Como limpar sua caixa de entrada do Gmail de forma rápida e fácil

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

O problema do número cada vez maior de mensagens não lidas na caixa de entrada está incomodando um grande número de usuários. Para resolvê-lo, dezenas de extensões foram criadas e muitos artigos foram escritos sobre a metodologia de uso do Gmail. No entanto, não é necessário inventar algo novo se houver ferramentas de trabalho comprovadas. Neste artigo, vou mostrar como lidar com o tráfego de e-mail usando o sistema de atalhos do Gmail.

Os rótulos do Gmail são rótulos personalizados que você pode usar para categorizar e-mails. Ao mesmo tempo, ao contrário das pastas, uma carta pode ter vários rótulos, ou seja, uma letra pode estar simultaneamente em várias categorias.

Uma das razões para o estouro gradual da caixa de entrada é que muitos usuários a usam para armazenar todas as mensagens que caem em sua caixa de entrada. Ao mesmo tempo, a análise da correspondência começa com as letras mais recentes, de modo que as mensagens que estão no final da sua caixa de correio talvez nunca cheguem aos seus olhos.

O sistema de etiquetas que utilizo permite processar as cartas não de acordo com a hora de chegada, mas de acordo com a sua importância. Você pode facilmente classificar todos os e-mails em categorias de ações pretendidas e dedicar seu tempo a coisas realmente importantes, e não a lixo publicitário. Para fazer isso, você só precisa criar cinco novos rótulos.

• "!Urgentemente!". Cartas que requerem ação urgente se enquadram nesta categoria. Este rótulo requer atenção em primeiro lugar, uma vez que os e-mails marcados com ele devem ser processados imediatamente.
• "Planejado." Marque com esta etiqueta as letras que exigem que você aja em um futuro previsível e tenha uma data específica. Por exemplo, um lembrete para pagar pela hospedagem em breve ou uma notificação de uma reunião futura.
• "Para responder". Esta categoria irá coletar todos os e-mails que você deseja responder, mas não há limite de tempo para sua resposta. Obviamente, este e-mail será processado assim que houver tempo disponível.
• "Esperando". Às vezes, há situações em que um negócio ou projeto que você discutiu em sua correspondência, como se costuma dizer, congela. Ou seja, você já fez tudo que depende de você do seu lado, e agora está apenas esperando uma resposta ou o próximo pedido. Cartas que não requerem nenhuma participação ativa de você no momento, mas ainda são importantes, marcamos com este rótulo.
• "Feito". Este é um rótulo para casos concluídos e problemas resolvidos. Em princípio, seria possível arquivar imediatamente essa correspondência, mas ainda é melhor colocá-la temporariamente em um pai separado. Isso permitirá que você entregue a sua autoestima ao final da semana de trabalho e também servirá como material de análise de sua produtividade.

Assim, a análise inicial da correspondência no Gmail se resume a uma rápida olhada nos cabeçalhos ou conteúdo e categorização de todos os e-mails. Irá demorar uma ordem de magnitude menos tempo do que o processamento sequencial de cada carta, portanto, em breve sua caixa de entrada estará completamente vazia.

Quando isso acontecer, você pode navegar até a seção "! Urgente!" e lidar com as letras que realmente importam. Quando tratamos desta categoria prioritária, passamos à categoria de tarefas previamente planejadas e realizamos aquelas que estão para expirar. Se depois disso você ainda tiver tempo, abra a pasta com as letras secundárias aguardando uma resposta. Este processo, via de regra, não exige muito esforço e atenção especial, podendo ser realizado no final da jornada de trabalho. Bem, as letras com o rótulo "Concluído" podem ser admiradas uma vez por semana ao somar os resultados.

Assim, com a ajuda dessas etapas simples, você sempre pode prestar atenção suficiente às coisas importantes e não desperdiçá-la em correspondências vazias. Sua caixa de correio estará sempre vazia e você nunca mais perderá uma única carta no caos e na confusão de milhares de cartas invisíveis.

Você usa alguma tag do Gmail para classificar seus e-mails?