Como colocar as coisas em ordem e acompanhar tudo: um guia completo para o sistema GTD

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Da teoria ao modelo para ajudar a planejar qualquer projeto.

Por que o GTD é bom?

O problema com os serviços de produtividade é que todos se posicionam como um lugar onde podem resolver todos os problemas, armazenar informações, se comunicar. A maioria dos serviços pede que você os priorize e aja de acordo com eles.

Mas poucos conseguem se concentrar em realizar tarefas importantes e não prestam atenção a todo tipo de pequenas coisas: tarefas urgentes, pedidos de colegas, amigos ou conhecidos. Quando há muitas tarefas, é difícil lidar com elas. Portanto, na prática, você deve usar vários serviços para gerenciar assuntos. Quando há muitas coisas a fazer, começamos a nos confundir com esses serviços e listas e, eventualmente, paramos de usá-los.

A metodologia Getting Things Done (GTD) fornece um projeto universal para a construção de um único sistema no qual você pode resolver qualquer problema. Poderá relaxar e não se preocupar, pois terá a certeza de que não se esquecerá de nada. No momento certo, o sistema solicitará o que precisa ser feito e no que se concentrar.

Então, por que tantos trabalham de forma improdutiva?

As pessoas começam a trabalhar de forma improdutiva quando há muitos projetos, casos e tarefas. É difícil para eles manter tudo isso em suas cabeças, quanto mais priorizar. Portanto, ou nada é feito ou o que é mais fácil é feito, e os assuntos importantes são adiados para mais tarde. Outro problema surge: quando tarefas urgentes tiveram que ser resolvidas ontem.

Além disso, a pessoa começa a se cansar mais rápido, fica irritada. Ele está constantemente correndo como um esquilo na roda da rotina e, realmente importante, projetos monetários e estratégicos são deixados de lado.

O sistema Getting Things Done, descrito por David Allen em um livro publicado em 2001 e que se tornou um best-seller mundial, ajudará a lidar com essa situação.

Conte-me sobre os conceitos básicos de GTD que você precisa saber

Rotina - são aquelas ações, pensamentos e preocupações que perturbam, distraem e desperdiçam energia. Até que a rotina seja traduzida em tarefas, ela não pode ser controlada. Ponderar os mesmos problemas várias vezes é um uso ineficaz de energia criativa que cria frustração e estresse.

O objetivo do GTD é libertar sua cabeça da rotina e remover o estresse interno.

Memória operativa humana- a área do cérebro onde está localizada a memória de curto prazo. É aqui que geralmente colocamos negócios pendentes, promessas feitas a outras pessoas e outros pensamentos que nos incomodam. Infelizmente, há um limite para a quantidade de rotina que você pode armazenar para que seu cérebro funcione adequadamente. Se sua memória RAM estiver cheia, você se distrai com pequenas tarefas e se esquece de seus objetivos, o que leva ao estresse.

Ferramentas de coleta de informações- para onde vão as informações e onde você registra o que precisa ser feito. Por exemplo:

• organizadores;
• cadernos;
• O email;
• calendário;
• gravador de voz.

Cesta "Caixa de entrada"- um único repositório para a rotina que você transforma em tarefas e tarefas. Uma das regras mais importantes para trabalhar com sua caixa de entrada é limpá-la regularmente.

Ações simples - ações de uma etapa que levam menos de dois minutos para serem concluídas. Na prática, é mais conveniente reservar cinco minutos para esses assuntos.

Projeto - uma tarefa que requer mais de uma etapa para ser concluída. É necessário deixar um lembrete sobre o projeto e descrever os primeiros passos para sua implementação. Como resultado, o projeto se transforma em uma ação simples que pode ser concluída nos próximos cinco minutos e obter o resultado final.

O projeto deve ter um link para um cartão ou arquivo, que descreve os detalhes: responsável, prazos, categoria (por exemplo, "Marketing", "Legal", "Desenvolvimento"), links para cartões menores com tarefas. Esta estrutura é conveniente para organizar no Trello.

Lista de Contexto - uma lista de tarefas que são convenientes para realizar sob certas condições. Por exemplo, na lista contextual "Compras", haverá uma lista de coisas e produtos que precisam ser comprados na loja. A lista de chamadas pode conter uma lista de chamadas a serem feitas quando você estiver livre.

É conveniente fazer listas contextuais individuais para as pessoas com quem você trabalha e se comunica. Ao se reunir com uma pessoa específica, você pode abrir rapidamente a lista e resolver os problemas necessários.

Como faço para usar o calendário?

O seguinte deve ser inserido no calendário:

• ações que deveriam ser realizadas em determinado horário (reuniões, rodadas de negócios, seminários);
• ações que precisam ser feitas em um dia específico (terminar o projeto em uma data específica, participar da conferência);
• informações sobre datas específicas (aniversários, aniversários, feriados).

Eu uso o Google Agenda para manter o controle de todas essas coisas. Este serviço é conveniente porque:

• acessível a partir do telefone e do computador;
• vários calendários podem ser exibidos em uma tela ao mesmo tempo;
• há lembretes no smartphone.

Se você adicionou algo ao calendário, você o faz ou adia para outra data. Não há necessidade de sobrecarregar o calendário com uma lista de tarefas que é regularmente reprogramada de um dia para o outro. Existem soluções separadas para essas listas.

Se você precisa ligar regularmente para clientes, fornecedores ou empreiteiros em um determinado momento, é melhor usar um sistema de CRM para isso.

Que listas você deve criar?

Listas de ações prioritárias

Compilar um relatório semanal, examinar o site de um concorrente, limpar a caixa de entrada de sua caixa de correio, redigir uma tarefa técnica para designers - todas essas ações levam mais de dois minutos, mas não podem ser delegadas a ninguém. Colocamos essas coisas nas listas de ações prioritárias e as realizamos durante o dia.

Regras para trabalhar com essas listas:

• Não deve haver muitas listas, duas ou três são suficientes. Por exemplo, Pessoal, Trabalho, Família. Se você tiver uma tarefa da lista para um dia específico, defina um lembrete em seu calendário.
• É conveniente marcar as tarefas nesta lista por contexto: “Na estrada”, “No computador”, “Ler”, “Comprar”, “Promessas”. As tarefas podem ter um ou mais rótulos. Por exemplo, a tarefa "Passear com o cachorro" se referiria ao projeto "Pessoal" e ao rótulo "Promessas".
• Antes de adicionar uma tarefa à lista, considere se você realmente precisa fazer isso. Se a resposta for sim, decida se você precisa concluir o caso pessoalmente. Afinal, você pode enviar uma mensagem de voz a um subordinado e delegar a ele. As tarefas que você atribuiu serão rotuladas como "Atribuídas". Ele conterá casos da lista de trabalho e da lista pessoal.
• Reveja as listas regularmente. Faça isso quando tiver um minuto livre. Mova as tarefas que precisam ser feitas primeiro.
• Limpe suas listas de tarefas pelo menos uma vez por mês.

Listar "Algum dia"

Esta lista incluirá coisas que não requerem ação ativa. Pode ser:

• livros, discos, treinamentos em vídeo que você deseja comprar;
• habilidades úteis que você deseja dominar;
• lugares que você deseja visitar;
• coisas que você deseja comprar.

Você precisa olhar periodicamente para esta lista, fazer anotações e transformá-las em metas sobre as quais o trabalho será realizado.

Como você armazena informações de referência que serão úteis no futuro?

Esta informação não requer nenhuma ação. Os principais critérios para o repositório desta informação:

• Pesquisa conveniente por títulos, tags, descrições curtas.
• Facilidade de colocação de informações no repositório.
• Estrutura intuitiva de armazenamento de informações. Quando novos dados chegam, você deve escolher rapidamente a categoria e subcategoria onde colocá-los.
• Disponibilidade de armazenamento de qualquer dispositivo.

Existem rituais GTD obrigatórios?

Sim, existem vários deles.

Coleta de todas as informações na cesta "Caixa de entrada"

Existem muitas ferramentas para coletar informações. Mas tudo isso deve fluir para um lugar, com o qual você continuará a trabalhar.

Esvaziando a lixeira da caixa de entrada

Uma ou duas vezes por semana, você terá que revisar a lista da Caixa de Entrada e classificar o acumulado por pastas ou atalhos. Este ritual deve se tornar um hábito, que é formado a partir de um algoritmo compreensível de ações e sua repetição sistemática.

Você deve ter um plano simples e passo a passo de como limpar seu sistema de tarefas semanalmente. Crie um calendário no qual marcará os dias em que os casos foram tratados. Atribua a si mesmo um prêmio se, por exemplo, em 30 dias pelo menos 20, você esvaziar sua caixa de entrada e riscar dias em seu calendário.

Revisão da lista de ações prioritárias e da lista "Algum dia", priorização

Ao revisar listas, é importante priorizar corretamente e ser realista sobre seus pontos fortes. Isso é necessário para não se sobrecarregar com tarefas opressivas e para não sofrer com a constatação de sua ineficiência.

Destruindo cestas desnecessárias

Freqüentemente, durante a comunicação com colegas e parceiros, novas caixas de correio, documentos e listas aparecem.

Sua tarefa é automatizar tudo tanto quanto possível para que os dados fluam para a pasta Caixa de entrada.

Pode ser uma caixa de correio ou um planejador eletrônico. Para automação e redirecionamento de informações, os serviços IFTTT e Zapier são adequados. Deve haver menos cestas para coletar informações.

Como trabalhar com a cesta de entrada e ordenar as caixas acumuladas?

Primeiro, extraia a tarefa, o caso ou as informações de sua caixa de entrada e responda à pergunta: “O que é isso? Você realmente precisa fazer alguma coisa?"

Se você não precisa fazer nada, você tem duas opções. Se for lixo que não tem mais utilidade, você joga fora. Se for uma informação útil, coloque-a no arquivo. Deve ser estruturado por categoria e tag, para que seja fácil encontrar o que você está procurando.

Se você precisar fazer algo com as informações, existem três opções:

1. Conclua o necessário. Se a ação for importante e não demorar mais de 2 a 5 minutos.

2. Delegar a alguém. Se a ação levar mais de dois minutos, considere se você pode delegá-la a alguém.

Ao delegar a alguém, o seguinte deve ser escrito:

• resultado final;
• plano de trabalho (caminho para a meta);
• o prazo para a conclusão da tarefa;
• a data de controle e o resultado que deve estar pronto para ele (intermediário ou final).

3. Adie para o futuro. Ao fazer isso, indique:

• resultado desejado;
• a próxima ação a ser tomada mais próxima. Lembre-se: é impossível concluir o projeto como um todo, você só pode dar passos simples e específicos que o aproximarão do resultado final;
• prazo final. Se não houver um prazo exato, adicione a ação à lista "Algum dia".

Você pode enviar mensagens para si mesmo para recebê-las no dia marcado. Para isso, tanto o "Google Agenda" com lembrete no dia certo, quanto o aplicativo de e-mail Boomerang, que enviará um e-mail em determinado horário, são adequados.

Como planejar seu trabalho?

Todo o trabalho pode ser dividido em três etapas:

1. Implementação do planejado com antecedência. Podem ser tanto coisas estrategicamente importantes que o aproximam de seu objetivo, quanto uma rotina que apenas precisa ser realizada.
2. Executando o trabalho conforme aparece inesperadamente. É quando tarefas de colegas, gerentes e cartas de clientes chegam durante o dia.
3. Planejamento para trabalhos futuros: elaboração e revisão de listas, estabelecimento de prioridades. Este ponto não deve demorar muito para você fazer um planejamento só por planejar.

A prática de planejar casos e tarefas (livro de memorandos) é descrita no livro de David Allen.

David Allen Consultor de Gerenciamento de Tempo e Desempenho Pessoal, autor da Metodologia de Produtividade GTD

Para um livro comemorativo, são necessárias 43 pastas: 31 marcadas com números de 1 a 31, outras 12 com o nome dos meses. As pastas diárias são colocadas na frente a partir de amanhã. Atrás da pasta com o número 31 está a pasta do próximo mês, e atrás dela estão as pastas com o restante dos meses.

O conteúdo da pasta do dia seguinte é transferido diariamente para a lixeira e, em seguida, a pasta é colocada atrás da última das pastas diárias (como se fosse transportada para o mês seguinte). Ao liberar a pasta 31 do mês atual, haverá uma pasta com o nome do novo mês, seguida de pastas com os dias do novo mês. Da mesma forma, a pasta com o mês atual quando tiver passado é transferida para o ano seguinte.

Em uma pasta específica, você precisa armazenar documentos que requerem ações específicas (um formulário que deve ser preenchido, uma carta para enviar).

Para que o sistema funcione, ele precisa ser atualizado diariamente. Se você se esquecer de atualizar a pasta de amanhã, não poderá confiar no sistema. Haverá falta de informações importantes, que deverão ser tratadas de outras formas.

Se você for sair por vários dias, antes de sair, você precisa verificar as pastas dos dias durante os quais estará ausente.

Como organizá-lo na prática, levando em consideração os modernos sistemas de planejamento:

1. Em vez de um livro memorável, use um organizador com listas de tarefas para todos os dias e insira nele as tarefas do dia atual. Reuniões e assuntos relacionados ao horário devem ser registrados primeiro e lembretes devem ser definidos para que o sistema os notifique com antecedência.
2. Crie um arquivo com uma lista de tarefas por um mês. Esta é uma lista do que você deseja fazer durante esse período. Você adiciona casos a ele durante todo o mês. A revisão das tarefas deve ocorrer uma vez por semana. Ao planejar suas tarefas mais importantes, distribua semana a semana para entender suas prioridades. Você vai executá-los em primeiro lugar, caso contrário, todo o tempo irá para questões pequenas e urgentes.
3. Crie um arquivo com os planos para o ano. Deve ser revisado uma vez por mês. Os casos desse arquivo são transferidos para planos mensais.
4. Faça planos para o ano com base em metas de longo prazo para 3-5 anos. É melhor prescrever essas coisas no final do ano ou durante as férias, quando a cabeça não está carregada com as tarefas diárias.

Esses quatro pontos são o que David Allen chama de sistema de planejamento natural. Este sistema permite que você alcance objetivos que são importantes para você e não perca tempo com a rotina.

Existe um plano único que pode ser usado para planejar qualquer projeto?

Ah com certeza. David Allen o chama de Modelo de Planejamento Natural. Consiste em várias etapas.

Etapa 1. Objetivo e imagem do resultado ideal

Defina uma meta ou resultado final ideal, imagine que você o alcançou.

Descreva-o com todos os critérios de sucesso (dinheiro, pessoas, reconhecimento). Quanto mais detalhes você descrever o resultado final, mais forte será a motivação, principalmente nos momentos em que você precisa realizar ações específicas, mas não há tempo para isso.

Etapa 2. Princípios

Descreva os princípios que você seguirá ao atingir sua meta. Por exemplo: "Eu darei às pessoas total liberdade de ação se elas … (permanecerem dentro do orçamento, concluírem o projeto antes de um prazo específico)." Pergunte-se: “Quais ações podem interferir em minhas atividades? Como posso evitá-los?"

Os princípios são claros e fornecem uma orientação confiável para a gestão das atividades.

Etapa 3. Brainstorming

Faça um brainstorm enquanto anota todas as diferentes ideias que vêm à mente.

Princípios-chave de brainstorming:

• não julgue;
• não discuta;
• não avalie;
• não critique;
• pense na quantidade, não na qualidade;
• análise e organização lateral.

Etapa 4. Plano do projeto na forma de uma lista

Organize os resultados do brainstorming em uma lista de tarefas pendentes. Comece a planejar no final e trabalhe seu caminho de volta. Isso tornará mais fácil para você planejar e identificar o primeiro passo em direção ao seu objetivo. Um exemplo de planejamento desde o final:

Objetivo (resultado ideal): Eu posso falar espanhol e entender as pessoas.

Por que é isso: Quero comunicar-me sem a participação de tradutores durante as negociações comerciais com parceiros espanhóis e comunicar-me livremente com outras pessoas durante as férias na Espanha.

Passos para a meta:

• Um passo antes de atingir a meta: encontrei um falante nativo de espanhol e converso com ele duas vezes por semana.
• Uma etapa antes: passei no exame de proficiência em idioma B1.
• Uma etapa antes: passei no teste de proficiência A1.
• Uma etapa antes disso: fiz aulas de espanhol oito vezes por mês e concluí todas as minhas lições de casa.
• Um passo antes disso: me inscrevi em um curso de espanhol e paguei por um mês de estudo.
• Um passo antes: coletei informações sobre os cursos de espanhol e fiz uma tabela comparativa.
• Primeiro passo: planejei um horário no calendário para coletar informações sobre os cursos de espanhol.

Quando uma equipe está trabalhando em uma tarefa e precisa organizar todo o plano em um só lugar, é conveniente usar um gráfico de Gantt. A primeira coluna são os estágios no caminho para o gol, a segunda coluna são os responsáveis. Além disso, haverá colunas com um período de tempo. As células conterão o status de uma etapa específica, por exemplo, "Planejado", "Em andamento", "Concluído", "Adiado".

GTD e o sistema de planejamento natural podem parecer assustadores. Mas quando você personaliza para si mesmo e começa a usá-lo regularmente, você sentirá que tudo é muito mais fácil do que parecia à primeira vista.