12 truques fáceis para fazer as coisas mais rapidamente no Excel

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2024-01-13 02:44

Como adicionar dados rapidamente, criar uma tabela inteligente ou salvar um arquivo não salvo.

1. Adicione rapidamente novos dados ao gráfico

Se novos dados aparecerem na planilha para o diagrama plotado, que precisa ser adicionado, você pode simplesmente selecionar um intervalo com novas informações, copiá-lo (Ctrl + C) e colá-lo diretamente no diagrama (Ctrl + V).

2. Preenchimento Flash

Suponha que você tenha uma lista de nomes completos (Ivanov Ivan Ivanovich), que você precisa transformar em nomes abreviados (Ivanov I. I.). Para fazer isso, você só precisa começar a escrever o texto desejado na coluna adjacente à mão. Na segunda ou terceira linha, o Excel tentará prever nossas ações e realizar o processamento adicional automaticamente. Tudo que você precisa fazer é pressionar a tecla Enter para confirmar e todos os nomes serão convertidos instantaneamente. Da mesma forma, você pode extrair nomes de e-mail, colar nomes de fragmentos e assim por diante.

3. Copie sem quebrar formatos

Você provavelmente está ciente do marcador mágico de preenchimento automático. Esta é uma cruz preta fina no canto inferior direito da célula, puxando a qual você pode copiar o conteúdo de uma célula ou uma fórmula para várias células ao mesmo tempo. No entanto, há uma nuance desagradável: essa cópia muitas vezes viola o design da tabela, uma vez que não apenas a fórmula é copiada, mas também o formato da célula. Isso pode ser evitado. Imediatamente após puxar a cruz preta, clique na marca inteligente - um ícone especial que aparece no canto inferior direito da área copiada.

Se você selecionar a opção Preencher sem formatação, o Excel copiará sua fórmula sem formatação e não prejudicará o layout.

4. Exibindo dados de uma planilha do Excel em um mapa

No Excel, você pode exibir rapidamente seus geodados em um mapa interativo, como vendas por cidade. Para fazer isso, vá para a Office Store na guia Inserir e instale o plugin Bing Maps a partir daí. Isso pode ser feito no site clicando no botão Obtenha agora.

Depois de adicionar um módulo, você pode selecioná-lo na lista suspensa Meus aplicativos na guia Inserir e colocá-lo em sua planilha. Resta selecionar suas células com dados e clicar no botão Mostrar locais no módulo de mapa para ver nossos dados sobre ele. Se desejar, nas configurações do plugin, você pode selecionar o tipo de gráfico e as cores a serem exibidas.

5. Salto rápido para a folha necessária

Se o número de planilhas no arquivo exceder 10, será difícil navegar por elas. Clique com o botão direito em qualquer um dos botões de rolagem das guias da planilha no canto esquerdo inferior da tela. O índice irá aparecer e você pode pular para qualquer planilha desejada instantaneamente.

6. Converta linhas em colunas e vice-versa

Se você já teve que mover células de linhas para colunas manualmente, você apreciará o seguinte truque:

1. Destaque o intervalo.
2. Copie (Ctrl + C) ou, clicando com o botão direito do mouse, selecione "Copiar" (Copiar).
3. Clique com o botão direito na célula onde deseja colar os dados e selecione uma das opções Colar especial no menu de contexto - o ícone Transpor. Versões mais antigas do Excel não têm esse ícone, mas você pode corrigir o problema usando Colar especial (Ctrl + Alt + V) e escolhendo a opção Transpor.

7. Lista suspensa em uma célula

Se em qualquer célula for necessário inserir valores estritamente definidos do conjunto permitido (por exemplo, apenas "sim" e "não" ou apenas da lista de departamentos da empresa e assim por diante), então isso pode ser facilmente organizado usando a lista suspensa.

1. Selecione uma célula (ou um intervalo de células) que deve ter essa limitação.
2. Clique no botão "Validação" na guia "Dados" (Dados → Validação).
3. Na lista suspensa "Tipo" (Permitir) selecione a opção "Lista" (Lista).
4. No campo “Fonte”, especifique o intervalo que contém as variantes de referência dos elementos, que posteriormente serão excluídas durante a digitação.

8. Mesa inteligente

Se você selecionar um intervalo com dados e na guia "Página inicial", clicar em "Formatar como tabela" (Página inicial → Formatar como tabela), nossa lista será convertida em uma tabela inteligente que pode fazer muitas coisas úteis:

1. Estende-se automaticamente quando novas linhas ou colunas são adicionadas a ele.
2. As fórmulas inseridas serão copiadas automaticamente para a coluna inteira.
3. O cabeçalho de tal tabela é corrigido automaticamente durante a rolagem e inclui botões de filtro para filtrar e classificar.
4. Na guia "Design" exibida em tal tabela, você pode adicionar uma linha de totais com cálculo automático.

9. Minigráficos

Minigráficos são gráficos em miniatura desenhados diretamente nas células que visualizam a dinâmica de nossos dados. Para criá-los, clique no botão Linha ou Colunas no grupo Minigráficos na guia Inserir. Na janela que é aberta, especifique o intervalo com os dados numéricos originais e as células onde deseja exibir os minigráficos.

Após clicar no botão "OK", o Microsoft Excel os criará nas células especificadas. Na guia "Design" que aparece, você pode personalizar ainda mais sua cor, tipo, habilitar a exibição de valores mínimo e máximo e assim por diante.

10. Recupere arquivos não salvos

Imagine: você fecha o relatório com o qual mexeu na última metade do dia e na caixa de diálogo que aparece "Salvar alterações no arquivo?" de repente, por algum motivo, você pressiona "Não". O escritório anuncia seu grito de partir o coração, mas é tarde demais: as últimas horas de trabalho foram pelo ralo.

Na verdade, existe uma chance de corrigir a situação. Se você tiver o Excel 2010, clique em "Arquivo" → "Recentes" (Arquivo → Recentes) e encontre o botão "Recuperar pastas de trabalho não salvas" no canto inferior direito da tela.

No Excel 2013, o caminho é um pouco diferente: Arquivo → Detalhes → Controle de versão → Arquivo - Propriedades - Recuperar pastas de trabalho não salvas.

Nas versões subsequentes do Excel, abra Arquivo → Informações → Gerenciamento da pasta de trabalho.

Uma pasta especial das entranhas do Microsoft Office será aberta, onde cópias temporárias de todos os livros criados ou modificados, mas não salvos, serão salvos nesse caso.

11. Comparação de dois intervalos para diferenças e coincidências

Às vezes, ao trabalhar no Excel, você precisa comparar duas listas e localizar rapidamente itens iguais ou diferentes nelas. Esta é a maneira mais rápida e intuitiva de fazer isso:

1. Selecione ambas as colunas comparadas (mantenha pressionada a tecla Ctrl).
2. Selecione a guia Página Inicial → Formatação Condicional → Realçar Regras de Célula → Valores Duplicados.
3. Selecione a opção Única na lista suspensa.

12. Seleção (ajuste) dos resultados do cálculo para os valores necessários

Você já ajustou os valores de entrada em seu cálculo do Excel para obter a saída que deseja? Nesses momentos, você se sente como um artilheiro experiente: apenas algumas dezenas de iterações de "undershoot - overflights" - e aqui está, o tão esperado golpe!

O Microsoft Excel pode fazer isso por você, com mais rapidez e precisão. Para fazer isso, clique no botão "What If" na guia "Dados" e selecione o comando "Seleção de parâmetro" (Inserir → Análise de variações hipotéticas → Atingir meta). Na janela que aparece, especifique a célula onde deseja selecionar o valor desejado, o resultado desejado e a célula de entrada que deve ser alterada. Após clicar em "OK", o Excel executará até 100 "tiros" para encontrar o total necessário com uma precisão de 0, 001.