Como delegar tarefas de trabalho adequadamente

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Ordens categóricas, desatenção aos interesses dos funcionários e falta de gratidão não são a abordagem mais eficaz para a distribuição de tarefas na equipe.

Um bom líder não é aquele que coloca tudo sobre seus próprios ombros, mas aquele que é capaz de montar uma equipe forte e eficaz e distribuir com competência responsabilidades, inclusive as não planejadas.

A delegação, ou seja, delegar tarefas de um funcionário para outro, ajuda a aumentar o nível de engajamento da equipe, e os gestores que conseguem, em média, trazem para suas empresas 33% mais receita do que outras.

Mas apenas dizer “faça isso” está errado. Um tom de pedido, uma tarefa mal programada, uma falta de explicação - tudo isso pode causar rejeição e, por isso, acabar não no melhor resultado.

A especialista da Harvard Business School Lauren Landry falou sobre as regras que ajudarão a delegar com eficácia e melhorar o desempenho.

1. Avalie as capacidades dos funcionários

Existem tarefas que não podem ser delegadas. Por exemplo, eles são parte integrante de suas responsabilidades. Ou outro funcionário não possui o conhecimento e as qualificações para realizar tais tarefas. Ou, ao contrário, eles são muito mais simples do que os que ele costuma fazer. Por exemplo, pedir a um gerente de vendas ou auditor para encontrar um mestre para consertar uma máquina de café de escritório seria, para dizer o mínimo, impróprio.

Em geral, antes de confiar algo a alguém, você deve se perguntar:

• Uma pessoa vai lidar com essa tarefa? Ele tem tempo suficiente ou vai interferir em suas outras responsabilidades?
• O funcionário terá conhecimento e habilidades suficientes? Ou você tem que atualizá-lo por tanto tempo que seja mais fácil fazer você mesmo ou encontrar outro especialista? Digamos que você precise fazer um relatório sobre o trabalho da equipe em um projeto, mas o colega a quem você quer confiar nunca o fez, o que significa que o negócio vai andar devagar, com um rangido, e você pode tem que refazer tudo.
• Essa tarefa ajudará o funcionário a melhorar algumas habilidades, ganhar experiência? Isso é opcional, mas seria bom.
• Existe um funcionário que pode lidar melhor com isso?

2. Tente acomodar os interesses e necessidades de todos

Por exemplo, você precisa organizar a formação de equipes para toda a equipe, mas não há um funcionário especial para isso. Mas existe uma pessoa que é forte em comunicação e gostaria de ganhar experiência em organização de eventos, treinamento e gestão de pessoas. Você pode oferecer esta tarefa a ele.

Ou a empresa fica temporariamente sem um especialista em SMM, mas há alguém que é bem versado em algoritmos de redes sociais e não se importaria em tentar a sorte no marketing.

Claro, isso nem sempre é possível. Existem tarefas chatas que ninguém gosta. Mesmo assim, não será supérfluo avaliar criticamente a equipe e pensar em quem a nova atribuição poderia se beneficiar.

3. Defina a tarefa corretamente

Ao falar com um funcionário, explique por que você deseja confiar a tarefa a ele, como ela pode ser útil para a empresa e para ele pessoalmente. Certifique-se de elogiar e listar seus pontos fortes que influenciaram sua escolha. Seja educado.

Conte-nos sobre a tarefa em detalhes. Tenha um objetivo e um cronograma claros. Forneça todos os documentos necessários e outras informações. Vai ser muito bom se todos os materiais necessários forem claros e estruturados, para que o funcionário não tenha que ficar muitas horas tentando descobrir o que é.

4. Fornece comunicação normal e uma atmosfera confortável

Deixe a pessoa saber que você está sempre disponível para ajudar, sugerir, tirar dúvidas. Avise que se por algum motivo ele não cumprir ou perder o prazo, ele poderá falar com você, e juntos vocês vão pensar em algo.

Pergunte o que ele precisa para completar a tarefa. Você pode precisar fornecer-lhe informações adicionais ou, por exemplo, liberá-lo dos assuntos atuais.

É importante permanecer amigável, para que o funcionário não hesite em entrar em contato com você se algo der errado.

5. Fique do lado seguro

Ao concluir uma tarefa sozinho, você tem controle total da situação. Se outra pessoa assumir o cargo, pode haver um milhão de problemas que podem resultar em resultados insatisfatórios ou prazos perdidos.

Pense com antecedência no que você fará no caso de um desenvolvimento desfavorável dos acontecimentos. Esteja preparado para assumir a tarefa sozinho ou rapidamente terceirizá-la para outra pessoa.

Procure tratar essas situações não como um fracasso, mas como uma experiência que o ajudará a entender melhor sua equipe, suas capacidades e o nível de organização.

6. Seja paciente

Sim, existem coisas que são mais rápidas de fazer sozinho do que confiar em alguém e depois gastar tempo respondendo perguntas e monitorando o resultado.

É importante lembrar que você não é uma orquestra humana, e para um trabalho eficaz você precisa desenvolver sua equipe, dar aos funcionários a oportunidade de fazer algo novo, se tornarem mais competentes, aprender, inclusive com seus erros.

Isso significa que você deve ser paciente se alguém fizer muitas perguntas ou resolver uma tarefa mais lentamente do que você esperava.

7. Dê e peça feedback

Quando a tarefa estiver concluída, certifique-se de dizer ao funcionário como você avalia seu trabalho: o que você gostou e o que está pronto para elogiá-lo, quais pontos podem ser melhorados, o que deve ser feito e o que procurar no futuro.

Esteja correto. Não xingue, não levante a voz, não desvalorize ou critique sem motivo. Certifique-se de começar com um elogio e, em seguida, fale suavemente sobre o que precisa ser trabalhado.

Se a tarefa para a pessoa era nova e difícil, pergunte como ela trabalhou nela. O que foi fácil e o que não foi, o que foi interessante e o que não gostou, como ele avalia o resultado, o que gostaria de melhorar e como pretende fazer.

8. Não se esqueça de dizer obrigado

E não apenas um a um, mas também publicamente, especialmente se a tarefa não fosse fácil. Elogie a pessoa na frente de toda a equipe, dê-lhe um dia de folga a mais, marque como o melhor funcionário, se a empresa praticar isso.

Além disso, você não deve se apropriar dos frutos do trabalho de outra pessoa. Ao invés de dizer “Eu organizei a construção da equipe” ou “Eu preparei o relatório”, é melhor enfatizar que vocês prepararam tudo juntos e seu colega ajudou muito. As pessoas apreciam ser reconhecidas por seus méritos, tornando-as mais envolvidas e leais à empresa.