3 maneiras de liberar tempo para sua vida pessoal se você tiver muito trabalho

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Falamos sobre as sutilezas da delegação com o blog Beeline Business.

Uma pessoa comum trabalha dos 9 aos 18 com dois dias de folga e não conhece o luto. Mas para um empresário, a vida é muito mais difícil: mergulhar no trabalho - a família está infeliz, devolvendo a vida pessoal - o negócio vai para o menos. Mas também acontece de uma maneira diferente. Por exemplo, o chefe da empresa Virgin, Richard Branson, de 5 a 6 horas por dia, e o gerente-chefe do Google para trabalhar não antes das nove da manhã e partir no máximo às cinco e meia. Para poder fazer o mesmo, você precisa organizar adequadamente seus processos de negócios.

Delegar tarefas

Determine o que você pode delegar

Escreva quais são suas responsabilidades. Pode ser a solução de questões jurídicas e financeiras, a organização e controle de compras, gestão de pessoas, gestão operacional, planejamento estratégico, busca de clientes e parceiros. Quanto mais específico e detalhado, melhor. A lista deixará claro a quem você pode delegar cada tarefa. Embora haja pontos que você não deseja dar a ninguém. Por exemplo, planejamento estratégico e busca de parceiros.

Indique a quem você vai delegar

Determine quem especificamente pode ser designado para cada tarefa. Pode ser seu funcionário ou um especialista terceirizado - um advogado, contador, designer e assim por diante. Considere se sua equipe está no nível certo para suas novas responsabilidades e se as pessoas têm tempo suficiente. Talvez você precise contratar vários especialistas de uma vez ou de meio período, ou terceirizar algumas das tarefas?

Limite as áreas de responsabilidade

Ao delegar tarefas, deixe claro pelo que exatamente a pessoa é responsável. Explique quais resultados você espera dele, quais processos ele deve apoiar, com quem interagir e por quê. Além disso, cada funcionário deve entender quais decisões ele pode tomar e quais só você pode tomar. Certifique-se de dizer quando e onde você pode ligar ou escrever sobre questões atuais para obter uma resposta.

Não repita os erros de outras pessoas

• Não delegue tarefas a alguém que você conhece. Uma boa pessoa não é uma profissão. Você precisa de especialistas.
• Não economize nos funcionários. Se você contratar especialistas ruins, não ficará feliz com o resultado.
• Não trabalhe para os outros e não compartilhe responsabilidades. Caso contrário, não há sentido em delegar.
• Não se esqueça de monitorar seus colaboradores para ter certeza dos resultados e promover os mais leais e bem-sucedidos.
• Não tenha medo de despedir pessoas que não podem fazer isso e não se esforçam para fazer melhor.
• Não delegue ao acaso. Leve em consideração a complexidade das tarefas, a contratação de funcionários, estabeleça prazos e bônus.
• Não atrase a transferência de responsabilidades. Leva tempo para entender o trabalho e fazê-lo com eficiência.
• Não delegue tarefas estratégicas. Você é o único a determinar para onde seu negócio está indo.

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Automatize processos e controle tudo remotamente

Para automatizar os processos de trabalho, já foram desenvolvidas ferramentas acessíveis e compreensíveis:

• Aplicativo “Mobile Enterprise Lite” não perde ligações de clientes, monitora funcionários, resolve situações de conflito, analisa gastos com publicidade. Uma ótima opção para administrar uma pequena empresa a partir de um smartphone em qualquer lugar do mundo.
• CRM é um sistema de gerenciamento de vendas. É mais eficiente do que planilhas do Excel porque permite controlar tudo de uma vez: vendas, saldos de estoque, despesas, marketing e publicidade, fluxo de clientes e assim por diante. CRMs populares são Salesforce, Bitrix24, Megaplan, AmoCRM.
• Sistema de aceitação de pagamento e contabilidade pela Internet. Eles permitem que você veja remotamente a movimentação de dinheiro, emita faturas, aceite pagamentos, gere relatórios e consulte o Serviço de Impostos Federais. Exemplos - "Meu negócio", "Elba", "Sky", "Finguru". Existe também uma linha de produtos da "1C" e serviços de aluguel, caso seja caro comprar.
• Telefonia comercial, soluções de e-mail e sistemas de mídia social.

Se você não está pronto para medidas drásticas

Reduza seu envolvimento direto nos negócios e tente trabalhar fora do escritório. E permita o mesmo para seus funcionários - ao mesmo tempo, você economizará no aluguel.

• Pense em como você será conveniente para armazenar documentos e outros recursos para que todos que precisam ter acesso a eles.
• Escolha uma ferramenta de gerenciamento de projetos como Trello, Asana ou Planner Todoist.
• Registre as horas de trabalho ou o tempo de resposta do trabalhador remoto no contrato.
• Ao definir tarefas, defina prazos claros para a sua conclusão.
• Registre os resultados do trabalho dos funcionários no sistema CRM.
• Comunique-se rapidamente em mensageiros.
• Hospede conferências online.
• Não se esqueça do treinamento de funcionários.
• Recompense o melhor.

Observe que existem muitos mitos sobre o trabalho remoto na web. Por exemplo, eles acreditam que os controladores remotos são difíceis de controlar, são ineficazes e, em geral, podem roubar dados secretos. No entanto, tudo isso pode ser resolvido. Não siga os funcionários, mas exija resultados deles. Pessoas ineficazes podem ser substituídas. Armazene seus dados em nuvens corporativas seguras - elas são tão seguras quanto uma LAN de escritório.