"0 de entrada" - um sistema claro para manter a caixa de entrada zero

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Ao ler este artigo, você se tornará o rei dos e-mails. Honestamente.

Para muitos, o e-mail ainda é uma ferramenta de trabalho incontestável e um sofrimento diário. Alguém recebeu sete cartas e as resolverá rapidamente agora. Alguém tem 46 entrando, mas ele também vai sacar em um dia, porque está acostumado. Para cada pessoa, existe um determinado limite para o número de e-mails recebidos por dia, que ela pode enfrentar sem atrasar o processamento do dia seguinte e, portanto, sem criar bloqueios na caixa de e-mail. Você pode chamar esse limite de "natural".

Se houver mais e-mails do que uma pessoa pode processar, você precisa mudar sua abordagem de gerenciamento de e-mail. Isso aumentará o limite para o valor necessário em um caso particular. Precisa gerenciar 100 e-mails por dia? Isso significa que você pode fazer 100, basta usar a metodologia correta ao trabalhar com correio. Qual deles? Vamos te contar agora.

O único indicador de que uma pessoa pode lidar com correspondência é zero correspondência recebida no final do dia de trabalho. O princípio fundamental do processamento competente de mensagens recebidas é entender que tipo de carta está à sua frente. Primeiro, você precisa aprender a classificar claramente as letras e saber o que fazer com cada tipo.

Todos os e-mails recebidos podem ser divididos em sete categorias:

1. Você não precisa responder, não precisa ler. Existem duas maneiras de fazer essas cartas: arquivar ou excluir. Se você receber outro boletim informativo que nunca leu, faça um favor a si mesmo - cancele a assinatura. Uma ação em troca de se livrar de dezenas desses e-mails no futuro. Queremos aprender como lidar com o fluxo de cartas em um dia? Menos fluxo é mais fácil de controlar. Não tenha medo de perder algo importante. As informações realmente necessárias chegarão a você de uma maneira diferente e aparecerão na sua frente pelo menos mais uma vez.
2. Com arquivos anexados. Podem ser notificações sobre a necessidade de pagar por algo ou informações para trabalhos atuais ou futuros. É útil criar pastas separadas para essas cartas, mas sem fanatismo. Muitas pastas? Simplificar. Para encontrar algo de que você precisa mais tarde, você não precisa de mil pastas, mas da capacidade de usar as funções de pesquisa da mala direta.
3. Responda à vontade. A resposta parece ser opcional, mas às vezes a cortesia é útil. Aqui, atue exclusivamente de acordo com a situação.
4. Com margem de tempo para familiarização. Interessante de ler, mas não necessário. Tente categorizar o máximo de e-mails possível nesta e na categoria anterior. Esta é a chave para um tratamento eficaz do correio.
5. Eu preciso responder hoje. Tudo é simples aqui: leve e responda agora, se algo for muito urgente, ou no final da jornada de trabalho.
6. Eu tenho que responder, mas não hoje. A beleza do e-mail é que ele não é um chat ou um telefone. Ninguém espera e não deve esperar uma resposta imediata por e-mail, se isso não estiver declarado no cabeçalho da carta. Se um determinado dia for nomeado como o prazo para uma resposta, ou se você mesmo souber e entender quanto tempo precisa para dar uma resposta, coloque essas cartas na pasta apropriada. Por exemplo, "Responder na segunda-feira", "Responder na terça" e assim por diante. Agora crie para você uma lista de verificação, que contém o item "De manhã, processe a correspondência adiada para hoje." Existem também ferramentas de automação especializadas para tais fins: para Gmail e.
7. Carta incompreensível. Existem letras que são difíceis de categorizar. Não se atormente com reflexões e concorde consigo mesmo em classificar tais letras em uma das categorias listadas acima.

Com base nessa classificação, precisamos de pastas para as categorias 2, 3, 4 e 6.

Regras para processamento eficaz de e-mail

• Reserve 30 minutos no final do seu dia de trabalho para zerar sua caixa de entrada. Isso é mais eficaz do que tentar responder instantaneamente a todos os e-mails. As pessoas não realizam várias tarefas ao mesmo tempo. Menos distrações e mudanças, mais eficiência.
• O que fazer com e-mails urgentes? Defina um intervalo para verificar sua caixa de entrada ao longo do dia. Por exemplo, uma vez por hora. Verifique se há e-mails importantes urgentes em sua caixa de entrada e, se não houver nenhum, volte ao trabalho. Lembre-se da vantagem do correio: não é um meio de comunicação instantânea. É possível que o problema mencionado em um dos e-mails não urgentes seja resolvido sem a sua participação até o final do dia, ou ao final do dia você receberá mais informações, o que permitirá que você resolva o problema mais rapidamente e com mais eficiência.
• Sempre que você não estiver verificando seu e-mail, mantenha a mala fechada. Desligar notificações. Evite a contemplação perturbadora do número de cartas que chegam. Agora você tem outro emprego e ainda não chegou a hora do correio. Em momentos de dúvida sobre a correção desta abordagem, lembre-se: você não está em uma usina nuclear, mas mesmo se estivesse lá, você não teria sido informado sobre o superaquecimento do reator de qualquer maneira por e-mail.
• Use seu desejo de terminar seu dia de trabalho a tempo para acelerar o processamento de correspondência. É por isso que é recomendável desmontar a caixa de entrada para zero no final do dia. Você tem 30 minutos e quer acabar com isso rapidamente. Basicamente, acaba sendo uma espécie de jogo, mas você também pode gamificar propositalmente o processamento de e-mail.
• Seja curto e direto ao ponto.
• Seja positivo e amigável. Os e-mails podem construir e destruir relacionamentos. Em vez de resolver questões realmente importantes, as pessoas às vezes tentam chamar o oponente de idiota da maneira mais delicada e dissimulada possível, e todo o texto é baseado nisso. Não há nada de estranho em expressar sua atitude positiva para com o destinatário com uma pequena frase agradável no corpo da carta. Sua amizade voltará para você e sua correspondência se tornará muito mais significativa e eficaz.
• Você precisa juntar as letras na ordem inversa. E só isso. Parece que é mais lógico começar com cartas mais antigas, mas o nosso objetivo é zerar a caixa de entrada, o que significa que ao final do dia de trabalho chegaremos até a primeira carta recebida. Se você se permitir e começar a deixar para amanhã as últimas cartas que recebeu hoje, toda a técnica deixa de funcionar. Por que você gostaria de aprender uma boa mala direta se você não segue uma regra fundamental? Continue trabalhando como antes e sofra.
• Abra apenas as cartas de que necessita, enviando o resto para o arquivo ou para eliminação. Usamos excessivamente as assinaturas para coisas desnecessárias (uma assinatura do Lifehacker, pelo contrário, é muito necessária) e, como resultado, obtemos mais informações do que podemos ler. Como distinguir as letras que você deseja? Existe uma regra simples, mas muito eficaz: abra apenas as cartas que são endereçadas a uma pessoa específica pessoalmente para você. O resto - em uma das categorias descritas no início do artigo de acordo com a situação.
• Crie modelos. Freqüentemente, as respostas aos e-mails são bem padronizadas, ou seja, você escreve a mesma coisa. Você notou que escreve esta frase com frequência? Faça um modelo para copiar e colar rapidamente ou crie-o no próprio serviço de e-mail.
• Se o e-mail foi processado e ainda há tempo, você precisa usá-lo racionalmente. Vamos para a categoria das letras 3, 4 e 6 e colocamos as coisas em ordem lá.

Este tutorial, que se baseia na classificação correta, como você pode ver, é um ótimo complemento para as dicas de e-mail mais gerais do CEO do LinkedIn, Jeff Weiner. Além disso, não perca as 10 dicas por e-mail de Leo Babauta. Na verdade, existem muitas maneiras adicionais de aproveitar ao máximo seu e-mail. Experimente as técnicas que se aplicam a você, analise os resultados e não se esqueça de deixar nos comentários suas próprias dicas para melhorar a eficiência do trabalho com e-mail.