Como enviar funcionários em viagens de negócios sem papelada: experiência pessoal

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Contamos os principais problemas das viagens de negócios e explicamos como você pode resolvê-los.

Problema nº 1. Sistema de aprovação lento

Cada viagem é um monte de correspondência em que atuo como intermediário. Demora muito para enviar mensagens, além de poder se confundir e cometer erros, principalmente quando várias pessoas estão voando.

Uma vez, entendi mal um funcionário e concordei com uma passagem para o vôo errado. Como não era reembolsável, a empresa teve que gastar dinheiro em uma segunda passagem, com a data correta, e perder cerca de 10 mil rublos.

Como resolver o problema

Baixo: automatizar o processo.

Os serviços de reserva de viagens online dão conta dessa tarefa - eu testei. Ele pode ser usado para planejar viagens de negócios, comprar passagens aéreas e de trem e reservar hotéis. Você não precisa pagar para se conectar e usar o serviço.

O serviço pode ser utilizado não só pelo gerente da matriz e do escritório, mas também por todos os colaboradores da empresa. Não há limite para o número de usuários, então imediatamente carreguei os dados de todos os caras que fazem viagens de negócios para o perfil do Lifehacker no OneTwoTrip for Business. Você pode adicioná-lo manualmente ou a partir de arquivos XLS e CSV. Para fazer isso, na seção "Funcionários" existe um botão "Importar".

Ao adicionar um usuário, você pode inserir imediatamente os dados de passaportes russos e estrangeiros, de modo a não os preencher novamente todas as vezes.

Para cada funcionário, você pode definir um limite de viagens e restringir os direitos de acesso. Por exemplo, defina um limite para um pedido e selecione um hotel de até três estrelas. Quando um funcionário sai, seu perfil é bloqueado. Ele não poderá entrar em sua conta pessoal, mas toda a história e relatórios sobre ele permanecerão.

Isso simplificou muito o meu trabalho: um funcionário pode acessar sua conta pessoal com sua senha, selecionar o voo e hotel desejado e reservá-los sem pagar. Para pactuar os tickets, não é necessário enviar screenshots para o Telegram: o diretor, como administrador, vê as reservas e pedidos de todos os funcionários na seção "Pedidos".

Problema # 2. Altos custos

Procuramos planejar as viagens com antecedência para comprar passagens mais baratas. É verdade que nem sempre isso funciona.

Como resolver o problema

Baixo: economize em passagens e hotéis comprando-os por meio do serviço de viagens online.

OneTwoTrip for Business garante que as passagens aéreas custam o mesmo ou mais baratos do que para pessoas físicas.

A economia é obtida por meio de alta rotatividade e contratação direta com companhias aéreas e hotéis.

O site oferece cerca de 2 milhões de opções de hospedagem para diferentes orçamentos: hotéis, apartamentos, pousadas. Mais de 1.000 dos mais populares têm seus próprios relacionamentos com o OneTwoTrip for Business. Se o objeto de que o cliente precisa não estiver no sistema, o serviço pode celebrar um contrato com ele, mediante solicitação.

Se os planos forem confirmados e a viagem aprovada, as passagens podem ser compradas em dois cliques. Caso contrário, cancele sua reserva. Todos os cartões de fidelidade de companhias aéreas são válidos, portanto, você pode continuar a acumular milhas. O serviço acerta promoções com bancos: por exemplo, pode devolver cashback com bônus para compras com cartão corporativo.

Problema # 3. Longa emissão de bilhetes e cobrança

Quando as passagens e o hotel são acertados com o gerente, entro em contato com a companhia aérea e o hotel para receber a fatura de pagamento. Cada organização tem suas próprias regras de pagamento para pessoas jurídicas: em algum lugar você precisa escrever para um e-mail, em algum lugar você precisa preencher um arquivo Excel com os dados da empresa, em algum lugar - um formulário no site. Acontece que tive que ligar várias vezes para a linha direta para obter documentos. Leva muito tempo e a emissão do bilhete às vezes leva vários dias. Algumas empresas não emitem faturas para pessoas jurídicas. Nestes casos, você terá que desistir da compra e procurar outro voo ou hotel.

Como resolver o problema

Baixo:pagar as passagens e o hotel com uma fatura no site do serviço de organização de viagens de negócios.

No OneTwoTrip for Business, eu e outros funcionários que têm o acesso adequado podemos reservar e pagar passagens e hotéis com a mesma facilidade com que fazemos individualmente. Todo o processo leva de 2 a 3 minutos: você insere sua conta pessoal, preenche a data e o destino e seleciona o voo desejado. Você não precisa inserir os dados do passaporte e o número do cartão de bônus, eles serão carregados automaticamente quando você selecionar um funcionário da lista.

Além disso, você pode criar um itinerário complexo ou organizar sua viagem de forma mais flexível. Por exemplo, voe um dia com diferentes companhias aéreas: de manhã de Ulyanovsk a Moscou com a Aeroflot e à noite de volta à Pobeda. Isso é permitido porque o serviço online pode "colar" passagens de diferentes companhias aéreas em um pedido. Se você mesmo organizar sua viagem, neste caso, levaria mais tempo: correspondência com duas companhias aéreas, duas faturas para pagamento, o dobro de documentos de encerramento.

Você pode pagar as passagens e o hotel de duas maneiras: com um depósito e usando um cartão de banco corporativo. Eu uso um depósito - você precisa reabastecê-lo antecipadamente para qualquer valor, faturando na seção "Conta". A compra é feita de imediato, e não apenas durante o horário de funcionamento do banco.

Para qualquer problema, você pode entrar em contato com a equipe de suporte de serviço. Ela trabalha 24 horas por dia e dará assistência, mesmo que ocorra força maior à noite ou nos fins de semana.

Problema nº 4. Documentos de fechamento

A viagem de negócios não termina com a compra de passagens e reserva de hotel. É necessário muito mais esforço para preparar os documentos de fechamento. Devem ser solicitados separadamente à companhia aérea e ao hotel, que os enviam exclusivamente em suporte de papel. Freqüentemente, as remessas não chegam pelo correio e são perdidas. Isso é revelado durante o período do relatório, então você deve procurar com urgência o contato de alguém que possa duplicar os documentos de fechamento.

Como resolver o problema

Baixo:confiar a formação de documentos de fechamento OneTwoTrip for Business.

No OneTwoTrip for Business com faturas e relatórios, tudo é muito mais simples. Todos os meses recebemos um ato para todos os serviços e uma fatura para hotéis com IVA, a cada trimestre - um ato de reconciliação. Todas as faturas e relatórios são armazenados na seção "Documentos". Você pode configurar qual dos funcionários tem acesso a eles - secretário, contador, gerente. Os documentos não têm limite de tempo de armazenamento em sua conta pessoal e estão disponíveis a qualquer momento.

Qual é o resultado final

Organizar viagens de negócios economiza tempo e dinheiro. O serviço permite que você:

• recusar correspondência longa com companhias aéreas e hotéis;
• coordenar viagens diretamente com o chefe;
• reserve as opções de voo e hospedagem mais lucrativas;
• emitir passagens e o hotel em 2-3 minutos em um só lugar;
• pagar as passagens sem esperar pela nota fiscal;
• simplificar a preparação e armazenamento de documentos de fechamento.