Por que uma lista de verificação é essencial para você no trabalho

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Uma lista de verificação parece uma maneira muito antiquada de organizar seu fluxo de trabalho, visto que existem tantas técnicas modernas por aí. Mas estamos prontos para convencer vocês, usando um experimento científico, a opinião de um Ph. D. e a experiência do vocalista do grupo Van Halen como argumentos.

No mundo moderno, temos acesso à informação sem precedentes. Podemos aprender muito simplesmente perguntando o termo de pesquisa correto ou abrindo enciclopédias online. No entanto, com esta enxurrada de informações, também temos muitas dificuldades.

Agora sabemos mais do que nunca, mas há um problema em transformar a teoria em prática, dando-lhe valor e utilidade.

De muitas maneiras, a era da informação nos tornou muito menos práticos e sábios. Deixe-nos saber muito, mas facilmente perdemos a concentração, nos distraímos do principal, deixamos a atenção se dissipar. Além disso, facilmente perdemos de vista o básico, as informações básicas essenciais e cometemos erros com o senso de nossa própria competência.

De acordo com o cirurgião e pesquisador de saúde pública Atul Gawande, M. D., as pessoas devem aproveitar ao máximo seus conhecimentos.

Atul Gawande Cirurgião, jornalista, escritor americano

Podemos perdoar falhas devido à ignorância. Se uma pessoa não sabia o que fazer em uma determinada situação, ficamos contentes por ela ter feito todos os esforços para resolver o problema. Mas se ele soubesse como proceder, mas não aplicasse essas informações da maneira certa, é difícil não ficar bravo.

Erros cometidos por causa da firme convicção de que “Sei melhor o que fazer” costumam ser os mais dolorosos. Você não deu o seu melhor e falhou, mas deliberadamente seguiu o exemplo do excesso de confiança e falhou. Atul Gawande acredita que isso é semelhante a como um simples erro cometido por um cirurgião experiente leva à morte de um paciente.

Como lidamos com esse oceano de informações? Como fazer o melhor uso do conhecimento e deixar espaço para milagres? De acordo com o Dr. Gawande, você pode sentir seu próprio poder e competência usando uma lista de verificação.

O Dr. Gawande estudou cuidadosamente o efeito das listas de verificação sobre os cirurgiões, ou melhor, sobre o número de casos de infecção de pacientes durante a cirurgia. Apesar de o experimento envolver cirurgiões respeitados e competentes, todos, de uma forma ou de outra, corriam o risco de cometer um erro durante a operação.

A lista de verificação apresentada aos cirurgiões foi curta e simples. Diz:

• Lave suas mãos com sabão e água.
• Limpe a pele do paciente com um anti-séptico.
• Coloque curativos esterilizados no corpo do paciente.
• Coloque um chapéu, máscara, jaleco esterilizado e luvas.

Os estudantes de medicina aprendem esses passos de cor; são óbvios, simples e necessários. Mas uma pessoa não é uma máquina e pode esquecer uma das ações. Pular uma etapa pode levar à infecção, o que significa tratamento adicional, custos financeiros e, na pior das hipóteses, a morte do paciente.

Surpreendentemente, assim que essa lista de verificação apareceu diante dos olhos dos médicos, eles começaram a cometer menos erros. O número de infecções diminuiu 66%. Economizou muito dinheiro, mas o mais importante, salvou mais de mil vidas.

Claro, um checklist como forma de estruturar pensamentos, agilizar ações e lembrar as informações necessárias é útil não só para os médicos, mas também para cada um de nós.

Você pode achar ofensivo escrever uma lista de verificação para não esquecer de nada. Afinal, você é inteligente o suficiente e pode confiar na sua própria memória. Mas o principal objetivo de uma lista de verificação é a disciplina que o ajudará a seguir o caminho pretendido e evitar erros.

Por que fazer uma lista de verificação

1. A lista de verificação ajuda a garantir que você não se esqueça de informações básicas e simples. O Dr. Gawande acredita que a lista de verificação cria uma espécie de "rede cognitiva" que nos protege de nossas próprias deficiências - os limites da memória e da atenção. A lista de verificação garante que você não se esqueça de verdades comuns no momento em que a fadiga ou a preguiça se aproximar.
2. A lista de verificação libera sua mente, dando-lhe a oportunidade de trabalhar em tarefas realmente difíceis. Depois que você parar de se preocupar com coisas simples e triviais, terá a chance de se concentrar em escolhas difíceis. Isso funciona especialmente bem em casos em que situações inesperadas ou não planejadas surgem constantemente e é bastante difícil de controlar a si mesmo.
3. A lista de verificação ajuda a ser disciplinado. Isso é importante quando se trata de tarefas de rotina. Quando nos acostumamos a fazer algo no dia a dia, facilmente perdemos o entusiasmo e a atenção, cometemos erros e erros de cálculo. Se você se sente confortável demais em seu local de trabalho, relaxa e sua atenção é distraída, a lista de verificação o ajudará a ficar alerta a cada minuto.
4. A lista de verificação economiza tempo. Você não precisa mais pensar em cada uma das suas etapas: você já descreveu tudo em um pedaço de papel. Se uma decisão precisa ser tomada agora, o tempo é o recurso mais valioso. Uma lista de verificação o ajudará a ganhar segundos preciosos.

Sim, uma lista de verificação não é a maneira mais original de controlar seu fluxo de trabalho. Mas, ao mesmo tempo, essa ferramenta simples é incrivelmente valiosa para quem busca reduzir erros e melhorar a qualidade de seu trabalho.

Como criar uma lista de verificação eficaz

Existem listas de verificação boas e listas de verificação ruins. Então, como você cria uma lista de verificação que o ajudará a começar?

1. Concentre-se apenas em coisas simples. O objetivo de uma boa lista de verificação é transmitir as informações necessárias. Sem detalhes. A lista de verificação não é um guia, não é um tour pelo seu fluxo de trabalho. Este é um diagrama que ajuda você a se lembrar das coisas mais importantes. Uma boa lista de verificação deve ter de cinco a dez pontos.
2. A lista de verificação deve ser simples e prática. Use palavras claras que descrevam a tarefa com precisão. Se precisar de mais tempo para lembrar exatamente o que cada item significa, sua lista de verificação é ruim.
3. Decida quando fazer uma pausa. Quando você usará sua lista de verificação? Quando você passará para o próximo item? Como você verifica se o item foi concluído? Escolha um momento ao revisar a lista de verificação e certifique-se de que tudo foi feito e você poderá passar para a próxima tarefa.
4. Defina o tipo de sua lista de verificação. Por exemplo, se esta for uma receita, você lerá cada etapa e seguirá as instruções. Este é um tipo de leitura e execução. E se a sua lista de verificação contiver atribuições de trabalho para hoje e você simplesmente riscar as tarefas concluídas dela, então este é o tipo "feito - confirmado". Esta etapa ajudará a otimizar seu trabalho com sua lista de verificação e se controlar melhor.
5. Esteja preparado para revisar e atualizar sua lista de verificação. Sinta-se à vontade para revisá-lo e fazer novas tarefas ou edições. Você precisa experimentar para que sua lista de verificação seja realmente eficaz.

A última etapa é especialmente importante. Sua lista de verificação não é imutável; ela é receptiva a mudanças nas circunstâncias.

Sem M & M's marrons

David Lee Roth, vocalista do Van Halen, tem um hábito curioso. O rocker rider parece adequado: ele lista os requisitos técnicos para o equipamento. Mas um dos pontos choca regularmente os funcionários de salas de concerto, estádios e clubes de música: em algum lugar no meio da lista está uma tigela de M&M, que não deve conter um único doce marrom.

Esses pilotos funcionam como listas de verificação: os funcionários se movem de um ponto a outro, atendendo às demandas do músico. Quando David Lee Roth aceita um emprego, ele se interessa principalmente por uma tigela de doces. Você consegue adivinhar por quê?

Enquanto pedir para remover todos os M & Ms marrons parece loucura, David Lee Roth pode explicar isso. Se os funcionários do estádio deixarem balas na tigela, isso significa que eles não estão prestando atenção no piloto. Quando David se depara com tal drageia, ele vai verificar todo o resto: se os instrumentos estão bem conectados, se o equipamento está configurado corretamente, se seus requisitos para as instalações e equipamentos são levados em conta. E se não há balas marrons e os trabalhadores da obra respeitaram até um desejo tão estranho, o músico pode ter certeza: tudo o mais também foi feito.