Como planejar coisas usando o método ALPEN e acompanhar tudo

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Gerenciamento do tempo com precisão alemã.

O que é o método ALPEN

Essa é outra forma de planejar as coisas para que você tenha a garantia de ter tempo para tudo e ao mesmo tempo não enlouquecer com a carga. Foi inventado pelo professor de economia alemão e especialista em gerenciamento do tempo Lothar Seivert.

O autor do método o dividiu em cinco componentes. As primeiras letras nos nomes das etapas eventualmente formaram a palavra alemã ALPEN (em russo "Alpes"):

UMA - fazer uma lista de tarefas (UMAufgaben);

eu - uma estimativa do tempo necessário (eu änge schätzen);

P - planejando o tempo de buffer (Pufferzeiten einplanen);

E - priorização de tarefas (Entscheidungen treffen);

N - resumindo (Nachkontrolle).

A essência do método é entender quais tarefas realmente valem a pena dedicar tempo e quais podem ser deixadas para depois. Além disso, seja realista quanto ao tempo que terá de gastar e lembre-se de que trabalhar sem interrupções é o caminho para o esgotamento.

Em essência, o método ALPEN é uma combinação de programação em bloco com a matriz de Eisenhower do gerenciamento de tempo clássico.

Como planejar casos usando o método ALPEN

Faça uma lista

Anote tudo - todas as coisas que você gostaria de fazer hoje. Basta anotá-lo: em um caderno de papel, caderno ou planejador em seu telefone.

A tentação de fazer uma lista mental é, obviamente, grande, mas os recursos da memória humana "operacional" não são ilimitados. De acordo com alguns relatórios, ele pode armazenar simultaneamente até quatro tarefas ou objetos.

Não perca tempo priorizando as coisas primeiro - apenas escreva o que vier à mente. A lista certamente será assustadoramente impressionante. Está tudo bem, deveria ser assim.

Estime quanto tempo leva

Qualquer um que já tentou planejar as coisas pelo menos uma vez quase certamente pisou no rake favorito dos novatos em gerenciamento de tempo: ele fez uma lista de 15 tarefas, mas no final não fez nem a metade, porque elas, ao que parece, fisicamente não cabem em um dia de trabalho. Como resultado, fiquei chateado e abandonei todas essas novas técnicas de gerenciamento de tempo.

Para evitar que isso aconteça, você precisa entender os custos de tempo. Pense em quantos minutos ou horas cada tarefa em sua lista levará. Seja o mais realista possível. Baseie-se em experiências anteriores e não se esqueça de seus traços de personalidade se, por exemplo, você se cansar rapidamente ou procrastinar. É preciso lembrar que todos esses assuntos são para você, não para um super-homem imaginário.

Quando terminar de calcular, anote o tempo estimado ao lado de cada item.

Planeje seus tempos de buffer

Outro erro comum é planejar as coisas uma a uma. Tal estratégia, em primeiro lugar, não leva em conta que uma pessoa precisa fazer pausas e, em segundo lugar, leva ao fato de que todos os planos correm o risco de ruir devido a um pequeno atraso ou força maior.

A reunião durou um pouco mais do que o previsto, a empreiteira deu a ordem um pouco mais tarde, alguns colegas se atrasaram, você ficou preso no trânsito, a criança ficou se vestindo muito tempo no jardim de infância - e só, as seguintes coisas devem ser adiadas ou mesmo canceladas e redesenhadas o dia todo. Isso geralmente é muito zangado e frustrante.

Portanto, após cada tarefa, é importante incluir no plano o chamado tempo de buffer, ou seja, aquele que você não ocupa com nada.

Se algo der errado, esses espaços vazios o ajudarão a lidar com o resto do negócio. E se não houver força maior, você usa o tempo do buffer para fazer uma pausa: tomar um café, passear, ler um livro ou apenas sentar em silêncio. Finalmente, você pode dedicar esse tempo a tarefas adicionais ou projetos pessoais.

Você mesmo deve determinar o tamanho dos blocos de buffer. Idealmente, de acordo com o método ALPEN, eles deveriam representar até 40% do tempo de trabalho.

Priorizar tarefas

Nesse estágio, geralmente fica claro que, dados o tempo necessário e os blocos de buffer, a lista de tarefas que a pessoa compilou primeiro é fisicamente impossível de superar em um dia. Portanto, você precisa priorizar e escolher quais tarefas manter e quais cancelar ou reprogramar.

Para isso, uma ferramenta clássica é adequada - a matriz de Eisenhower. De acordo com ele, todas as tarefas da lista são condicionalmente divididas em quatro categorias:

1. Importante e urgente. Eles precisam ser tratados primeiro.
2. Importante, mas não urgente. Você pode reservar algum tempo para isso depois de lidar com o primeiro grupo.
3. Urgente mas sem importância … É melhor delegá-los ou colocá-los em terceiro lugar depois dos importantes, para não se dedicar o dia todo e não cair na armadilha da urgência.
4. Não urgente e sem importância … Eles devem ser excluídos, repassados a alguém ou colocados em banho-maria.

Assim, sua lista será reduzida significativamente e se tornará muito mais próxima da realidade.

Resumir

No final do dia, abra sua agenda e pergunte a si mesmo algumas perguntas:

• O que você conseguiu fazer e o que não fez?
• Você teve tempo suficiente para todas as tarefas agendadas?
• Estimei o tempo necessário corretamente ou devo dedicar mais na próxima vez?
• Houve tempo suficiente em meu plano para compensar a força maior e ter tempo para descansar?
• Tenho tempo para tratar de assuntos importantes e urgentes de forma a não atrapalhar prazos, mas ao mesmo tempo não me atrapalho com a rotina?
• O que você pode fazer para deixar o plano mais confortável para mim na próxima vez?

Ao respondê-las, reprograme as tarefas que você não realizou para o dia seguinte. E faça um novo plano com a "correção de erros" em mente.