Por que não há tempo e energia suficientes para as coisas mais importantes e o que fazer a respeito

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

A armadilha da urgência é a culpada. Nós descobrimos como funciona e como não entrar nisso.

Quantas vezes no final de um dia difícil e agitado você percebeu que parecia estar girando como um esquilo em uma roda por muitas horas e resolvia muitos problemas, mas não dedicava tempo a projetos realmente importantes? Quantas vezes você se comprometeu a assumir assuntos pessoais que sejam significativos para você: esportes, criatividade, estudo, mas não conseguiu nem iniciá-los por meses? Se isso aconteceu com você, então, como a maioria das pessoas, você caiu na armadilha da urgência.

Qual é a armadilha da urgência

Uma pesquisa da Escola de Negócios da Universidade Johns Hopkins mostrou que, na maioria das vezes, abandonamos tarefas interessantes e importantes em favor de tarefas urgentes. E estamos literalmente predispostos a adiar projetos significativos para depois, antes de mais nada, assumindo aqueles que, ao que parece, precisam ser feitos agora.

Isso é chamado de armadilha da urgência. Isso nos leva ao estresse, à exaustão emocional e, por incrível que pareça, à perda de dinheiro. Os pesquisadores descobriram que tendemos a assumir uma tarefa que parece mais urgente, mesmo que paguemos menos por ela do que por uma tarefa com um prazo mais curto. Isso acontece por vários motivos.

Por que caímos na armadilha da urgência

1. Sofremos se não podemos completar a tarefa

Isso foi descoberto em 1927 e depois confirmado mais de uma vez: as pessoas se sentem desconfortáveis se houver um negócio inacabado pairando sobre elas. Essa característica do pensamento foi chamada de efeito Zeigarnik. E como as tarefas urgentes, via de regra, são pequenas o suficiente e não demoram muito, não podemos adiá-las, pois assim o próximo item da lista de afazeres não será riscado. E nós nos agarramos a essas pequenas tarefas, resolvemos uma por uma e não podemos parar. Como acontece com um pacote de batatas fritas: até que você coma tudo, você não vai se acalmar.

2. Estamos presos em um túnel e não vemos nada ao redor

Ou seja, ficamos tão sobrecarregados com assuntos de curto prazo que literalmente não podemos exalar, olhar para nossa programação de fora e avaliar o que é realmente importante e o que não é. Essa situação pode ser comparada à visão em túnel: não vemos a imagem completa, mas apenas um fragmento que está no centro de nossas atenções agora.

3. Não conseguimos organizar a jornada de trabalho corretamente

Se os processos não são depurados por sua culpa ou por culpa da gerência, as tarefas de rotina começam a consumir literalmente tempo e esforço. Digamos que você tenha preguiça de criar modelos para documentos e cartas - e cada vez que você gasta muitas horas preciosas trabalhando com a documentação ou com a correspondência recebida. Ou seu gerente de projeto não concordou com o cliente em fazer todas as edições de uma vez, e você tem que se distrair com novos comentários inúmeras vezes.

4. Parece-nos que se ignorarmos uma tarefa urgente, o desastre acontecerá

Um líder ou cliente malvado virá e xingará muito, você será privado de dinheiro, o céu cairá no chão, todos nós morreremos.

Todas essas notificações de novas mensagens, chamadas, edições, pequenos pedidos adicionais criam a ilusão de que eles não podem ser adiados. Embora, na verdade, não existam tantas tarefas realmente difíceis.

Como evitar ficar preso na urgência

1. Comece o dia com tarefas importantes e não urgentes

Os livros clássicos de gerenciamento do tempo dizem que a primeira coisa a fazer é "comer o sapo". Ou seja, acabar com uma tarefa pequena e não muito agradável. Há uma lógica nessa abordagem: depois de fazer uma ligação difícil ou responder a cartas chatas, nos sentimos vencedores e cada vez mais nos dedicamos a outras coisas.

Mas existe o risco de que o primeiro "sapo" seja seguido pelo segundo, depois o terceiro, o quarto … E agora é noite, os "sapos" foram comidos incomensuravelmente, mas as mãos não alcançaram o realmente importante tarefas. Portanto, você pode tentar o contrário: comece o dia com o que é mais significativo, mas não urgente, e só então passe para todo esse amontoado de pequenas tarefas.

2. Aprenda a fazer uma pausa

Não se apresse em responder imediatamente a novas mensagens e realizar pequenas atribuições e solicitações. Inspire e expire e aprecie o quão urgente isso realmente é. Se a tarefa for prejudicada, adie-a priorizando o projeto maior e mais valioso.

3. Tente trabalhar em blocos

Digamos 40 minutos para tarefas importantes e 15 minutos para tarefas urgentes. Ajuste um cronômetro para que a pequena rotina não o sugue muito e, assim que soar, volte para as coisas grandes. Provavelmente, uma ligação ou carta poderá esperar pelos próximos 40 minutos.

4. Combine coisas

Muitas pequenas coisas podem ser feitas enquanto você está no metrô, na fila do correio, esperando por uma criança de uma aula de desenho. É improvável que seja possível fazer uma dissertação, um livro, um relatório ou um plano nesses momentos, mas é bem possível responder rapidamente às mensagens, preencher alguns formulários, fazer pequenas edições.

5. Lembre-se de que as tarefas urgentes nunca terminam

É um grande engano pensar que agora você vai limpar rapidamente toda essa rotina: marcar uma consulta com um médico, responder cartas, pedir tênis novos para seu filho, preencher um boletim escolar - e então, com o coração leve, você assumirá importantes trabalhos e projetos pessoais: atualize seu portfólio e currículo, leia um livro em uma língua estrangeira, busque informações para pesquisa. Infelizmente, não será assim. Coisas pequenas continuarão caindo sobre você até que você as controle.