Como uma vassoura e um triângulo o ajudarão a acompanhar tudo

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Oito truques para evitar que você enlouqueça no mundo da multitarefa.

1. Guie-se pelo triângulo empresarial dinheiro-tempo-qualidade

E lembre-se de que um triângulo está sempre em dois pontos. Este é talvez o melhor exemplo de priorização.

Quer fazer as coisas bem e com rapidez? Esteja preparado para investir em recursos adicionais. Quer economizar dinheiro? Escolha o que está disposto a sacrificar: tempo ou qualidade? Ou seja, a tarefa pode ser concluída por muito tempo, mas bem. Ou faça isso rapidamente, mas talvez não por completo.

Eu recomendo não apenas usar este triângulo de negócios ao resolver seus problemas de trabalho, mas também lembrar colegas ou mesmo gerentes sobre isso.

“Faça bem, barato e ontem” não é um esquema de trabalho.

2. Delegar todas as tarefas "baratas"

Uma regra que aprendi com meu ex-chefe. Sobre pequenas questões, ele disse: "Meu tempo é muito caro para fazer isso."

Use a Lei de Pareto: gaste 20% de sua energia e tempo no que trará 80% dos benefícios. Não perca seu tempo com ninharias. O principal segredo do gerenciamento de tempo: você não pode mudar tudo, então aceite imediatamente que tarefas irrelevantes nunca serão concluídas. Delegue se puder. Se você não puder - desista de pequenas tarefas.

3. Conheça a vassoura

Importante: se você delega o tempo todo, então, em algum momento, pode acabar tendo uma ideia muito pobre de como os processos funcionam no nível local. Portanto, de vez em quando, você mesmo precisa fazer as tarefas habituais de rotina. Por exemplo, para escrever um artigo no painel de administração ou criar um espaço de publicidade.

Acredita-se que o editor-chefe ideal seja aquele que, em caso de emergência, possa realizar todo o trabalho do site: desde a redação de um artigo até a seleção de uma foto, seu processamento e montagem. Isso pode nunca acontecer, mas compreender as complexidades da cozinha interna o torna um líder mais forte.

A capacidade de fazer o trabalho sujo não é microgerenciamento. Na maioria das vezes, graças a essas "saídas" e verificações pontuais, você descobrirá o que mais no projeto pode ser melhorado. Não há necessidade de selecionar o momento para fazer o trabalho manual. Normalmente tudo acontece sozinho quando um dos subordinados ou colegas sai de férias e você assume temporariamente as responsabilidades dele.

O empresário americano Andrew Carnegie, dirigindo-se a estudantes universitários em Pittsburgh, disse que é muito útil "familiarizar-se com a vassoura" no estágio inicial de uma carreira. No entanto, lembrar-se da vassoura é útil mesmo quando, ao que parece, você atingiu as alturas.

Na série "Peaky Blinders" existe um tal diálogo:

- O que você está fazendo Tommy? (O que você está fazendo Tommy?)

- Removendo merda, Curly. Assim como você. (Limpando o estrume com uma pá, Curly. Assim como você.)

- Por que você está fazendo isso Tommy? (Por que você está fazendo isso, Tommy?)

- Para me lembrar de quem eu seria, se não fosse quem eu sou. (Para me lembrar de quem eu seria se não fosse quem eu sou.)

4. Remova o Facebook do seu telefone

Leia a fita do computador durante o chá, mas não com frequência. Não perca tempo navegando sem parar nas páginas de outras pessoas. Enquanto você faz isso, sua própria vida passa. Então, sejam mensageiros, basta desligar as notificações neles. Não existem coisas tão importantes que não possam esperar nem mesmo algumas horas. Se a pessoa realmente tiver algo urgente, ela ligará. E você não se distrairá e poderá se concentrar nas tarefas principais.

5. Leitura de velocidade mestre

Vivemos na era da informação e, para acompanhar tudo, você precisa saber navegar. A leitura rápida ajuda você a navegar / verificar fontes de informação com mais rapidez. Muitas pessoas se preocupam com o fato de que, após a leitura dinâmica, não será mais possível ler livros de forma relaxada, mas não é o caso. É uma habilidade que pode ser controlada e só você decide em que ponto aplicá-la. Grosso modo, você pode caminhar cinco quilômetros em uma hora ou correr em 20 minutos. Tudo depende das suas tarefas.

Leitura rápida não significa entender tudo o que você lê. Este método foi criado principalmente para captar o significado geral e isolar as informações de que você realmente precisa da massa geral (e às vezes da água).

A leitura da velocidade pode ser aprendida separadamente. Por exemplo, de livros ou cursos. E talvez você já tenha formado a chamada leitura dinâmica intuitiva. Normalmente as pessoas vêm a ele que leram muito e em algum momento desenvolveram seu próprio sistema de absorção rápida de informações, muitas vezes sem perceber elas mesmas. Por exemplo, só quando fiz um curso de leitura dinâmica descobri que já estava indo muito bem - 535 palavras por minuto.

6. Use discagem por voz

Dominamos a digitação com dez dedos em um computador há muito tempo, mas em telefones com a mesma velocidade ainda é impossível digitar texto. Quando você estiver na estrada ou em trânsito, use o reconhecimento de voz. Por exemplo, este recurso é integrado ao teclado Gboard por padrão. Sim, em algum lugar você tem que consertar, mas em geral é muito conveniente.

Também subestimou a função T9. A AutoCorreção de hoje é muito inteligente, lembrando scripts populares e sugerindo as palavras e frases mais prováveis de serem usadas.

Economize tempo e esforço, mesmo nos menores detalhes.

7. Não responda e-mails imediatamente

Eu chamo isso de regra dos 10 minutos. Não responda a um e-mail assim que chegar. Deixe-o "deitar". Eu recomendo fazer isso por três motivos.

• Quanto mais cedo você responder, mais cedo receberá uma nova carta de resposta. Ou seja, você apenas acelerará a roda de mensagens.
• Freqüentemente, não recebemos as cartas mais agradáveis, e as respostas rápidas são ásperas e rudes. Uma pausa de pelo menos 10 minutos ajuda a se acalmar e responder de forma equilibrada.
• Ao não responder aos e-mails neste minuto, você ensina as pessoas a resolver suas dúvidas de forma independente. Muitas vezes "disparamos" mensagens uns contra os outros, embora haja questões que podem ser resolvidas de outras maneiras. Lembra que em "Fitil", uma revista de vídeo satírica soviética, havia uma história sobre vagões e um depósito? Espere 10 minutos - e durante esse tempo a situação pode mudar 10 vezes ou até se tornar irrelevante.

8. Tire um dia de folga na última sexta-feira do mês

De férias, ou mesmo por conta própria, para colocar as coisas em ordem. A limpeza mágica não é necessária apenas na casa. Lidar com documentos, ir ao médico, fazer compras em um shopping vazio ou dormir um pouco - você ficará surpreso ao ver quantas coisas fazer. E no final do dia, você sentirá alívio ou até mesmo uma leve euforia - quase o mesmo que depois de arrumar seu guarda-roupa.