Como planejar seu tempo no Notion usando GTD

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Reúna todos os seus assuntos em uma mesa prática para fácil controle.

O que é GTD

O hacker de vida publicou repetidamente artigos sobre a técnica GTD - Getting Things Done. Foi inventado e descrito em detalhes em seu livro pelo treinador de negócios David Allen. Resumidamente, as regras básicas deste sistema podem ser descritas da seguinte forma:

1. Capture todas as informações … Anote todas as idéias, tarefas e ações. Se há algo que você não pode fazer agora, deixe uma marca sem depender da memória. Tudo o que você grava é armazenado na chamada Caixa de Entrada.
2. Manter a ordem. À medida que a pasta "Tarefas recebidas" vai sendo preenchida, você precisa organizar seu conteúdo, classificar as tarefas em categorias e criar explicações e notas para não se esquecer de nada.
3. Prioritizar … Cada tarefa deve ter uma data de vencimento e um grau de importância para que você saiba o que fazer primeiro e o que pode esperar.
4. Mantenha tudo à mão … GTD não tem lugar para o princípio de "escrever mais tarde". Suas listas de tarefas e notas devem estar sempre à sua vista: em seu computador, smartphone, tablet e outros dispositivos. Dessa forma, se uma ideia interessante vier à mente ou você pensar em algum caso não registrado, pode anotar imediatamente. Quando o prazo para uma tarefa se aproximar, você receberá um lembrete, glória às notificações onipresentes.

Você pode ler mais sobre o GDT em nosso guia.

A técnica é boa por sua versatilidade. Seu criador, David Allen, é um tanto antiquado: por "Caixa de entrada" ele se refere a uma pasta de papel real. Ele até imprimiu e-mails e os colocou em conjuntos de arquivos.

Mas com o mesmo sucesso GTD pode ser aplicado a arquivos e pastas do computador, usando este sistema em conjunto com algum serviço. Por exemplo, você pode usar esta técnica para classificar seus e-mails do Gmail, escrever tarefas para "" ou assumir o controle total de sua vida com. Finalmente, muitos gerenciadores de tarefas como o mesmo Wunderlist são aprimorados sob a filosofia GTD.

E, claro, você pode usar a técnica em um programa tão maravilhoso e versátil como o Notion.

É um híbrido de Google Docs, Evernote, Trello e uma dúzia de outros aplicativos. A noção pode fazer quase tudo que você precisa para trabalhar. Notas, planilhas, bases de conhecimento, listas de tarefas, quadros kanban, documentos - o programa tem tudo. É um pecado não usá-lo para organizar seus negócios no estilo GTD.

E Maria Aldrey, uma consultora de negócios que ajuda líderes empresariais a organizar seu trabalho, criou seu próprio sistema baseado em GTD para o Notion. Ela compartilhou esses desenvolvimentos em seu blog.

Como usar GTD no Notion

Não sou muito bem organizado. Então, quando descobri sobre o GTD de David Allen, minha vida mudou literalmente. Agora, este é um tipo de religião para mim. Aos poucos, construí meu próprio sistema, o que me permite acompanhar tudo, trabalhando no meu ritmo habitual.

Eu uso uma prática que chamo de Planejamento Semanal. Eu reservei uma hora todos os domingos (ou segundas-feiras) para planejar a semana que vem. Esse hábito me ajuda a resolver problemas complexos, dividindo-os em outros menores e mais gerenciáveis. Assim, faço mais, menos cansaço e me concentro mais facilmente no trabalho.

Para mim, o conceito é como um jogo. Leva tempo para configurar o sistema. Mas quando ela está pronta, completar tarefas torna-se divertido, simples e rápido.

Todas as semanas, clico em um botão do Notion e uma planilha em branco aparece na minha frente. Há um vazio aqui, que você pode pegar e usar.

Aqui está o processo passo a passo que uso para agendar minhas tarefas com o Notion.

1. Colete suas ideias

Reserve 10 minutos para listar e anotar todas as suas idéias nesta coluna. Eles se transformarão em tarefas que você terá que concluir na próxima semana.

1. Liste todos os seus projetos que ainda não foram concluídos.
2. Verifique suas tarefas nos três meses anteriores para encontrar as pendentes.
3. Dê uma olhada no seu calendário: talvez haja algo planejado lá também.
4. Verifique seu caderno de papel, se disponível. Talvez haja também algumas ideias que precisam ser transferidas para o conceito.
5. Pense se há alguma outra tarefa que você precise fazer ou pessoas com quem trabalhar.

Reúna todas essas idéias e liste-as na primeira coluna. Este é o seu plano para os próximos sete dias.

2. Atribua as ações apropriadas

Uma ideia não é ruim, mas sem ação ativa, ela permanecerá uma ideia. Pergunte a si mesmo: "O que devo fazer para levar esta tarefa até o fim?"

Por exemplo:

• Continue enchendo o site de conteúdo → Escreva um rascunho da seção "Sobre mim".
• Crie um calendário de publicação de conteúdo → Desenhe um mapa de memória para postagens e atribua datas.
• Faça um vídeo para um blog → Escreva um roteiro de vídeo.
• Conheça o Chris → Envie-lhe um email com a data e local da reunião.

Lembre-se, se mais de uma ação for necessária para concluir uma tarefa, você deve decidir o que fazer primeiro.

3. Defina a urgência

Em seguida, você deve definir a urgência de cada tarefa. Isso é necessário para focar nas coisas realmente importantes, e não apenas para fazer um monte de trabalho.

Para entender o que fazer primeiro, classifico minhas ideias em quatro categorias:

• Tarefas importantes - coisas que nos aproximam de atingir nossos objetivos.
• Tarefas urgentes - ações que requerem atenção imediata.
• Não ia doer - esta categoria inclui assuntos que podem não ser urgentes e não importantes, mas sua implementação facilitaria sua vida nos próximos sete dias.
• Pode esperar - essas são tarefas que podem ser reprogramadas para outra semana.

4. Determine o nível de concentração

Infelizmente, todos nós temos uma quantidade limitada de atenção, tempo e energia. Cada tarefa consome uma certa porcentagem desses recursos importantes. Portanto, avalie a tarefa agendada e atribua o número correspondente a ela na quarta coluna.

Por exemplo, escrever um rascunho para uma postagem de blog exigiu cerca de 20% da minha atenção. E a carta para Chris tem três linhas - apenas 2%.

5. Atribuir prioridade

Esta caixa de seleção marca as tarefas que possuem as tags "Importante" e "Urgente". Ou seja, eles precisam ser feitos, não importa o quê. Esta é a sua lista de prioridades.

Quando terminar de selecionar essas tarefas, some as porcentagens da coluna anterior para ver quanto recursos você gastará com elas. Se sair mais de 90%, então você superestimou sua força e mordeu mais do que pode mastigar. Reprograme parte dele para a próxima semana, ou você ficará sobrecarregado e não terá tempo para nada.

A propósito, uma dica útil: o Notion permite que você filtre o conteúdo das linhas da tabela - é assim que você pode selecionar tarefas prioritárias.

6. Agende a tarefa

Uma marca de seleção na próxima coluna mostra se a tarefa está agendada no seu calendário. Decida quando você o executará e crie um evento apropriado.

A propósito, se você não usa o Google Calendar ou algo assim, adquira o Notion. Lá você pode adicionar tarefas agendadas para a semana.

7. Delegar a tarefa

Sim, você tem o mesmo número de horas por dia que Beyoncé, mas ela tem uma equipe enorme de assistentes que fazem o trabalho sujo para ela, então ela faz mais. No entanto, se você também tiver alguém sobre cujos ombros você pode mudar algumas das tarefas, faça-o e marque a tarefa delegada na coluna apropriada.

8. Conclua a tarefa

Bem, tudo é simples. Ao terminar seu projeto ou concluir uma tarefa, marque a caixa na última coluna.

Bônus

Aqui estão algumas etapas para ajudá-lo a se organizar ainda mais:

1. Reveja seus gastos na semana anterior e planeje seu orçamento para a próxima.
2. Pense no cardápio da semana, adicione produtos à lista de compras.
3. Processe sua Caixa de entrada nos últimos sete dias em tempo hábil e classifique tudo o que se acumulou nela.
4. Planeje pelo menos um dia por semana para fazer exercícios.

Lembre-se de que o GTD é bastante flexível e pode ser adaptado para atender às suas necessidades. Sinta-se à vontade para ajustar os modelos do Notion. Por exemplo, a coluna Atenção de Maria parece redundante para mim. Para mim, basta uma nota, seja a tarefa urgente ou não. Você pode facilmente excluir suas colunas e adicionar suas próprias. Então, criei uma coluna chamada "Trabalho", "Casa", "Criatividade" e outras para classificar as tarefas em categorias. Você pode fazer do seu jeito.