de cada tarefa. Claro, como criador do serviço, recomendo-o para organizar o trabalho individual e em equipe.
• Reserve um tempo no final de cada dia para fazer um balanço. Tente ser honesto sobre suas conquistas e fracassos atuais. Tire conclusões dos erros que você comete.

As dicas e truques listados acima significam muito pouco para torná-lo a pessoa mais produtiva do mundo durante a noite. Mas, todos juntos, eles constroem um sistema poderoso que o ajudará a trabalhar muitas vezes com mais eficiência.