Como fazer o que você pensava que era impossível

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Os segredos da produtividade de Scott Hanselman, um dos programadores mais famosos da Microsoft.

Scott Hanselman não é apenas um dos mais respeitados especialistas em web da Microsoft. Ele é um grande orador. Em seu blog, podcast e vídeos, ele fala sobre gadgets, TI e eficácia pessoal. Aqui está o que Scott Hanselman pensa sobre produtividade.

Não tenha medo de cometer erros

“Às vezes é útil cometer um erro crasso. Não tenha medo de quebrar a mata”, é até estranho ouvir este conselho de uma pessoa supereficaz como Hanselman. No auge da carreira, ele parece estar a tempo para tudo: blogar e Twitter, gravar podcasts, falar regularmente em conferências. Nos últimos anos, ele foi coautor de mais de meia dúzia de livros. Apesar de ter mulher e dois filhos.

Como ele faz isso? A resposta não interessa apenas a você. Muitos ficam perplexos: “Scott, por que uma atividade tão agitada? Você está dormindo? " Hanselman responde: “Porque eu tenho que dançar! Sempre que começo a pensar que devo parar, lembro-me deste meme e deste menino inspirado."

“Quanto menos você fizer, mais poderá fazer. Esta é uma lei de escala típica”, diz Hanselman. O dimensionamento está mudando seus limites, mudando sua abordagem à produtividade.

Hanselman revelou seus segredos para a produtividade em uma palestra de 42 minutos. Todos os seus conselhos, desde a regra de uma letra até encontrar seu próprio Robert Scoble, são factíveis.

Segundo ele, ele simplesmente adaptou as técnicas de produtividade de David Allen (Getting Things Done), Stephen Covey (""), JD Meier (Obtendo Resultados da Maneira Ágil), Francesco Cirillo (técnica Pomodoro) e Katie Sierra.

A seguir está um resumo do discurso GOTO 2012 de Hanselman e um resumo de sua apresentação na Webstock 2014.

Procure por sinais de alerta de perigo

Nem sempre foi difícil manter o foco. A Internet nem sempre estava cheia de centenas de páginas de conteúdo novo, ainda não lido. O fluxo de informações que o distraiu nem sempre foi contínuo. Hanselman lembra que, quando estava aprendendo a programar, todo o conhecimento de que precisava estava contido em dois livros.

Scott Hanselman

Exabytes de informações são criados na Internet, metade dos quais é lixo. As distrações consomem um terço do dia. Estamos sobrecarregados, mas dizemos a nós mesmos que podemos cuidar de tudo, só precisamos trabalhar até tarde.

Pare! Este é um sinal de alerta de perigo. Se você se pega pensando que precisa ficar acordado até tarde para acompanhar sua programação, você tem um problema. Um grande problema, e a solução não é tão simples como "Espero limpar todas as tarefas da minha lista de tarefas pendentes".

“Esperança não é um plano”, diz Hanselman. "A esperança está esperando quando você apenas segue o fluxo."

Entenda a diferença entre produtividade e eficiência

Então, o que você faz quando vê uma placa de aviso de perigo? Hanselman tem uma solução. Mas antes de revelá-lo, Scott define e compara produtividade e eficiência.

• Produtividade é atingir um objetivo. É importante decidir o que fazer. Produtividade significa escolher as metas e objetivos certos e, em seguida, alcançá-los.
• Eficiência significa concluir tarefas da maneira mais ergonômica e orientada para o processo.

Scott Hanselman

Produtividade significa fazer a coisa certa. Eficiência é fazer as coisas certas. Em outras palavras, produtividade significa escolher uma direção e eficiência significa correr rápido nessa direção.

Quando você entender que são duas coisas diferentes, você entenderá como são ferramentas poderosas.

Defina o que significa trabalho

Hanselman também se concentra na trindade do conceito de "trabalho" descrito.

1. Um trabalho predeterminado é aquele que é planejado com antecedência.
2. O trabalho que surge é aquele que o distrai do plano.
3. Trabalho definido é quando você se senta e pensa sobre o que precisa fazer.

Segundo Hanselman, é necessário dedicar mais tempo ao terceiro ponto. Com que frequência você reserva uma hora em sua agenda para pensar cuidadosamente sobre o que fazer a seguir? Em vez disso, olhando para a lista de tarefas, entramos em pânico e remodelamos a lista de tarefas, na esperança de consertar os buracos. Mas, na verdade, a lista só cresce a partir disso.

Tire um tempo para pensar sobre seu próximo trabalho. Para os profissionais, isso leva em média, no máximo, uma hora por dia.

Fazer, jogar, delegar, atrasar

Hanselman destaca outra técnica de Allen de seu famoso Getting Things Done: Do, Drop, Delegate ou Procrastinate.

Esta é uma ótima solução de e-mail. Execute uma tarefa por e-mail se demorar um minuto e tiver sido agendada. Do contrário, descarte, delegue ou adie - faça mais tarde ou delegue para outra pessoa.

“Não tenha medo de quebrar a floresta” soa antinatural. Na verdade, essa abordagem permite que você se concentre melhor no trabalho do que em uma situação em que o peso da responsabilidade exerça pressão permanente sobre a psique.

Dizer não é difícil. Mas o sentimento de culpa associado à palavra "sim" é muito pior do que o desconforto de desistir. Em qualquer lugar, incluindo a Internet, você pode controlar e classificar seus fluxos de dados.

Para filtrar informações e planejar coisas a fazer, Hanselman recomenda uma matriz de gerenciamento de tempo.

	Urgente	Não urgente
Importante	eu Situações críticas. Problemas urgentes. Projetos e atribuições com prazo.	II Estabelecendo conexões. Procure novas oportunidades. Planejamento. Recuperação de forças.
Sem importância	III Conversas e telefonemas estranhos. Algum tipo de correspondência. Algumas reuniões. Assuntos de rotina.	4 Pequenas coisas que perdem tempo. Correspondência. Telefonemas. Um passatempo ocioso.

Quando algo é simultaneamente urgente e importante, por exemplo, uma esposa está dando à luz ou ocorre um ataque de apendicite, você deve agir na velocidade da luz. Se o assunto não for urgente e sem importância, é melhor não fazer nada. E, infelizmente, muitas vezes perdemos tempo com coisas que são urgentes, mas sem importância. Agir com urgência é um mau hábito para muitos de nós.

Entenda o e-mail

Scott Hanselman recebe centenas de e-mails todos os dias e compartilha sua abordagem ao Inbox.

Aplicar a regra de uma letra

Alterar as configurações das cartas recebidas muda radicalmente a abordagem de trabalhar com e-mail. Crie uma pasta para as cartas em que você está na cópia e uma pasta separada para as mensagens, na qual você é o único destinatário. As letras que caem na primeira pasta não são, a priori, importantes.

Mas e se o chefe lhe enviar uma cópia da tarefa e perguntar: "Por que você não concluiu minha tarefa?" A resposta é simples: "Eu estava na cópia, pensei que você estava apenas me informando." O chefe nunca mais faria isso.

Como arquiteto de comunidade na Microsoft, Hanselman usa outra pasta em sua caixa de correio, Externa. “São pessoas que não trabalham para a empresa, mas são importantes para mim. Eu respondo todos os seus e-mails”, explicou Scott.

Não verifique seu e-mail de manhã ou à noite

É simples: você respondeu à carta pela manhã, recebeu uma resposta imediata, respondeu de novo … Portanto, a correspondência que você planejava gastar menos de uma hora pode demorar meio dia.

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Verificar sua correspondência pela manhã é como viajar no tempo. 9:00 - levante-se, verifique seu e-mail. Acordamos - já é jantar, é hora de fazer um lanche. E agora o relógio já é 14:30, é hora de trabalhar … Como isso aconteceu? Você acabou de abrir seu cliente de e-mail pela manhã.

Além disso, respondendo a e-mails pela manhã (ou à noite), você acostuma as pessoas a esse horário. Ao responder a um e-mail às 2h uma vez, você construiu uma reputação de escrever e-mails às 2h e sinalizou seu hábito de urgência.

Verifique sua correspondência ao meio-dia de acordo com sua rotina diária e fique surpreso com o quanto você pode fazer em um dia.

Encontre o seu Robert Scoble

Você não deve verificar seu e-mail de vez em quando por medo de perder algo. “Normalmente, tenho uma caixa de entrada vazia, mas quando estou de férias, pode haver 500 e-mails”, explica Hanselman.

Freqüentemente, em conferências, você pode ver palestrantes que, mal tendo terminado o discurso, têm maior probabilidade de correr para o laptop para verificar sua conta de e-mail. Tem-se a impressão de que seu trabalho é deletar cartas a tempo.

Para erradicar esse hábito, Hanselman aconselha o uso dos chamados agregadores confiáveis. São colegas que estão sempre atentos à atual situação. Na Microsoft, esse era Robert Scoble.

Scott Hanselman

Eu fui inscrito em milhares de blogs. Mas por que? Quem é o melhor leitor de blog do mundo? Robert Scoble! Por mim mesma, decidi: não sou Scoble, ler tantos blogs não é natural. E você sabe o que eu fiz? Comecei a ler seu blog. Dos milhares de blogs que acompanhei, deixei cinco, que funcionam como um agregador de notícias para mim. É o mesmo que assistir a todos os noticiários durante o dia ou apenas assistir ao programa final à noite.

Encontre o seu "agregador confiável" na empresa. Para fazer isso, simplesmente pergunte a si mesmo: quem é a pessoa que está sempre ciente do que está acontecendo e de boa vontade compartilhará com você?

Fique no fluxo

Qualquer coisa importante que esteja acontecendo no mundo e em sua vida, você certamente saberá. Se acontecer o próximo 11 de setembro, você será informado.

Portanto, tente como em um casulo. Não deixe sua atenção vagar pressionando Alt + Tab no Gmail o tempo todo.

Salvar pressionamentos de tecla

Seguindo o exemplo do jornalista e evangelista da Microsoft John Adella, Hanselman clama por "salvar os toques do teclado". O exemplo a seguir explica o que isso significa.

Scott Hanselman

Se Brian me enviar uma carta com uma pergunta realmente interessante sobre ASP. NET, e eu responder longa e inspirada (cinco parágrafos com exemplos de código e assim por diante), então não dou apenas uma resposta escrita detalhada que resolveu seu problema, Eu dou a ele 10 mil suas teclas. Mas a vida é curta, o número desses cliques é limitado - nunca os recuperarei, acabei de dar a Brian. Ao mesmo tempo, nem sei se ele vai ler minha mensagem. Como então ser? Como não gastar, mas multiplicar suas teclas? Estou escrevendo uma postagem no blog e enviando o link para Brian. Então, meus cliques se multiplicarão mesmo depois que eu morrer - sempre que alguém visualizar minha página de blog.

Escreva cartas curtas: três a quatro frases. Qualquer coisa mais deve estar em um blog, Wikipedia, FAQ, base de conhecimento ou qualquer outro documento. E-mail não é um lugar para armazenar conhecimento; suas teclas estão morrendo lá.

Entenda a caixa de entrada em sua vida

Classificar significa separar, peneirar ou selecionar algo.

Um fluxo contínuo de informações não vai apenas para seu e-mail, mas também para a caixa de entrada condicional em sua vida. Notificações sobre mensagens nas redes sociais, sobre o lançamento de um novo episódio de sua série de TV favorita e assim por diante - dedicamos tempo a todos esses pequenos eventos. Isso significa que eles também precisam ser classificados.

Hanselman oferece uma analogia um tanto assustadora: houve uma emergência no estacionamento, muitas pessoas ficaram feridas. Precisamos agir! Seu trabalho é colocar uma etiqueta no dedo de todos: vivos ou mortos e como eles devem ser tratados. Com a Caixa de entrada, somos sempre humanos em nossas vidas: colocamos curativos em um paciente com câncer, enquanto outra está prestes a perder um braço. Fazemos coisas que perdem tempo, mas não têm valor.

Classifique fluxos de ruído de informações (Twitter, Facebook, e-mail, SMS, mensagens instantâneas, etc.) dependendo do valor. Se algo pode ser descartado com segurança, faça-o.

Livre-se do estresse mental desnecessário

Imagine se inscrever no Netflix, feliz por poder assistir a segunda temporada de House of Cards quando quiser. Por exemplo, esta noite, depois de colocar as crianças na cama.

A verdade é que, ao se inscrever, você desistiu de um comportamento proativo. Você não decide mais o que e quando fazer. Pushes e várias assinaturas sujeitam você a circunstâncias externas e o forçam a realizar tarefas de fora. Existe um novo episódio? Você precisa assistir - não desapareça a mesma assinatura!

Tudo isso pressiona a psique. Você carrega uma carga mental desnecessária que obstrui sua mente e interfere na produtividade.

Deixe sexta para pensar

Ao pensar nas coisas que estão por vir, sempre se pergunte: Quais são as três coisas que posso fazer hoje, quais nesta semana e quais neste ano? Esta é a chamada regra de três. Hanselman o obteve de seu colega gerente de programas da Microsoft, Jay Dee Meier.

Escreva três tarefas para hoje, para a semana e para o ano.

Na segunda-feira, no início de uma nova semana, você terá uma ideia clara dos próximos dias. Na sexta-feira, você deve parar, olhar para a semana anterior de trabalho e pensar. Pergunte a si mesmo: “Foi uma semana de sucesso? Eu poderia ter feito algo diferente? O que posso mudar? É importante terminar cada dia sem se sentir culpado pelo tempo perdido.

Experimente a técnica Pomodoro

Essa técnica de gerenciamento de tempo foi proposta por Francesco Cirillo no final dos anos 1980. O objetivo é se concentrar na tarefa por 25 minutos e depois fazer uma pequena pausa.

Hanselman recomenda essa técnica. Ao mesmo tempo, ele recomenda rastrear todas as distrações que surgiram para você em 25 minutos. Marque em seu caderno quando pensar em alguém de fora (distração interna) ou alguém, como um colega, o distraiu (fatores externos).

Primeiro você terá cerca de seis distrações, depois uma, e então elas desaparecem. Como resultado, você estará medindo sua produtividade pelo número de "tomates" realizados por dia.

Perceba que estar ocupado é uma forma de preguiça

Timothy Ferriss

Estar ocupado é uma forma de preguiça, pensamento preguiçoso e ações promíscuas.

Ocupado, produtivo. Algumas pessoas loucas e ocupadas ficarão surpresas, mas ser criativo e criar algo é o oposto de simplesmente sair.

Hanselman dá o seguinte exemplo: uma pessoa "tweeta" ativamente - parece estar muito ocupada e então desaparece por um mês quando um projeto realmente significativo aparece. Quando você está ocupado, simplesmente não há tempo para Twitter e outras bobagens.

É um dado adquirido: multitarefa é um mito

De acordo com Hanselman, o número ideal de tarefas por vez é um. Se você acha que pode lidar com muitas tarefas ao mesmo tempo, você está errado.

- é apenas alternar entre tarefas, exigindo uma mudança de contextos. Deixe-nos explicar com um exemplo. Você já teve isto: você está trabalhando em algo e de repente o telefone toca? Você está com raiva. Este é o seu pai, mas você ainda está com raiva, porque ele liga para você no trabalho às três da tarde, quando você está totalmente concentrado. Você pega o telefone e diz algo como "Desculpe, mas parece que estou trabalhando aqui …" Então, você fica triste por mais 10-15 minutos. Em seguida, você precisa voltar ao trabalho: "Então, o que eu estava pensando aí?"

A comutação de contexto não funciona. No entanto, existe multitarefa aceitável. Coisas que você pode fazer ao mesmo tempo:

1. Ande e masque chiclete.
2. Treine e ouça podcasts.
3. Dirija e ouça o correio de voz.
4. Dirija para o trabalho e leia (em transporte público).
5. Dirija para trabalhar e pensar.
6. Faça bom uso do tempo de inatividade.

Livre-se do ruído mental

Christopher Hawkins

Se algo não me ajuda a ganhar dinheiro, não melhora minha vida de alguma forma, é um ruído mental que precisa ser removido.

Hanselman aconselha alterar a primeira parte desta citação de Christopher Hawkins."Se isso não me ajudar a expandir meus negócios (pagar minha hipoteca, passar tempo com minha família - substitua o que é seu objetivo principal), isso é ruído mental."

Para Scott, essa prioridade é a família: "Tudo que faço, cada decisão que tomo, é para voltar rapidamente para casa e para os filhos".

Trabalho de casa

O discurso de Hanselman termina com o seguinte dever de casa:

1. Classifique seus fluxos de informação.
2. Planeje sprints de trabalho.
3. Elimine distrações.
4. Considere: trabalhando com a caixa de entrada de sua vida, você é eficiente ou produtivo?
5. Considere sua lista de ferramentas pessoais.

Observe que Hanselman não disse uma palavra sobre o Evernote ou outros sistemas. "Você pode passar mais tempo lendo livros de produtividade e construindo um sistema, embora talvez tudo que você precise seja uma lista de tarefas pendentes." Talvez você só precise entender a diferença entre quando está “ocupado” e quando está fazendo o trabalho desejado.