Como não ser um escravo de e-mail: 7 dicas do chefe do LinkedIn

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Um grande número de pessoas enfrenta o mesmo problema todos os dias: o e-mail, projetado para agilizar e organizar os processos de trabalho e comunicação, muitas vezes se transforma em um supervisor perverso, forçando você a ficar de olho nas pessoas que chegam, como se você estivesse trabalhando em uma esteira rolante. Assim que você se distrai, as informações sempre acumuladas rapidamente transformam uma caixa de correio organizada e limpa em um despejo, que se tornará mais difícil de limpar quanto mais tempo você não retornar ao correio.

Hoje trazemos a você algumas dicas simples para gerenciar suas interações por e-mail, de Jeff Weiner, CEO do LinkedIn. Este homem de plantão é obrigado a manter contato com centenas de pessoas todos os dias, e possui vários truques que lhe permitem não se afogar nesta avalanche de informações.

Minha caixa de entrada se tornou essencialmente o centro de meu fluxo de trabalho - eu me comunico regularmente com mais de 4.300 funcionários em 26 cidades ao redor do mundo por correio. Isso não quer dizer que sempre fui um fã de e-mail, ou que nunca tive situações em que meu trabalho com correspondência se assemelhasse ao trabalho de Sísifo.

De qualquer forma, ao longo dos anos desenvolvi várias orientações práticas que me permitiram passar do conceito de "o correio controla-me" para o conceito de "Eu controlo o correio".

1. Deseja receber menos e-mails - envie menos e-mails

Este conselho parece ridiculamente simples, especialmente no contexto de um problema tão comum, mas para mim, considero-o a regra de ouro para o gerenciamento de e-mail bem-sucedido.

Essa conclusão veio a mim durante meu trabalho em uma empresa anterior, onde duas das pessoas mais próximas a mim deixaram a empresa. Eles se comunicavam muito bem com as pessoas, trabalhavam muito e, no final das contas, enviavam muitos e-mails. Enquanto eles trabalhavam para a empresa, o volume de correspondência que chegava por e-mail parecia completamente normal, no entanto, depois que eles saíram, descobri que o tráfego em meu correio diminuiu em cerca de 20-30%.

Toda esta atividade no correio não se resumia apenas às cartas: lá estavam as minhas respostas a elas, mas também havia cartas e respostas de todos os destinatários anexadas à correspondência. Freqüentemente, essas mensagens não exigiam minha participação obrigatória na discussão.

Daquele momento em diante, eu me coloquei uma condição clara - não escrever desnecessariamente. O resultado: menos correspondência e mais pedidos na caixa de entrada sem comprometer as atividades de trabalho. Desde então, tenho procurado não me desviar dessa regra.

2. Marcar e-mails pendentes como não lidos

Marcar um e-mail como não lido mudou fundamentalmente a maneira como trabalho com o e-mail. Basta-me examinar rapidamente as cartas que chegam, responder imediatamente às mais urgentes e apagar as desnecessárias. As mesmas letras às quais preciso retornar mais tarde, se houver tempo, marquei como não lidas. Isso elimina o medo de que uma carta importante, lida e deixada sem resposta, seja esquecida e enterrada nas entranhas da caixa de correio. A mesma abordagem nos permite implementar uma espécie de lista de tarefas, à qual voltarei mais tarde.

Tento terminar cada dia de trabalho com um mínimo dessas cartas pendentes e, idealmente, não deveriam ser. Se neste dia não tiver tempo de voltar a eles, irei começar com eles na próxima manhã de trabalho.

3. Estabeleça um cronograma de envio claro

Nos últimos anos, minha vida nos dias de trabalho tem seguido um cronograma bastante claro. Acordar das 5h às 5h30 da manhã, uma hora para os correios, lendo o noticiário, café da manhã, brincar com os filhos, treinar, trabalhar, voltar para casa, colocar os filhos na cama, jantar com a esposa, resto (geralmente é assistir TV com a limpeza da pasta da caixa de entrada durante os anúncios e momentos chatos).

Descobri que aderindo a esse cronograma, consigo gerenciar facilmente o correio, porém, assim que o cronograma é alterado um pouco, o caos começa na caixa de correio.

Nesse caso, você não sentirá a pressão crescente ao perceber que sua caixa ficará repentinamente sem vigilância. Manter uma programação em dia ajudará a manter as coisas sob controle. Ajudou Benjamin Franklin, ajuda você também.

4. Expresse-se com mais clareza

Lembra do jogo do telefone quebrado? Na época era bem engraçado, mas agora tudo é considerado no conceito de trabalho e negócio, e não há tempo para jogos.

As palavras são muito importantes e devem ser escolhidas com muito cuidado para evitar ambiguidades e mal-entendidos. Quanto mais claro e inequívoco for o seu texto, menor será a probabilidade de você receber uma segunda carta pedindo esclarecimentos sobre a primeira.

5. Pense nos destinatários

Muitas vezes parece que os campos To e Cc são percebidos por muitos como iguais. Na verdade, com a ajuda deles, você pode deixar claro de qual destinatário você espera uma resposta e para quem foi enviada uma cópia da carta para mantê-lo informado.

Na verdade, não destacar os destinatários de quem é necessária uma resposta é a maneira mais rápida de criar pânico e confusão na correspondência. 6 destinatários em vez de 1 destinatário e 5 cópias são 5 respostas possíveis extras, cada uma das quais pode crescer em uma cadeia inteira separada de cartas.

6. Confirme o recebimento

Se você for indicado como destinatário e a carta for realmente endereçada a você, não tenha preguiça de informar o remetente de que recebeu a carta. Você não precisa de muitas palavras, um simples "recebido" ou "recebido" será suficiente. Isso será um sinal de que você recebeu as informações na íntegra e no volume devido e que o remetente não é mais obrigado a enviar-lhe outra coisa sobre o mesmo assunto.

Se você não tiver confirmado o recebimento, o remetente permanecerá completamente alheio ao recebimento da carta. Talvez tenha se perdido nas profundezas de sua caixa? Se esta for uma informação importante, a dúvida e a ansiedade forçarão o remetente a escrever outra carta para você com um pedido de confirmação do recebimento da primeira carta, ou para perguntar a outra pessoa sobre sua presença no local de trabalho. Pessoas extras estão envolvidas, cartas extras são enviadas e recebidas.

7. Mantenha as emoções longe do correio

O e-mail pode ser uma ferramenta útil se usado corretamente. Ele também pode se tornar uma força destrutiva se usado incorretamente. O exemplo mais comum é o uso de correio para discutir questões controversas, conflitantes e sensíveis.

Nunca deixa de me surpreender como as pessoas usam palavras e expressões em correspondência que nunca diriam na frente do mesmo público.

Se de repente você se encontrar em tal correspondência, faça uma coisa simples - pare. Você pode resolver uma disputa ou conflito pegando no telefone e ligando para o destinatário ou conversando pessoalmente com ele. Coisas delicadas não devem ser tratadas na correspondência textual. O texto não transmite a componente emocional, a entonação e outras coisas importantes que podem ser decisivas para uma solução construtiva do problema.

(via Jeff Weiner)