O que é kaizen e como ele ajuda as pessoas e empresas a se tornarem pessoas melhores

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Uma abordagem japonesa para produtividade e melhoria contínua.

O que é Kaizen

Esta é a filosofia empresarial japonesa da What is Kaizen / Investopedia, que permite construir e organizar o trabalho na empresa. A palavra "kaizen" possui vários significados, sendo o principal deles melhoria contínua.

Kaizen em si não oferece uma estratégia baseada em turnos pronta que pode ser seguida para manter as coisas indo bem. Também não existe um manual de instruções universal para kaizen. Em vez disso, é um conjunto de ideias e princípios sobre os quais construir.

O postulado básico do kaizen é mais ou menos assim: pequenos passos na direção certa ajudam você a conseguir muito.

Isso significa que para alcançar resultados impressionantes, você não precisa de inovações fundamentais, mas de um trabalho lento e gradual, mas diário.

Acredita-se que o Kaizen foi introduzido pela primeira vez pelo Sistema Toyota de Produção / Toyota na Toyota após a Segunda Guerra Mundial. E isso ajudou a restaurar a produção, depurar fluxos de trabalho e aumentar os lucros. Portanto, este sistema é utilizado principalmente em empresas e indústrias. Embora o kaizen pessoal também seja possível em princípio.

Quais são os elementos do kaizen

Como não existe uma "bíblia" oficial do kaizen, há alguma confusão nas descrições dessa abordagem.

Por exemplo, no site do Instituto Kaizen (sim, existe um) o autor do livro “Kaizen. A Chave para a Estratégia de Sucesso Japonesa”Masaaki Imai dá à Definição de Kaizen / Kaizen Institute cinco elementos que também são chamados de núcleo do Kaizen.

1. Conheça seu cliente. Isso significa que você precisa representar claramente o retrato da pessoa a quem você presta serviços ou vende bens: seus valores, desejos, necessidades e dores.
2. Livre-se do lixo. Kaizen está intimamente relacionado aos conceitos de desperdício zero e manufatura enxuta. No entanto, esse princípio pode ser entendido de forma mais ampla: lutar para não usar nada supérfluo no trabalho, pegar apenas o que é realmente necessário, destruir o desperdício físico e informacional.
3. Vá para "produção". O original usa a palavra gemba, que pode ser traduzida do japonês como "o lugar onde o trabalho acontece". A essência desse elemento do kaizen é que o líder deve ter um bom entendimento dos processos de trabalho e devotar todos os seus esforços para introduzir mudanças em primeiro lugar.
4. Confie em fatos. Nas estatísticas, mudanças em indicadores significativos e números específicos, e não em seus próprios sentimentos.
5. Inspire sua equipe. Neste caso, estamos falando sobre estabelecer metas específicas para as pessoas e ajudá-las a se moverem em direção a elas.

Em diferentes fontes, existem vários outros princípios associados ao kaizen.

1. Colete as opiniões dos funcionários. Kaizen assume que cada membro da equipe precisa ser ouvido se eles têm algo a dizer. Você pode fazer um brainstorm juntos, fazer entrevistas individuais ou colocar uma caixa de sugestões. As ideias que as pessoas apresentam devem ser consideradas e implementadas lentamente, se valerem a pena.
2. Desista do perfeccionismo. Melhor um trabalho cotidiano vagaroso do que tentar fazer tudo perfeitamente.
3. Procure a raiz do problema. Dificuldades e problemas não podem ser dados como garantidos. Você precisa se perguntar pelo menos cinco vezes por que isso está acontecendo para chegar ao fundo do poço e encontrar uma solução.
4. Evite o status quo. Isso significa que é necessário lutar não por estabilidade e equilíbrio, mas por um desenvolvimento contínuo.
5. Mantenha a disciplina pessoal. Cada membro da equipe precisa seguir as regras de gerenciamento de tempo e trabalhar consigo mesmo.
6. Construa o espírito de equipe. As pessoas na empresa devem ter objetivos, valores e princípios comuns e claros. Inspira, motiva, ajuda todos a caminharem na mesma direção e a trabalharem de forma harmoniosa.

Finalmente, o terceiro conjunto de princípios kaizen diz respeito à manufatura enxuta. Consiste em cinco S:

• Seiri (classificação). Classifique as ferramentas de trabalho, abordagens e tarefas, identifique o que realmente não é necessário.
• Seiton (sistematização). Mantenha sua área de trabalho em ordem, encontre uma posição bem definida para cada ferramenta e objeto. E não importa tanto se você trabalha na máquina, no cavalete ou no escritório à mesa.
• Seiso (limpeza). O local de trabalho deve estar limpo. Remova-o no final de cada dia.
• Seiketsu (padronização). Siga as três etapas anteriores para automatizar e torná-los o padrão.
• Shitsuke (melhoria). Verifique a eficiência do sistema. Solucione problemas e melhore os fluxos de trabalho.

Como implementar mudanças usando Kaizen

Este sistema incentiva fortemente a abordagem PDCA (Planejar - Fazer - Verificar - Agir) O que é Kaizen / Investopedia, ou, como também é chamado, o ciclo de gestão de Deming - Shewhart. É claro pela abreviatura que consiste em quatro etapas:

1. Plano. A mudança não deve ser espontânea, é sempre necessário primeiro analisar a situação e traçar uma estratégia.
2. Tome uma atitude. No caso do kaizen, isso significa tentar implementar algumas pequenas melhorias.
3. Confira. Você deve estudar como a etapa anterior afetou o desempenho da empresa ou os resultados pessoais, comparar os indicadores, conversar com os colegas que são afetados pelas mudanças.
4. Correto. Se necessário, você precisa eliminar os problemas que surgiram, alterar ligeiramente a abordagem ou abandonar completamente as melhorias se elas não funcionaram.

Como ser mais produtivo com Kaizen

Inicialmente, essa filosofia é voltada para empresas e grandes indústrias, mas seus princípios funcionam bem M. F. Suárez-Barraza, J. Ramis-Pujol, S. Mi Dahlgaard-Park. Mudando a qualidade de vida através da abordagem Kaizen Pessoal: Um estudo qualitativo / Revista Internacional de Ciências da Qualidade e Serviço e para cada indivíduo.

Escritor Robert Maurer, autor de Step by Step Towards Achievement. O Método Kaizen”, e a blogueira Como aplicar o Kaizen em sua vida pessoal / Médium, Gail Kurzer-Myers, oferece várias idéias sobre como introduzir o kaizen na vida cotidiana.

1. Estabeleça pequenos objetivos

“Iniciar seu próprio negócio” ou “começar a ganhar o dobro” soa como algo assustador e opressor. Mas dividir esses grandes objetivos em muitos menores torna tudo muito mais fácil e claro.

Por exemplo: “reúna ideias para o seu negócio”, “estude o mercado e os concorrentes”, “calcule custos”, “elabore um plano de negócios”. Quanto mais você puder esmagar este enorme bloco, melhor.

Essa abordagem pode já ser familiar para você: na administração do tempo clássica, é chamada de "comer um elefante em pedaços".

2. Faça a si mesmo pequenas perguntas

Instruções como “Comece a ioga todas as manhãs” são ruins. Mas as perguntas certas ajudam a encontrar motivação e se entender:

• O que estou perdendo para fazer ioga todas as manhãs?
• O que posso comprar para tornar a tarefa mais fácil e agradável, talvez um tapete novo e roupas bonitas e confortáveis?
• Que pequenos passos me ajudarão a desenvolver esse hábito - pegar roupas e um tapete à noite, ler alguns artigos sobre os benefícios da ioga, dormir cedo?

3. Dê pequenos passos

Robert Maurer dá um bom exemplo em seu livro. O médico tentou persuadir o paciente a se exercitar regularmente por 30-60 minutos por dia. O paciente claramente não estava entusiasmado com a ideia. Em seguida, ela foi convidada a simplesmente marchar em frente à TV por apenas 1 minuto todas as noites. E ela teve muito sucesso. Uma vez que esse "treinamento" se tornou um hábito, a paciente gradualmente aumentou o tempo e a dificuldade do exercício e, assim, tornou o esporte uma parte de sua vida.

Portanto, pequenos passos são a chave para grandes mudanças.

4. Livre-se do lixo

E em todos os sentidos da palavra. Jogue fora papéis desnecessários, pincéis quebrados e liquidificadores quebrados. Remova os programas que você não usa. Elimine desperdícios de tempo e mude hábitos destrutivos. Trabalhe com atitudes e pensamentos que o exaurem e estragam seu humor.

5. Mantenha sua área de trabalho limpa e arrumada

Cada coisa tem seu lugar. Disciplina, ajuda a sintonizar o trabalho e a organizar os pensamentos.

6. Melhore a cada dia

A ideia principal do Kaizen é que a mudança deve acontecer todos os dias. Embora minúsculo, nem sempre perceptível.

Andar 10 passos a mais do que o normal, aprender duas palavras em inglês em vez de uma, ler algumas páginas de um livro, gastar 5 minutos a menos no telefone do que ontem - tudo isso importa e acabará levando a bons resultados.

Este artigo foi publicado pela primeira vez em janeiro de 2013. Em agosto de 2021, atualizamos o texto.