7 regras de comunicação empresarial em mensageiros

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Como se comportar em chats, para não perder prestígio na frente do cliente e não culpar os colegas.

1. Não use o messenger como o único canal de comunicação

O bate-papo é para eficiência. É conveniente esclarecer rapidamente os pontos de trabalho que não podem esperar. No entanto, você não deve traduzir toda a correspondência de trabalho para o mensageiro: as mensagens principais se perdem nele (e às vezes são excluídas) e as pessoas que não são responsáveis pela tomada de decisões costumam ser envolvidas na discussão do assunto. Isso só complica a comunicação.

2. Não tome decisões sérias na correspondência

Apesar do uso generalizado de mensageiros instantâneos em empresas pequenas e internacionais, a etiqueta empresarial ainda não classifica este canal como oficial. Assim, em caso de situação contestável, a verdade caberá a quem obteve o acordo por e-mail.

Use seu e-mail de trabalho para registrar acordos alcançados no WhatsApp ou Telegram e coordenar ações futuras.

Outro argumento a favor desta recomendação é que os documentos são armazenados no correio de forma mais confiável, se necessário, você encontrará rapidamente as informações de que precisa. Considerando que você pode ser excluído do chat e o próprio messenger pode ser bloqueado amanhã.

3. Escreva brevemente e direto ao ponto

Os usuários do Messenger não gostam de mensagens longas que precisam rolar indefinidamente.

Formule seus pensamentos de forma clara e inequívoca e siga a regra "um pensamento, uma mensagem". Seja lacônico, não se expresse figurativamente e evite palavras parasitas. Isso obstrui a correspondência. Em vez de demorar muito para descrever algo, envie um exemplo - um link ou uma imagem. Assim, seu interlocutor entenderá imediatamente do que se trata o discurso.

4. Siga o estilo de suas postagens

A correspondência de trabalho no mensageiro não implica uma comunicação informal que você possa pagar com seu melhor amigo ou mãe. Depois de criar um chat ou diálogo, você não deve enviar um monte de emoticons e usar palavras que podem não ser conhecidas de seus interlocutores (por exemplo, o mais rápido possível ou "encaminhar").

Para facilitar a passagem da comunicação pessoal para a profissional, distribua a correspondência entre os mensageiros. Assim, o Telegram pode ser usado para comunicação de trabalho e o WhatsApp - para comunicação pessoal.

5. Tenha cuidado com os emoticons

Os emoticons na correspondência comercial há muito são objeto de acalorados debates. Mas se falamos de regras gerais, tudo é muito simples aqui.

Se você acabou de conhecer uma pessoa e não a viu pessoalmente, não envie emoticons: ela pode não gostar e sua comunicação posterior não funcionará da melhor maneira.

Quando você está enviando mensagens de texto para um colega ou cliente que conhece há muito tempo e entende como eles reagem às mensagens, os emoticons são adequados. No entanto, aqui ainda é melhor fazer com o conjunto padrão, e é melhor deixar adesivos com Yegor Letov e caricaturas de políticos famosos para amigos.

6. Não tenha medo de usar o ponto de interrogação com frequência

A principal tarefa da correspondência no messenger é obter respostas rápidas às perguntas atuais. Ao mesmo tempo, muitas vezes descrevem em detalhes a essência do problema, mas não explicam o que desejam obter dos colegas ou do cliente.

Faça perguntas, use pontos de interrogação. Isso chamará a atenção da outra pessoa para a mensagem e a incentivará a responder o mais rápido possível.

7. Verifique T9

A correção automática evita erros graves de grafia, mas às vezes funciona contra você. Se você enviar “proctologista” em vez da palavra “productologista”, os destinatários não entenderão imediatamente o significado. E aqueles que não são muito bem-humorados ficarão ofendidos em tudo.

Use versões de desktop de mensageiros sempre que possível. Antes de enviar a mensagem, você pode verificar rapidamente os erros e corrigi-los, se necessário.