Um sistema simples para organizar a vida moderna complexa

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Hoje queremos falar sobre um sistema que o ajudará a estruturar todos os seus projetos de trabalho, tarefas e assuntos. Com a ajuda dele, você aprenderá como definir metas corretamente e desenvolver planos para alcançá-las.

No mundo moderno, uma pessoa precisa ser multitarefa. Projetos, reuniões, negócios, tarefas cujo prazo se aproxima inexoravelmente … Muitas vezes é difícil para nós organizar a nossa vida de tal forma que tenhamos tempo para lidar com as questões do trabalho.

Hoje queremos apresentar a você um sistema que o ajudará a organizar todos os seus objetivos, assuntos e tarefas. Este sistema foi desenvolvido por Chris Winfield, um empresário da cidade de Nova York.

A vida é difícil.

Gostamos de trabalhar mais de 40 horas por semana, temos orgulho disso e adoramos dizer a todos como estamos ocupados, porque isso nos faz sentir importantes e insubstituíveis. Bem, ou não, nós apenas pensamos que deveria ser assim.

Então foi comigo. Até que decidi mudar tudo.

Não podia continuar assim, tive que recomeçar e mudar tudo. Queria viver a vida ao máximo e não queria perder um só momento.

Mas havia um problema. Eu não sabia como fazer isso. Eu estava perdendo muito tempo e trabalhando ineficazmente. Então, comecei a procurar maneiras que pudessem me ajudar a resolver o problema.

Li muitos livros e blogs sobre produtividade e acabei criando um sistema de quatro partes.

Este sistema simples, que será discutido mais tarde, me ajudou a melhorar minha produtividade, com sua ajuda eu fui capaz de organizar dias, semanas, meses e até mesmo horas. Graças a ela, posso fazer mais em menos tempo.

Gostaria muito de dizer que cheguei fácil e rapidamente a este sistema, mas não é assim: passei centenas de horas experimentando, tive que passar por muitos fracassos, erros e decepções.

Hoje consigo fazer mais em 17 horas do que nas últimas 40 horas. Nem mesmo isso. Consigo realizar mais em uma semana do que nos últimos meses.

Consigo trabalhar simultaneamente com vários projetos, clientes, empresas e ao mesmo tempo manter o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal.

Eu trabalho, fico com minha família, ando, me comunico com as pessoas, ensino aos outros o que eu mesma sei e faço muito mais. Todos os dias. E tudo isto só se deve ao facto de ter desenvolvido um sistema à minha medida, ao qual aderi constantemente. Este sistema é bastante simples, mas você nunca deve se esquecer de que:

Nem sempre significa fácil.

Uma das principais coisas que percebi é que se você reservar um tempo para planejar seu dia e tiver uma ideia clara do que deseja alcançar (criar uma determinada imagem de seus dias), tudo será mais fácil. Você trabalhará menos e terá mais sucesso, porque trabalhará com paixão, verá um objetivo à sua frente.

Meu sistema tem quatro elementos principais:

1. Sonhe e estabeleça metas. O que você realmente quer da vida? Quais são seus sonhos, objetivos, ambições? Se você não souber as respostas a essas perguntas, os demais componentes desta lista não farão nenhum bem.
2. Descarregue seu cérebro. Transfira os pensamentos de sua cabeça para o papel. Você não precisa pensar em detalhes irrelevantes se realmente quiser ser produtivo.
3. Faça mapas mentais. Eles o ajudarão a encontrar brechas para seus objetivos principais. Em outras palavras, você entenderá como obter ou obter rapidamente o que deseja.
4. Gerencie seu tempo e divida tarefas complexas em seus elementos constituintes. Isso o ajudará a atingir seus objetivos principais no menor tempo possível.

Ninguém jamais contestará o fato óbvio de que todas as pessoas têm 24 horas por dia. Pessoas de sucesso têm duas qualidades:

• Eles sabem exatamente o que querem.
• Eles se esforçam para conseguir o que desejam.

Você está pronto para assumir o risco e se esforçar para ter sucesso? Então continue a ler.

1. Sonho. Estabeleça metas. Tome uma atitude

Comece imaginando o objetivo final.

Stephen Covey

O primeiro passo é formar um quadro geral de sua vida. Você deve entender o que deseja alcançar, que tipo de pessoa deseja ser, em outras palavras, pense em como deveria ser sua vida ideal.

Quando fiz isso pela primeira vez, queria mudar muito na minha vida. Talvez, como eu então, te pareça que muitas coisas não podem ser mudadas, mas não se desespere e não desista, porque esse sentimento é completamente normal.

Seguindo o conselho de Mark Allen, reservei uma página para cada um de meus objetivos. Essa limitação de espaço é necessária para que você tenha a oportunidade de pintar cada meta em detalhes, dividi-la em elementos básicos, criar um plano detalhado para atingir essa meta, mas a especificação da meta deve ser sem água.

Há algo importante a lembrar: você não está mantendo seu plano com sangue, seus objetivos podem mudar a qualquer momento. Não podemos dizer com certeza o que nos acontecerá em uma hora, e ainda mais ninguém pode dizer que seus objetivos e planos de vida não mudarão no próximo mês ou no próximo ano.

Mas esse planejamento é vantajoso porque você tem uma ideia clara do que deseja alcançar, que tipo de pessoa sonha em ser.

Além disso, não se preocupe se não conseguiu traçar um plano de conquistas para cada meta. Tudo bem, o principal é que você tem uma meta e, quando chegar a hora, você encontrará maneiras de ajudá-lo a alcançá-la.

2. Descarregue seu cérebro

Que sua mente esteja sempre brilhante e clara, como o vasto céu, o grande oceano e o pico mais alto da montanha.

Morihei Ueshiba

Nossa memória é, em muitos aspectos, uma ferramenta de sobrevivência. Nós nos lembramos mais facilmente das coisas que são importantes e necessárias para nós. A memória é uma coisa incrível: em uma situação de força maior, por exemplo, podemos lembrar as lições da escola sobre segurança de vida e dar os primeiros socorros a uma pessoa.

Você tem centenas de pensamentos em sua mente, pequenos detalhes, detalhes desnecessários. Por exemplo, você tenta se lembrar de todas as nuances, até os menores detalhes do projeto que está fazendo. Embora essa percepção seja respeitável, muitas vezes também é ansiosa e estressante. Conclusão: livre-se desse lixo, descarregue seu cérebro.

Não guarde todos esses detalhes em sua cabeça - anote-os em seu diário, deixe tudo estar contido no disco rígido do seu computador ou em qualquer outro lugar. Isso permitirá que você se concentre melhor no que é importante no momento, sem se esquecer dos assuntos atuais.

Organize, divida e conquiste

Agora que você se salvou de um grande número de pensamentos desnecessários ou não tão importantes, é hora de começar a organizar seus negócios. Olhe para o seu próprio plano. Talvez você não tenha sido preguiçoso e tenha feito planos não apenas para as próximas semanas e meses, mas também para os anos inteiros.

Você tem que estruturar tudo o que precisa fazer. Tente planejar todos os seus projetos, tarefas e outros assuntos de forma que não interfiram uns com os outros: reserve um tempo para cada tarefa, não persiga dois coelhos com uma cajadada, mas divida e conquiste.

Não se preocupe se você não tiver um plano concreto para realizar tudo o que planejou. O principal é que você tem objetivos, e seu subconsciente o ajudará no resto.

Nesse caso, seu subconsciente pode ser comparado a um navegador GPS. Você define seu destino e descobre como chegar lá.

3. Crie um mapa mental

Tudo que você precisa é um plano, um roteiro e coragem para chegar ao seu destino.

Earl Nightingale

Um mapa mental é um diagrama que ajuda você a visualizar e organizar informações. Mapas mentais podem ser usados para quase tudo, desde tomar notas até desenvolver uma estratégia séria. Eles o ajudarão a decompor um objeto complexo em suas partes componentes.

Com a ajuda de um mapa mental, você pode construir uma hierarquia de projetos, resultados e tarefas. Use o tamanho e a cor da fonte para destacar o que é importante ou urgente. Você também pode incluir links para recursos ou documentos importantes da Internet em seu computador.

Este mapa o ajudará a ver rapidamente qual projeto está consumindo mais tempo de você ou exigindo mais atenção (tarefas e prazos destacados em vermelho gritarão sua urgência e importância).

Ao revisar seu mapa mental semanalmente, você perceberá quais projetos estão próximos da conclusão e isso o motivará a seguir em frente. Exclua projetos concluídos e preencha-os com novos.

4. Gerencie seu tempo e divida as tarefas difíceis em elementos básicos

Decida hoje que você se tornará um especialista em gerenciar seu tempo e seu próprio desempenho.

Brian Tracy

Agora que você tem um plano, precisa ter certeza de que pode lidar com todas as tarefas antecipadamente no prazo. Existem várias técnicas e sistemas projetados para ajudá-lo com isso. Por exemplo:

• Kanban é um sistema que o ajudará a lidar com as tarefas de forma eficiente. Existe uma ferramenta online útil, KanbanFlow, que é projetada não apenas para o trabalho individual, mas também para o trabalho em equipe.
• A conhecida técnica de eficácia pessoal GTD que o ajudará a realizar as coisas até o fim.

Não se esqueça do hoje

Mapas mentais, GTD, Kanban são todos ótimos e indiscutivelmente necessários para que você alcance seus objetivos. Mas não se esqueça de que isso é planejamento estratégico. Às vezes, você precisa de um plano simples e prático para o dia. Não para amanhã. Não por um mês ou um ano. Para hoje.

Um sonho se torna uma meta quando uma ação é realizada para alcançá-lo.

Bo Bennet

Existe uma técnica Pomodoro que pode ajudá-lo a planejar seu tempo com eficiência. Você pode descobrir mais sobre isso aqui.

Sempre alcançando seus objetivos, concluindo tarefas no prazo, obtendo sucesso - é isso que todos devem se esforçar. Mas nunca se esqueça da sétima habilidade de Stephen Covey - afiar a serra.

Imagine um homem que está serrando uma árvore há cinco horas, mas quando você lhe diz para parar alguns minutos para afiar a serra, ele responde: “Não tenho tempo de afiar a serra! Eu preciso cortar!"

Lembre-se de dedicar tempo à sua saúde, à sua família e aos seus amigos, e sempre tente descansar quando sentir que precisa.