Índice:
- Certifique-se de que o objetivo seja claro
- Não faça grandes reuniões
- Primeiro o tempo, depois o cronômetro
- As cadeiras devem estar certas
- Remover laptops e telefones
- A agenda não foi criada "para exibição"
2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08
Você precisa saber como organizar reuniões bem e com eficiência. Isso não é tão fácil quanto pode parecer à primeira vista. Mas se você aprender a definir o horário certo, usar o ambiente e definir metas com clareza, poderá conduzir reuniões com rapidez e eficiência.
Certifique-se de que o objetivo seja claro
Em vez de dizer: "Vamos reunir todo o escritório às 11 horas", pergunte-se: "O que queremos alcançar?"
Você realmente precisa saber por que está hospedando esta reunião:
- para gerar uma ideia;
- tomar uma decisão;
- para fechar um negócio;
- para responder a perguntas sobre as mudanças futuras.
Talvez você se adapte a isso:
- ouvir as reclamações dos funcionários (isso deve ser feito em formato de reunião de grupo?);
- para rediscutir o que já foi decidido;
- para fazer algo que pode ser discutido ou resolvido por telefone ou e-mail.
Não faça grandes reuniões
Use a excelente "regra das duas pizzas" e não convide muitas pessoas para a reunião. Você precisa criar uma equipe, cada pessoa na qual está no seu lugar. Portanto, a reunião deve ter a presença de tantas pessoas quantas forem possíveis para alimentar duas pizzas.
A questão não é apenas alimentar todos os que compareceram à reunião. Grandes grupos de pessoas não podem tomar decisões com eficácia. Existe até um conceito. Ocorre em grandes grupos de pessoas, quando os indivíduos não conseguem expressar sua opinião por medo de condenação de colegas e lideranças. Grupos pequenos são mais convenientes deste ponto de vista. Portanto, eles são mais eficazes.
Primeiro o tempo, depois o cronômetro
Os retardatários são muito irritantes e perturbam. Ensine-os a chegar na hora certa.
Se eles não valorizam o seu tempo, também não valorizam o tempo dos outros.
Faça isso da seguinte maneira.
Marque um horário de reunião para, digamos, 08:48. Surpreendentemente, essa mudança funcionará e as pessoas começarão a chegar na hora certa. Quanto aos que estão atrasados, é preciso ensiná-los a pagar por isso. E não dinheiro. Deixe, por exemplo, cantar. Penalidades como essas funcionam muito melhor do que penalidades monetárias. Dentro de um mês você esquecerá como soa o canto de seus subordinados.
E, claro, treine para definir um cronômetro. Para cada orador, se houver, e para toda a reunião em geral. Assim a reunião não se arrastará e você saberá o que gastou a cada minuto.
As cadeiras devem estar certas
A maneira como as pessoas se sentam no corredor também é de grande importância:
- sentar em círculo é útil para cooperação, discussão, tomada de decisão geral;
- sentar em fileiras é útil se você precisa estimular a competição e o desejo de competir com os colegas.
Se você precisa ter uma reunião rápida e altamente produtiva, tire todas as cadeiras da sala. Numerosos estudos mostram que quanto mais tempo ficamos, mais inquietos ficamos. Quero levar isso imediatamente e tomar uma decisão o mais rápido possível. Além disso, ficar em pé por um tempo pode ser bom para a saúde.
Remover laptops e telefones
Caso contrário, você ficará constantemente distraído. Você e seus colegas de trabalho precisam fazer tudo o que planejaram e encerrar a reunião o mais rápido possível. Portanto, pare de olhar para a tela do smartphone. Em vez disso, pegue uma caneta e um pedaço de papel. As informações são muito mais fáceis de lembrar.
A agenda não foi criada "para exibição"
Você realmente tem que trabalhar nisso. A maioria das reuniões é improdutiva porque a agenda é discutida sem parar. Tente formular a agenda na forma de uma pergunta, em vez de declarar o problema.
Não "discutir o conteúdo do vídeo", mas "quando o conteúdo do vídeo estará pronto?"
Quando uma pergunta é feita, eles automaticamente procuram uma resposta. É assim que funciona.
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