5 dicas para ajudar a organizar seu dia de trabalho

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Truques simples que o salvarão se você constantemente não tiver tempo suficiente para nada.

1. Priorizar

Existe uma maneira muito simples, mas eficaz, de categorizar seus negócios de acordo com a urgência e a importância. Este é um circuito chamado Matriz de Eisenhower. Foi inventado por Dwight D. Eisenhower, presidente americano, general do exército dos Estados Unidos e simplesmente uma pessoa muito produtiva.

Tenho dois tipos de coisas: urgentes e importantes. Coisas importantes raramente são urgentes e as urgentes raramente são importantes.

Dwight D. Eisenhower

A Matriz de Eisenhower tem quatro seções. O eixo horizontal mostra a urgência do caso, e o eixo vertical mostra a importância. A matriz permite organizar facilmente todas as suas tarefas em categorias: “Não urgente e não importante”, “Urgente mas não importante”, “Importante e não urgente” ou “Urgente e importante”.

Tente priorizar a Matriz de Eisenhower e você ficará surpreso com quanto tempo gasta em coisas urgentes, mas não muito importantes. Por exemplo, mensagens intermináveis de colegas ou telefonemas que apenas o distraem de tarefas urgentes.

Reserve tempo para as coisas certas. Se houver algo importante e urgente, faça-o imediatamente. Planeje tarefas importantes, mas não urgentes, estime o tempo aproximado para sua conclusão e decida quando você fará isso. Assuntos sem importância, mas urgentes, podem ser delegados a outra pessoa. Adie tarefas não urgentes e sem importância para mais tarde ou recuse-as completamente.

2. Arranje tempo para um trabalho profundo

O capitalista de risco Sam Altman disse certa vez: "A distração digital é um dos maiores problemas psicológicos de nosso tempo". Basta pensar: verificamos nossos smartphones em média 50 vezes por dia. E, de acordo com o cientista e escritor Cal Newport, isso prejudica significativamente nossa capacidade de pensar com clareza e ser criativo.

Em seu “Trabalhar com a cabeça. Padrões de sucesso de um especialista em TI”, ele apresenta o conceito de“Trabalho profundo”. Este tipo de trabalho implica total concentração e imersão em uma tarefa específica. Sem distrações - máximo esforço e concentração. Esta é a única maneira de realizar tarefas realmente difíceis com o nível adequado de qualidade.

Newport cita as táticas usadas por seu colega, o professor Adam Grant da Universidade da Pensilvânia. Ele dedica o segundo semestre ao ensino, e a primavera e o verão à pesquisa, e nunca mistura os dois. Durante uma pesquisa intensa, o professor se expõe a um isolamento total para que os alunos não interfiram nele.

É provável que você não tenha a oportunidade de seguir o mesmo caminho e se esconder de fontes de irritação por vários meses. Não desanime: você não precisa mergulhar em um "trabalho profundo" por um semestre inteiro. Newport cria sua própria programação com base em suas preferências pessoais.

Decida a que horas se sente mais energizado e alerta, e faça o trabalho mais difícil exatamente nessa hora, desligando o smartphone e recusando-se a verificar o e-mail. Por exemplo, o próprio Newport começa a trabalhar de manhã cedo, mas nunca o faz depois das 17h30.

3. Estimar os horários das reuniões

Paul Graham, cofundador da incubadora de startups Y Combinator, afirma que existem dois tipos de horários de trabalho: o horário do "gerente" e o horário do "criador".

A primeira opção é para organizadores e chefes. Em sua opinião, o tempo de trabalho é fácil de gerenciar. Você precisa dividir o dia em intervalos de uma hora. E quando uma nova tarefa aparece, você apenas reserva algumas horas para ela, marcando-a no organizador. Assim, se o "gerente" precisa agendar um horário para uma reunião de negócios ou sessão de brainstorming, ele olha seu calendário, encontra um horário desocupado e reúne seus colegas.

Mas para os "criadores" tais reuniões, mesmo aquelas planejadas com antecedência, são um desastre. Afinal, pessoas criativas, programadores, escritores ou artistas, não dividem sua agenda como "gerentes". Eles geralmente precisam usar pelo menos meio dia para completar as tarefas, e em uma hora eles apenas se aquecem, na melhor das hipóteses. E quando, no meio da sua atividade laboral, os “criadores” têm de se afastar e ir a uma reunião com os colegas, perdem o ritmo e fica muito difícil regressar à tarefa.

A programação do gerente e a programação do criador funcionam perfeitamente sozinhas. Mas quando eles se cruzam, os problemas começam.

Paul Graham

Portanto, se você é gerente, informe-se com antecedência com seus subordinados quando é melhor organizar reuniões conjuntas para não interromper o trabalho nos momentos mais inoportunos.

4. Controle o seu consumo de energia

Tony Schwartz e Jim Loer na vida com força total! argumentam que o principal recurso para um trabalhador produtivo não é o tempo, mas a energia. Você pode passar um dia inteiro em uma tarefa difícil, mas se você não tiver força física e mental, ficará estagnado e não fará nada de útil. Mas quando você tem energia interna suficiente, pode lidar com um assunto difícil em algumas horas e dedicar o resto do dia a algo mais simples.

Schwartz e Loer distinguem quatro tipos de energia: física, emocional, mental e espiritual. E se você perder algum deles, sua produtividade cairá.

• Energia fisica afeta diretamente sua capacidade de reagir ao ambiente e tomar as decisões certas. A falta desse recurso está associada à má nutrição, falta de sono e fadiga.
• Energia emocional afeta a capacidade de gerenciar adequadamente suas emoções em situações estressantes.
• Energia mental permite que você se concentre em uma tarefa e não se distraia. Uma pessoa com um grande estoque pode se concentrar mesmo em uma situação estressante, quando todos ao seu redor estão tentando distraí-la.
• Energia espiritual permite que você veja o objetivo em suas atividades para manter a motivação. Ela alimenta entusiasmo, tenacidade e comprometimento.

Para manter todos os quatro indicadores no nível adequado, alimente-se corretamente, durma o suficiente e faça exercícios (os exercícios estimulam a atividade cerebral). E use técnicas simples para repor a energia.

A vida não é uma maratona. A vida é uma série de sprints.

Tony Schwartz

Um bom método para alternar entre trabalho de imersão total e descanso curto é a técnica Pomodoro, que se encaixa perfeitamente com o conceito de trabalho profundo de Cal Newport. O princípio é simples: medimos 25 minutos com um cronômetro e fazemos uma tarefa importante o tempo todo sem distrações. Então - uma pausa de 5 minutos. Durante este tempo, nós reabastecemos energia. Em seguida, repetimos o ciclo mais quatro vezes e fazemos uma longa pausa de 20 minutos.

5. Coma sapos no café da manhã

Já aconteceu com todo mundo assim: você se depara com alguma tarefa que precisa ser concluída, mas você realmente não quer fazê-la. Você começa a adiá-lo e, à medida que o prazo se aproxima, ele paira sobre você cada vez mais, distraindo-o de outras coisas e fazendo você se preocupar mais uma vez.

O escritor popular Brian Tracy chama esses problemas de "rãs". E ele recomenda não adiar até mais tarde, mas fazê-los o mais cedo possível.

Se comer sapo de manhã, o resto do dia promete ser maravilhoso, pois o pior de hoje já passou.

Mark Twain

Depois de se livrar de uma tarefa difícil, você se sentirá satisfeito, receberá um impulso de energia positiva pelo resto do dia e poderá passar para os próximos itens da lista com a consciência limpa.