7 coisas que mais distraem no escritório e como lidar com elas

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Aumentamos nossa produtividade e aprendemos a usar o tempo de maneira eficiente no trabalho.

É triste, mas é verdade: em média, as pessoas procrastinam 4 horas por dia. Sentados no trabalho, na verdade, usamos o Infográfico: Quanto do seu dia de trabalho você realmente gasta trabalhando? apenas 60% (ou até menos) do tempo para concluir tarefas importantes, e o resto está fazendo coisas sem sentido.

Em 2008, o Dr. John Taylor cunhou o termo "cronófago" (isto é, "comedor de tempo"). E para controlar seu fluxo de trabalho, você precisa conhecer o inimigo de vista.

Distrações no escritório

1. Email

O trabalhador de escritório médio recebe 88 e-mails por dia e verifica A maneira como você verifica o e-mail está tornando você menos produtivo cerca de 15 vezes durante esse período. Verificar uma conta de e-mail é um tipo de ritual com o qual a maioria das pessoas começa o trabalho todas as manhãs.

Mas, na realidade, isso é pura procrastinação. À medida que desenterramos os depósitos de cartas, sentimos que estamos fazendo algo útil, mas a verdade é que isso apenas nos distrai das tarefas realmente importantes.

2. Redes sociais

Todos nós precisamos de internet em nosso escritório para trabalhar. No entanto, os funcionários adoram The State of Workplace Distractions para usar a Web para uso pessoal também. Por exemplo, para sair em redes sociais.

28% dos empregadores entrevistados pela CNBC.com disseram que demitiram seus funcionários por abusar das mídias sociais e compras online durante o horário de trabalho. Portanto, o entretenimento online não apenas distrai sua atenção, mas também pode fazer com que você perca o emprego.

3. Pausas para café

Gosta de tomar um café com os colegas a meio da jornada de trabalho? Eu aposto que você faz. Os intervalos para o café podem ajudá-lo a se conectar com as pessoas ao seu redor e, geralmente, são simplesmente agradáveis.

O trabalhador médio gasta. Uma pausa para o chá no trabalho é boa para a produtividade? 24 minutos por dia para fazer e beber chá ou café. Acrescente a isso as conversas obrigatórias com outros funcionários, sem as quais nenhum chá está completo. Uma terrível perda de tempo.

4. Reuniões e reuniões

Trabalhando em um escritório, você certamente comparecerá constantemente a todos os tipos de reuniões e negociações e participará de inúmeras discussões. Embora essas intervenções sejam necessárias, muitas vezes são assustadoramente ineficazes.

Você perde muito tempo no trabalho provou que as pessoas gastam cerca de 31 horas por mês em reuniões e reuniões. Imagine o quanto você pode ser útil durante esse tempo.

5. Colegas

O trabalho remoto tem suas desvantagens, mas aqui está uma vantagem definitiva - silêncio e solidão. No escritório, você está privado desse luxo. Os colegas de trabalho ao seu redor são uma das maiores distrações, especialmente porque você não pode influenciá-los.

Seus colegas de trabalho podem ser irritantes com suas conversas intermináveis, música alta, bate-papo ao telefone ou hábitos desagradáveis como mastigar suprimentos de escritório. Eles também gostam de distraí-lo no meio do trabalho. De que tipo de estado de fluxo podemos falar aqui?

6. Ruído

Os níveis de ruído ambiental afetam significativamente nossa produtividade. E o escritório está cheio de suas fontes: equipamentos que emitem sinais altos, sons da rua nas janelas e colegas falantes. O ruído no local de trabalho pode aumentar os níveis de estresse e causar ansiedade, de acordo com o Instituto Nacional de Segurança e Saúde Ocupacional dos Estados Unidos.

7. Fome

A nutrição afeta não apenas sua saúde física, mas também mental. Portanto, você não deve passar fome no local de trabalho. Você pode pensar que fazer uma pausa para o almoço é uma perda de tempo valioso, mas não é. A fome afeta negativamente sua capacidade de foco e concentração, o que diminui sua produtividade.

Maneiras de lidar com eles

1. Organize seu local de trabalho

A desordem da área de trabalho pode causar estresse e prejudicar sua produtividade. Portanto, tente se fornecer condições de trabalho aceitáveis.

Os funcionários de escritório criam um grande número de arquivos todos os dias: notas, relatórios, apresentações - é fácil se perder em todo esse caos. Organize tudo em um sistema: gaste um pouco de tempo organizando os dados, mas então você será guiado por eles instantaneamente. O guru da produtividade David Allen, por exemplo, recomenda seu sistema GTD para limpar a papelada. Mas você pode desenvolver o seu próprio - o principal é que seja conveniente para você.

2. Cuide da insonorização

Funcionários discutindo assuntos importantes ao telefone podem ser muito perturbadores para os colegas, mesmo que eles falem muito baixo. Portanto, se você possui seu próprio escritório, forneça um isolamento acústico aceitável no local de trabalho, e a eficiência de seus subordinados aumentará significativamente. Você também pode criar um local isolado especial na sala para falar ao telefone.

Se você for um funcionário comum, compre fones de ouvido ou tampões de ouvido para se proteger pelo menos um pouco do barulho ao seu redor. E poupe os seus colegas: saia do escritório quando atender chamadas.

3. Verifique seu e-mail com menos frequência

Verifique seu e-mail duas ou três vezes por dia, nunca mais. Configure notificações pop-up para que não o distraiam enquanto você trabalha. Os pesquisadores descobriram que a verificação de e-mail com menos frequência reduz o estresse de que aqueles que checam seu e-mail com menos frequência ficam menos estressados.

4. Conduzir videoconferência

Embora 23% das 7 estatísticas malucas sobre a produtividade do escritório pesquisadas pelo recurso CareerBuilder de funcionários de escritório considerem as conferências uma perda de tempo, ainda é impossível fazer sem uma discussão conjunta sobre os momentos de trabalho. Para manter contato com os colegas sem se distrair, faça uma videoconferência. Isso é muito melhor do que a assembleia geral de algum escritório, onde mais você tem que ir, deixar tudo e esperar o resto.

No estudo do Highfive O QUE REALMENTE ACONTECE DURANTE AS SUAS CHAMADAS DE CONFERÊNCIA (INFOGRÁFICO), 94% dos entrevistados disseram que substituir as reuniões tradicionais pela videoconferência os ajuda a aumentar a produtividade. Durante essas reuniões, as pessoas ficam menos entediadas e ficam mais focadas, e esse formato de comunicação leva muito menos tempo. Você não precisa sair do seu lugar para se encontrar com os colegas e, ao mesmo tempo, pode continuar a trabalhar.

5. Acompanhe onde você está gastando seu tempo

Muitas vezes, quando assumimos uma tarefa específica de escritório, gastamos mais recursos do que ele merece. Use aplicativos de controle de tempo para ser mais produtivo. Isso vai dizer quando você está fazendo coisas sem sentido e quando está fazendo coisas úteis. Existem muitas ferramentas gratuitas para ajudá-lo a controlar isso.

6. Faça uma pausa a cada 25 minutos

Você não deve trabalhar para se vestir: não é lucrativo a longo prazo. O excesso de trabalho reduz seu estado de alerta e capacidade de concentração. Faça pausas para descansar do trabalho, mas as pausas são controladas - caso contrário, você corre o risco de perder um tempo valioso.

Use a técnica Pomodoro para decidir quando fazer uma pausa. Este método recomenda fazer um intervalo de cinco minutos a cada 25 minutos de trabalho extenuante. Dessa forma, você poderá usar seu tempo de forma eficiente e fazer mais. Você pode usar o cronômetro para ajudá-lo a lembrar quando descansar e quando trabalhar.