Qual é o melhor para produtividade: Kaizen versus confusão criativa

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Se você ama a desordem ou prefere um local de trabalho limpo, não importa. Cada um desses métodos tem suas próprias vantagens e desvantagens.

Imagine que você é uma pessoa criativa que precisa de sua própria bagunça pequena, aconchegante e inspiradora para trabalhar com conforto. Para que notas importantes sejam intercaladas com lindos cartões-postais dos países onde você passou férias inesquecíveis, ou panfletos do café mais próximo, e sua caneca suja favorita sempre esteve ao lado do monitor.

O que você pode fazer, você é essa pessoa. A ordem perfeita deixa você entediado e mata todo o desejo de criar, e você simplesmente não tem tempo para organizar os papéis. Agora imagine que você de repente é colocado na estrutura estrita do estranho sistema kaizen japonês.

O que é Kaizen

Kaizen é uma filosofia japonesa que visa a melhoria contínua e mudança para melhor. Kaizen é o que você pode chamar de Manufatura Enxuta em termos simples. O objeto certo no lugar certo na quantidade certa. Ordem, classificação, padrões aceitos, manutenção e limpeza.

Documentos, materiais, meios de produção - tudo isso é armazenado, mantido em ordem e sistematizado de forma que qualquer funcionário pode encontrar rapidamente tudo o que precisa. Em grandes empresas, o kaizen envolve processos de produção e, para funcionários de escritório, ele se reflete em seu ambiente de trabalho.

Isso também se aplica ao espaço de trabalho em discos do sistema (nomes de arquivo padrão) e suprimentos de escritório (seu local para papel ou cartuchos de impressora) e armazenamento de documentos (pastas assinadas de forma padrão).

Vantagens do sistema kaizen

Se considerarmos o kaizen no nível da empresa, esse sistema acaba sendo útil e produtivo. Deixe-me dar um exemplo simples. Tive a sorte de trabalhar em uma grande fábrica onde o Kaizen era usado ao máximo. Por exemplo, a proposta de um dos colaboradores de colocar mais quatro caixas em paletes levou ao facto de a competente distribuição dos produtos permitir poupar uma quantia significativa com o aluguer de um armazém.

Ou um exemplo de uso do Kaizen no escritório. O espaço de armazenamento do papel está marcado com uma escala. Se a quantidade de papel cair para uma determinada marca, então é hora de pensar em pedir um novo lote. Isso ajuda a antecipar uma situação em que algo estará faltando.

Quanto ao espaço pessoal de um funcionário de escritório, você deve sempre ter uma mesa limpa. Todas as pastas de documentos devem ser assinadas e consistentes.

Nesse caso, você saberá onde e quanto está o material de escritório. É muito conveniente.

Experiência pessoal de usar Kaizen

Conheci a filosofia Kaizen pela primeira vez quando consegui um emprego em uma empresa japonesa. No escritório, cada coisa tinha que ficar em seu lugar, marcada com um adesivo verde. Na minha mesa havia uma fotografia de um monitor, teclado e mouse em uma mesa vazia. E a legenda: "Esta é a aparência da minha área de trabalho no final do dia."

Tudo ficaria bem, mas nessa "esterilidade" de repente comecei a sentir falta de mim mesma. Sendo uma pessoa criativa, costumava me cercar das coisas que amo. Eu precisava de "ordem na desordem": o caso em que, de fora, sua mesa parece um lugar desordenado, mas você sabe exatamente o quê e onde.

Pareceu-me que demorou muito para colocar os acessórios de trabalho nos seus devidos lugares. E um dia um protesto despertou na alma do artista privado. E agora a amada caneca, que simplesmente não tem tempo para lavar, está escondida em uma gaveta para pertences pessoais. E minha alma está feliz com tal tumulto.

Antes, trabalhei como designer em uma pequena agência de publicidade. Na minha mesa havia flyers de filmes, todos os tipos de fotos engraçadas e uma tigela de nozes, e até uma bola antiestresse, na qual colocamos uma nova fantasia a cada semana, que fazíamos de papel. E isso foi bom.

Mas isso é tão bom? Demorou quase o mesmo tempo para encontrar um pedaço de papel realmente importante e para colocar as coisas em perfeita ordem. Ser distraído por um jornal com um horóscopo ocioso era uma coisa comum, e também demorava.

Afinal, o que você deve escolher?

Minha decisão foi simples: escolhi a melhor das duas abordagens. A sistematização e a ordem que Kaizen oferece, combinada com sua visão e coisas favoritas.

A regra principal é não exagerar com kaizen ou desordem.

Em meus armários, gavetas e documentos, tudo é organizado de acordo com um sistema claro. Mas na minha mesa, sempre há um canto reservado para coisas inspiradoras: desenhos, uma flor em um vaso e um elefante da Tailândia.

Não tenha medo de se esforçar e organizar as coisas importantes nas prateleiras. Depois de se acostumar um pouco com isso, você entenderá que é muito conveniente. E reserve um canto separado para sua bagunça.

Kaizen é bom, desde que você não gaste mais tempo com a forma do que com o conteúdo. A desordem criativa é boa, desde que não se transforme apenas em desordem.

Trouxe três coisas para meu novo local de trabalho. Primeiro, uma caneca. Em segundo lugar, um bloco com folhas quadriculadas removíveis em vez de um diário. Em terceiro lugar, uma flor em um vaso, que eu carinhosamente chamo de George. Em homenagem a George Harrison. Em todos os outros aspectos - kaizen completo.