Como agrupar tarefas corretamente para acompanhar tudo

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Aumente a produtividade organizando sua lista de tarefas.

Todo mundo sabe há muito tempo que multitarefa não é uma coisa tão boa: ela nos impede de focar efetivamente em uma coisa.

O fato é que mudar de uma tarefa para outra leva muito tempo - isso é confirmado por estudos de Multitarefa: Custos de mudança. As pessoas trabalham com mais eficácia quando entram em um estado de fluxo: totalmente focadas em uma atividade, sem se distrair com nenhuma outra.

Infelizmente, nem sempre é possível pegar o fluxo, porque somos constantemente inundados com um monte de coisas diferentes que requerem nossa atenção. No entanto, existe um truque que permite minimizar a perda de tempo e energia trocando entre diferentes atividades. É chamado de lote de tarefas.

A essência dessa técnica é a seguinte: você combina tarefas do mesmo tipo nos chamados pacotes e, em seguida, as executa em massa. É simples.

Por que é útil agrupar tarefas

É mais fácil fazer as coisas em ordem aleatória: você não precisa se preocupar com planejamento, priorização e outras coisas chatas. Você se lembrou de algo - e você fez isso. E então passamos para a próxima tarefa.

No entanto, essa abordagem não é muito útil para sua capacidade de foco. De acordo com o estudo The True Cost Of Multi-Tasking, publicado na Psychology Today, uma pessoa perde até 40% de sua produtividade ao alternar entre tarefas não relacionadas.

Em outras palavras, se você primeiro redigir um relatório, depois começar a responder aos e-mails, separar os documentos em papel e retornar ao relatório novamente, toda vez que perder tempo se concentrando em uma nova tarefa diferente da anterior. Tom DeMarco, autor de The Human Factors: Success Projects and Teams, afirma que essa “mudança de marcha” pode levar até 15 minutos ou mais.

As tarefas de agrupamento em lote facilitam a passagem de uma atividade para outra. Quanto mais semelhantes forem suas tarefas, mais fácil será, depois de terminar uma, assumir a próxima.

Como usar o processamento em lote

1. Crie uma lista de tarefas

Primeiro, escreva o que você pretende fazer em uma lista simples, linha por linha. Você pode fazer isso no papel ou usar vários aplicativos de gerenciamento de tarefas. O principal é consertar tudo. É ideal reservar algum tempo de planejamento todos os dias (ou pelo menos uma vez por semana).

2. Divida as tarefas em categorias

Agora que a lista está pronta, divida todos os seus itens em categorias. Eles podem ser diferentes - escolha o que quiser. O principal é que seja conveniente e visual.

Por exemplo, reúna tarefas como "Responder a e-mails" ou "Ligar para colegas" na seção "Negociações" e "Escrever um artigo" e "Fazer edições" na seção "Texto". Crie categorias separadas para tarefas domésticas, tarefas de trabalho, compras e muito mais. Será mais fácil navegar nessa lista ordenada.

Outra opção é coletar as tarefas em pacotes de acordo com o local onde devem ser realizadas. Por exemplo, vincule todas as compras ao local "Supermercado" e as tarefas de trabalho ao local "Escritório" e assim por diante. Dessa forma, se você estiver perto de uma loja, poderá consultar sua lista de tarefas e ver imediatamente todas as compras de que precisa.

3. Bloqueie o tempo

O processamento em lote de tarefas funciona muito bem em conjunto com a chamada técnica de bloqueio de tempo. Depois de dividir a lista em categorias, aloque uma hora específica do dia para cada categoria. E adicione o bloco correspondente ao seu calendário. Durante um bloco de tempo, faça apenas coisas de uma categoria e ignore as outras.

Outra opção é vincular a técnica popular do Pomodoro ao lote de tarefas. Por 25 minutos você está envolvido em tarefas ininterruptas de um pacote. Em seguida, descanse por 5 minutos. Em seguida, repita o ciclo com outro grupo de casos.

4. Considere seu pico de produtividade

Decida a hora do dia em que você é mais produtivo. A maioria das pessoas tem esta manhã, mas também existem noctívagos que acham mais fácil focar no escuro. Encontre o seu pico de produtividade e tente concluir as tarefas das categorias de maior prioridade dentro dele.

5. Elimine distrações

Ao começar a executar o próximo grupo de tarefas, certifique-se de não ser incomodado por uma notificação acidental ou uma chamada telefônica. Você pode reservar um tempo especial para verificar seu smartphone. Enquanto estiver lidando com tarefas de uma categoria, não pense no resto.

Quais tarefas podem ser agrupadas

Na verdade, em geral, qualquer. Scott Young, escritor, programador, empresário e grande fã de processamento em lote, dá alguns exemplos:

• O email. Tim Ferris, autor de How to Work 4 Hours a Week, às vezes recebe 300 emails por hora. E, apesar do volume, ele atende apenas uma vez ao dia, reservando um tempo especialmente para isso.
• Lendo. Ler algo intermediário é quase inútil, já que você não vai se lembrar de muita coisa de qualquer maneira. Melhor determinar por si mesmo quando é mais conveniente para você tomar as informações com atenção e reservar esse tempo para leitura.
• Telefonemas. Anote os nomes das pessoas para as quais você precisa ligar e seus números de telefone em uma lista. Em seguida, chame todos os candidatos da lista de uma vez. Em primeiro lugar, você não se distrairá com conversas telefônicas novamente. Em segundo lugar, você poderá escolher a hora do dia em que as pessoas estão menos ocupadas e poderá falar com você.
• Recreação e entretenimento. Transfira todo o entretenimento - filmes, jogos de computador, caminhadas - para o final do dia. Isso vai te motivar a terminar o trabalho o mais rápido possível, e vai ficar mais fácil para você relaxar sabendo que tudo por hoje já foi refeito.
• Viagens de compras. Antes de sair de casa, reúna todas as tarefas, compras e recados em uma pilha e conclua-os de uma vez. Por exemplo, você pode visitar um supermercado, correio e lavagem a seco ao mesmo tempo. Economize não apenas tempo, mas também gasolina.
• Correspondência em redes sociais. Reserve uma hora à noite para bater um papo online. E no resto do tempo, mantenha as notificações de cliente de mídia social desativadas.
• Cozinhar alimentos. Provavelmente, você constantemente não tem tempo suficiente para cozinhar algo todos os dias. Felizmente, a civilização nos apresentou uma unidade como um forno de micro-ondas. Reserve 1–2 dias para preparar a comida para a próxima semana e, em seguida, reaqueça-a.
• Reparar. Finalmente, reúnam-se e façam todas aquelas pequenas tarefas pela casa que há tanto tempo aguardam nos bastidores. Substitua as lâmpadas queimadas, conserte a maçaneta e a torneira pingando.
• Reflexões. Você pensa o tempo todo, tenta planejar alguma coisa, resolve alguns problemas, mas nada dá certo para você? Scott Young aconselha até mesmo algo como pensar em fazer em um momento estritamente definido. Adquira o hábito de planejar de 2 a 3 horas por semana o que você fará a seguir e quais metas deseja alcançar.

Sim, e por falar nisso, as tarefas em lote também são uma tarefa. Portanto, reserve um horário especial, de preferência à noite, para distribuir os itens de sua lista para amanhã.