O que é caixa registradora online e como escolher a certa

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

No dia 1º de julho, termina mais um adiamento para a instalação das caixas registradoras. Verifique se você cumpriu os requisitos da lei.

O que é um checkout online

Como o nome indica, trata-se de uma caixa registradora com acesso à Internet. Ele não apenas imprime recibos e armazena informações sobre as transações, mas também transmite os dados para a repartição de finanças. Além disso, com a sua ajuda, os cheques podem ser emitidos aos clientes em formato eletrónico - através do envio por email ou SMS.

As caixas registradoras online começaram a ser introduzidas gradualmente em 2017. Agora a fase final da "operação" está em andamento.

Quem precisa de checkouts online

É mais fácil dizer quem não precisa deles. Você pode ficar sem o dispositivo se vender por dinheiro:

1. Jornais e revistas em quiosques especializados.
2. Títulos.
3. Produtos em mercados, feiras, exposições (exceto os indicados na lista).
4. Entrega de mercadorias, exceto produtos tecnicamente complexos não alimentares e alimentares com condições especiais de armazenamento.
5. Sorvetes e bebidas das barracas.
6. Kvass, leite, manteiga, peixe vivo, querosene de caminhões-tanque.
7. Vegetais sazonais enrolados.
8. Produtos de arte folclórica de fabricação própria.
9. Capas para sapatos.
10. Ingressos para teatros estaduais ou municipais.

Alguns serviços também caem em exceções:

1. Fornecimento de refeições para alunos e funcionários nas escolas.
2. Recepção de recipientes de vidro e sucatas da população.
3. Reparação e pintura de calçado.
4. Produção e reparação de chaves e retrosaria em metal.
5. Cavar jardins e cortar lenha.
6. Supervisão e cuidado de crianças, doentes, idosos e deficientes.
7. Serviços de carregadores em estações de trem, portos e aeroportos.
8. Aluguer de casas e lugares de estacionamento, se for o proprietário e se estiver registado como empresário individual.

Não é necessário estabelecer caixas registradoras on-line para empresários que passaram a tributar a renda profissional, farmácias rurais e centros de assistência médica, organizações religiosas, bem como empresários individuais e organizações que realizam pagamentos exclusivamente sem dinheiro com outros representantes comerciais.

As instituições de cultura física, desportivas e educacionais, bem como as que operam no domínio da cultura e do lazer, poderão prescindir de caixas online, mas apenas para pagamentos que não requeiram a apresentação de dinheiro ou cartão bancário. Uma exceção também é feita para aqueles que trabalham em áreas incluídas na lista especial de territórios aprovados pela disciplina da Federação que estejam distantes das redes de comunicação.

Em muitos casos, um empresário individual no sistema de tributação de patentes também pode trabalhar sem uma caixa registradora, mas nem sempre. É melhor esclarecer se você precisa de um dispositivo diretamente no texto da lei: para isso, você precisa encontrar a lista de exceções no parágrafo 2.1 do artigo 2 da lei sobre caixas registradoras e, em seguida, verificar a lista de atividades em o Código Tributário.

Mesmo que esteja na lista de beneficiários, é melhor consultar um advogado ou a repartição de finanças: podem surgir nuances não óbvias.

Mas isso não é tudo. Há um adiamento para algumas categorias de negócios - para elas, as caixas registradoras online são obrigatórias apenas a partir de 1º de julho de 2019. Aqui estão quem ainda tem tempo para obter um dispositivo:

1. Empresários individuais e organizações na UTII e com patentes que prestam serviços ou fornecem trabalho e têm funcionários.
2. Proprietários de máquinas de venda automática que não possuem funcionários em sua equipe.
3. SP na UTII e uma patente que revende mercadorias, mesmo que não tenham funcionários.
4. Empreendedores individuais com patente que não estão isentos da instalação de caixas registradoras online.
5. Organizações e empresários individuais que anteriormente emitiam formulários de relatórios rígidos, inclusive na venda de passagens por um motorista ou condutor de um veículo.

Para duas categorias de negócios, o adiamento foi prorrogado até 1º de julho de 2021 sobre emendas à lei federal “Sobre o uso de equipamentos de caixa registradora na implementação de acordos na Federação Russa”. A lista inclui:

1. Empreendedores individuais que realizam trabalhos e prestam serviços sem trabalhadores contratados.
2. Empresários individuais que vendem bens de sua própria produção.

O resto das caixas registradoras online já devem estar. Pela ausência de um dispositivo, eles podem ser multados no valor de 10 do Código de Ofensas Administrativas da Federação Russa, artigo 14.5. A venda de bens, a realização de trabalho ou a prestação de serviços na ausência de informações estabelecidas ou a não utilização de milhares de rublos nos casos estabelecidos pelas leis federais de caixas registradoras - depende da forma de negócio.

O que são as caixas registradoras online

O Serviço de Impostos Federais tem um registro que lista todos os dispositivos que se enquadram na lei sobre caixas registradoras. Eles são de três tipos:

1. Caixas registradoras autônomas

Este é um dispositivo padrão familiar que foi atualizado com um módulo para comunicação pela Internet e uma unidade fiscal. Uma opção relativamente barata, que perde para contrapartes mais modernas em termos de velocidade e número de funções adicionais.

2. Registrador fiscal

Este é um dispositivo para impressão de recibos que se conecta a um computador, tablet, smartphone. O custo total do equipamento dependerá de qual dispositivo você decidir conectar o gravador: há uma diferença de várias dezenas de milhares de rublos entre um tablet chinês e um iPad. A operacionalidade será determinada pelo software: aqui você pode automatizar processos, instalar um sistema de contabilidade de mercadorias, o que aumentará a agilidade no atendimento e facilitará a vida do caixa.

3. Terminal inteligente

Bastante caro, mas também um gadget mais avançado no mundo das caixas registradoras online. Possui seu próprio display touchscreen, com o qual você pode obter acesso rápido às categorias de mercadorias mais demandadas, automatizar processos e assim por diante.

No entanto, ao escolher, você não deve perseguir o formulário. É mais importante descobrir quais tarefas você tem que resolver com a ajuda do dispositivo e começar já a partir disso.

O que procurar ao escolher um check-out online

1. Número suficiente de conectores

A questão não é que deva haver o maior número possível. O número de conectores dependerá do tipo de atividade que você está realizando. Pode ser necessário conectar-se ao checkout:

• Balança, se você tiver algo para pesar.
• Leitor de código de barras (se não houver um embutido). Você não pode prescindir dele se tiver um grande fluxo de clientes e simplesmente não houver tempo para inserir informações sobre o produto manualmente.
• Terminal do banco. Mas também pode ser conectado via wi-fi.

2. Velocidade de impressão de recibos

A velocidade de diferentes dispositivos pode variar em mais de duas vezes. Com um grande fluxo de clientes, esse é um critério essencial, já que uma máquina mais rápida aumentará o indicador quantitativo de serviço.

3. Mobilidade do checkout online

Existem dispositivos fixos e móveis - escolha consoante o tipo de negócio. Os telefones celulares são adequados para vendas e serviços de campo. Se a caixa registradora tiver a função de aceitar pagamentos com cartões, será mais conveniente para os clientes pagarem, o que pode gerar juros.

Dispositivos fixos são adequados para lojas de varejo onde o caixa não precisa se deslocar para algum lugar.

4. Tipo de conexão de Internet

A rede com fio é uma excelente escolha para checkouts de linhas fixas. Para a versão móvel que é usada dentro da instituição, o Wi-Fi é adequado. E para um dispositivo que viaja pela cidade com um mensageiro, você precisa de uma Internet móvel.

No entanto, não há restrições rígidas aqui e você pode conectar facilmente uma caixa registradora de linha fixa à rede móvel na ausência de alternativas em sua área. O principal é estar atento a este ponto e escolher o dispositivo certo.

5. Variedade de mercadorias e número de pontos de venda

Quanto mais produtos na loja, mais solução moderna você precisa. Se houver mais de 50 itens, não será fácil com uma caixa registradora offline. Por outro lado, o registrador fiscal e o terminal inteligente irão automatizar os processos. Por exemplo, não insira produtos manualmente, mas simplesmente carregue um arquivo com uma tabela.

Além disso, você deve prestar atenção a esses dispositivos se tiver várias tomadas. Isso permitirá que todas as caixas registradoras sejam conectadas a um sistema unificado de contabilidade de mercadorias, o que simplificará a gestão do negócio.

6. Tipo de atividade

Aqui, a lei intervém novamente nas questões de escolha.

• Se você está vendendo carne, peixe, leite e outros produtos que estão sujeitos ao controle veterinário, é necessário que o caixa apoie o trabalho com o FSIS “Mercúrio”.
• Se você vende álcool, a caixa registradora deve estar equipada com um módulo para transferência de dados para o Sistema de Informação Automatizado do Estado Unificado e um scanner 2D de selos fiscais.

Qual caixa online escolher, dependendo do tipo de negócio

Tatiana Glazacheva, Diretora Executiva da Robokassa, o ajudará a lidar com os tipos de caixas registradoras online.

Compras online nas redes sociais com pagamento na entrega

Estamos falando de pequenos showcases online baseados no Instagram, VKontakte ou Facebook. Eles podem oferecer produtos de beleza, roupas esportivas, joias em alta, produtos para bebês, acessórios automotivos, suprimentos para animais de estimação e assim por diante. Via de regra, o próprio vendedor entrega e aceita pagamentos. “Nesse caso, você pode sobreviver com um terminal móvel ou uma caixa registradora online autônoma: um modelo de orçamento com impulso fiscal custa cerca de 15 mil rublos”, aconselha Tatiana Glazacheva.

Segundo ela, além do baixo preço, esses modelos têm outras vantagens: são muito pouco exigentes e fáceis de operar. Você não precisa de nenhum software especial e pode carregá-lo com um carregador de telefone. A memória de tais modelos não pode conter mais do que cem mercadorias, mas com pequenos volumes de comércio, isso é o suficiente.

É claro que também existem caixas registradoras móveis mais avançadas no mercado - com telas sensíveis ao toque, capacidade de aceitar pagamentos com cartões bancários e outros recursos. Mas esses modelos são mais caros. Eles geralmente são comprados por grandes serviços de correio. As opções básicas são mais adequadas para pequenas e microempresas: "Mercury 185F", "Elves MF", "ATOL 90F" ou "ATOL 91F Nuger".

Loja online com ponto de coleta e / ou mais de 100 itens

Via de regra, os proprietários de lojas online possuem pelo menos um computador ou laptop, e um grande volume da nomenclatura requer um software comercial especial (1C ou programas semelhantes). Tatiana Glazacheva aconselha a compra de um registrador fiscal que se conecta a um computador, integra-se ao software comercial e carrega os nomes das mercadorias do banco de dados existente.

O preço de um registrador fiscal completo com acumulador fiscal é de cerca de 20 mil rublos. Não há necessidade de instalar programas adicionais em tal dispositivo, e sua memória pode armazenar até mil itens de mercadorias. Os seguintes modelos pertencem a esta categoria: "K1-F", "ATOL 15F", "ATOL 30F", "Shtrikh-Nano-F".

Também vale a pena mencionar as caixas registradoras online projetadas especificamente para pequenas empresas na área de comércio na Internet (EKAM. Kassa, Dreamkas-F, ModulKassa). Eles podem ser facilmente integrados ao CMS do site e podem ser usados para vendas online e offline. Essa caixa registradora é capaz de imprimir recibos em papel no ponto de emissão de pedidos e enviar recibos digitais para compradores online.

Via de regra, vários dispositivos periféricos podem ser conectados a registros fiscais - verificar scanners, adquirir terminais. Se necessário, este tipo de caixa registradora se transforma em um KKM móvel - você só precisa se conectar a um smartphone no qual o aplicativo correspondente está instalado.

Micro lojas, ilhas em shopping centers

Se falamos de micro e pequenas empresas off-line, terminais POS ou terminais inteligentes de orçamento podem ser recomendados para esses empreendedores. Glazacheva explica que esses são pequenos computadores que também são caixas registradoras online. Esses dispositivos podem lembrar quantos nomes comerciais você quiser, suportam a conexão de dispositivos periféricos e às vezes até aceitam cartões bancários. Esta categoria inclui "Evotor-5", Unika, "Shtrikh-Smartpos-F", aQsi (custo - 27 mil rublos e mais).

Os terminais POS possuem software pré-instalado que permite não só acompanhar as vendas, mas também utilizar diversas ferramentas de marketing - bônus, cartões de fidelidade, descontos por vencimento e outros. Além disso, usando um terminal inteligente, você pode manter a contabilidade e usar algumas funções de CRM. Esta categoria de caixas registradoras online é a mais cara, mas seu preço é totalmente pago por sua ampla funcionalidade.

Pequena empresa na área de serviços ou restauração

Tatyana Glazacheva observa que o setor de serviços é muito diversificado para recomendar um tipo específico de checkout online. Muito é determinado pelo público-alvo e pelo número de clientes. Por exemplo, se você aceita salões de beleza, eles precisarão de uma caixa registradora online com ampla funcionalidade e suporte para programas de fidelidade: terminais POS ou registradores fiscais conectados a um gadget com um aplicativo EKAM ou similar. Ao mesmo tempo, um simples salão de cabeleireiro com um conjunto padrão de serviços pode usar com bastante sucesso a caixa registradora autônoma mais barata para micro e pequenas empresas (ATOL 90F e similares).

Quanto ao café, aqui depende muito do sortido. Se não houver álcool e o menu contiver menos de 100 pratos, basta fazer um checkout online offline. Se o café oferece bebidas alcoólicas, você precisa de pelo menos um terminal inteligente com um módulo UTM embutido que transmite dados para EGAIS.

Coisas para lembrar

1. Se ainda não tiver uma caixa registradora online, é provável que não precise de uma - verifique a versão mais recente da lei.
2. Se você caiu no penúltimo atraso, mas não caiu no último, apresse-se: não resta muito tempo até 1º de julho.
3. Ao escolher uma caixa registradora online, guie-se pelas especificidades do seu negócio - talvez você não precise de um dispositivo caro.
4. Antes de comprar, verifique com o registro do Serviço de Imposto Federal e certifique-se de que o dispositivo que você escolheu está nele.