Como limpar o Google Docs

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Nós reunimos infindáveis "Novas pastas" e eliminamos documentos com nomes incompreensíveis.

Se você trabalha muito com o Google Docs, ou Google Docs, provavelmente enfrentou o problema de que há muitos arquivos e a página principal do serviço se transforma em um sótão desordenado. Lifehacker conta como você pode criar ordem a partir do caos.

Use ferramentas de classificação integradas

O Google Docs possui várias ferramentas de classificação integradas para ajudá-lo a encontrar rapidamente os arquivos que deseja. Para fazer isso, basta selecionar a opção apropriada clicando em um dos símbolos na parte superior direita da tela principal.

1. Por formato de exibição

O serviço permite que você personalize a forma preferida de exibição de arquivos: uma lista ou uma grade. Para fazer isso, basta clicar no ícone correspondente.

2. Por data ou título

Você pode classificar os documentos de forma conveniente pela data em que foram visualizados, pela data das alterações feitas por você ou por todos os usuários e também pelo título.

3. Por proprietário

O Google Docs permite que vários usuários trabalhem em documentos ao mesmo tempo, razão pela qual este serviço é tão conveniente. Se você não está apenas criando documentos, mas também trabalhando com estranhos ou coletivamente, a classificação pelo proprietário (criador) do documento irá ajudá-lo. Para utilizá-lo, basta clicar no item apropriado na tela principal e selecionar a opção apropriada.

4. Sempre que possível, acesso

Para visualizar todos os arquivos criados por outros usuários e disponíveis para você, clique no ícone da pasta no canto superior direito da tela principal e selecione "Disponível".

Organize-se no Google Drive

Todos os arquivos do Google Docs (bem como Planilhas e Apresentações) estão disponíveis no Google Drive. Portanto, em grande medida, a ordem no disco é uma condição para a ordem nos documentos. Veja o que você pode fazer para lidar com o caos.

1. Classifique os documentos em pastas

Você pode criar pastas facilmente no Google Drive. Para fazer isso, você precisa clicar no botão grande "Criar" e selecionar o item "Pasta".

Dê a seus arquivos e pastas nomes claros e específicos. Dos nomes "Nova pasta", "Sem título", "1" ou "lvpdlvarp" não está claro o que está dentro. Além disso, esses arquivos e pastas serão mais difíceis de encontrar entre muitos outros. Os títulos "Relatórios de setembro", "Lista de contatos do cliente às 15.10" ou "Artigo sobre biotecnologia" o ajudarão a manter seus registros mais eficientes.

Você pode transferir arquivos para uma pasta clicando com o botão direito sobre eles e selecionando o item apropriado.

O menu de pastas pode ser aberto na tela inicial do Google Docs.

2. Use diferentes cores e rótulos de pasta para arquivos importantes

Por padrão, todas as pastas no Google Drive são cinza, mas você pode clicar com o botão direito do mouse nelas e selecionar uma das 24 cores no menu suspenso.

Você também pode marcar os arquivos necessários no disco. Isso é feito clicando com o botão direito e selecionando "Adicionar aos marcados".

Você pode ver os arquivos marcados diretamente em "Documentos".

3. Exclua desnecessários

Com o uso intensivo dos serviços do Google, eles acumulam uma grande quantidade de documentos desnecessários e desatualizados. Você pode excluí-los em “Documentos” e “Disco” clicando com o botão direito do mouse no documento necessário e selecionando “Excluir”.

Se você acidentalmente excluiu um documento (o Google Docs não pede a confirmação de uma ação ao excluí-lo), você pode clicar no botão pop-up "Cancelar".

E se você o deletou, mas depois de alguns dias mudou de ideia, vá até a "Lixeira", clique com o botão direito no arquivo desejado e selecione "Restaurar".

Os arquivos na lixeira são armazenados por 30 dias, após os quais são excluídos automaticamente.

4. Use Filewatch para se livrar de coisas desnecessárias

O Filewatch pode ajudá-lo a encontrar arquivos aos quais você ainda tem acesso de, digamos, seu antigo local de trabalho: ele mostra com quais pessoas você compartilha documentos e permite que você se separe delas. O serviço também é capaz de localizar arquivos que se tornaram disponíveis para muitos usuários (por exemplo, vazaram para a rede) para que você possa alterar as configurações de acesso.

O Filewatch está incluído na biblioteca do Google Workspace Marketplace, o que significa que é certificado pelo Google, para que seus dados confidenciais não caiam nas mãos erradas. O serviço é gratuito.

• Baixe da Biblioteca do Google →
• Baixe do site Filewatch →