Por que os sistemas GTD costumam falhar?

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

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Se você usar o que você acha que é o melhor sistema GTD, mas não vê os resultados, é improvável que o problema esteja com o sistema, mas sim com a crença de que uma lista de tarefas perfeitamente estruturada permitirá que você faça 10 vezes mais trabalho do que seus colegas. Nenhum método para aumentar a produtividade é eficaz para você até que comece a pensar de forma realista. Falaremos sobre isso no artigo.

Impossível fazer "tudo" em um dia

Todos os dias você tem muitas coisas que precisa fazer hoje. Você parece entender que é impossível fazer tudo de uma vez, mas mesmo assim, com invejável persistência, tenta provar o contrário, o que acaba levando à sensação de que esteve girando como um esquilo em uma roda o dia todo, mas você não tive tempo para fazer nada. Evitar esse sentimento é fácil - você precisa priorizar. Decida o que realmente precisa ser feito hoje e o que pode muito bem esperar até amanhã. Depois de completar uma pequena lista de tarefas em um dia, você sentirá progresso, o que significa que no dia seguinte você começará a trabalhar com grande entusiasmo.

Você provavelmente já pensou que é, de fato, difícil priorizar. Nem sempre é possível entender qual negócio é mais importante hoje. Em seu videoblog, o famoso blogueiro Zé Frank dá o seguinte conselho: escreva uma lista de todas as coisas que precisam ser concluídas e, em seguida, comece a ler a lista a partir do final, ouvindo seus sentimentos íntimos. Se você entende que este ponto é realmente importante, deixe-o; se houver a menor dúvida, risque-o sem piedade. Inicie as tarefas restantes a partir do primeiro da lista.

Lembre-se de que há 24 horas em um dia, você está limitado por esse tempo. Tendo planejado muito, à noite você ficará desapontado por não ter tido tempo novamente. Ao contrário, é melhor estabelecer para si mesmo uma meta muito simples, com a qual você certamente enfrentará. E então faça algum trabalho adicional. No final do dia, você se sentirá um vencedor, pois além das coisas necessárias, você conseguiu fazer outra coisa.

Esqueça a multitarefa e concentre-se em uma coisa

É muito difícil para uma pessoa realizar multitarefas, mas mesmo assim, muitas pessoas gostam de fazê-lo, pois assim se sentem mais ativas e produtivas. A cada cinco minutos, podemos interromper alguma atividade para responder por telefone ou e-mail. A multitarefa distrai muito nossa atenção e aqui está o porquê: a cada vez, mudando sua atenção de uma tarefa para outra, você retornará dolorosamente à primeira, lembrando-se de onde parou.

Em um mundo ideal, poderíamos abandonar completamente a multitarefa, mas no mundo real ainda surgem situações em que é impossível evitá-la. Nesse caso, vale a pena ceder, usando, por exemplo, a técnica do "planejamento do tomate", quando você se concentra exclusivamente em uma tarefa por 25 minutos, não se deixando distrair.

Trabalhe em uma tarefa e, após 25 minutos, revise a lista e selecione a próxima que requer sua atenção imediata. Isso permitirá que você realize várias tarefas ao mesmo tempo, mas mantenha o foco na tarefa em questão.

Escolha e aplique dicas de produtividade com sabedoria

Existem muitos artigos escritos sobre o tópico de produtividade e eficiência, novas técnicas e hacks estão surgindo incessantemente, mas nada disso irá ajudá-lo a menos que você resolva os problemas descritos acima. E mesmo depois de resolvê-los, você precisa aprender a aplicar corretamente e no local o sistema GTD.

Como já mencionamos em um de nossos posts, se o que você faz é importante para você, você não precisa de sistemas, listas e lembretes. Não será difícil manter em mente o que você precisa fazer. Se o problema que você está resolvendo for global, provavelmente você o dividirá em partes escrevendo uma lista de tarefas, mas sem pensar: "Oh, estou usando GTD!" Então, para que servem os sistemas GTD e outras dicas de produtividade? Para fazer coisas rotineiras e chatas na hora certa: pagar contas, fazer ligações, relatórios. Isso é o que você com toda a sua alma sonha adiar para o "amanhã", que nunca chegará.

No entanto, qualquer sistema de produtividade não deve ser aplicado às cegas; primeiro, você precisa pensar em como pode "aprimorá-lo" para você mesmo, a fim de obter o máximo dele. Os sistemas GTD não são uma varinha mágica a ser aplicada estritamente de acordo com as instruções, eles são uma ferramenta que precisa ser ajustada, aprendendo sobre você mesmo e sua maneira de trabalhar para que se sinta satisfeito no final do dia.