Como parar as distrações a cada 5 minutos e se concentrar em tarefas importantes

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Um trecho de um livro de um especialista em produtividade que experimentou técnicas de concentração em si mesmo e escolheu as mais eficazes.

Hyperfocus é a capacidade de dedicar seu tempo e atenção a um único problema ou projeto. Em Hyperfocus: Como aprendi a fazer mais com menos tempo, Chris Bailey explica quantas coisas planejar para o dia para fazer as coisas com sucesso, como escolher as tarefas mais importantes de uma lista de tarefas e eliminar quaisquer distrações.

O hiperfoco implica muitas coisas ao mesmo tempo: é um estado consciente, quando não estamos distraídos, restauramos rapidamente a concentração e mergulhamos completamente no trabalho.

Estamos publicando um trecho do Capítulo 3, O poder do hiperfoco, que explica como entrar no estado de hiperfoco e escolher o foco certo para focar.

Quatro estágios de hiperfoco

Em qualquer momento, você está focado no ambiente externo, ou nos pensamentos em sua cabeça, ou em ambos ao mesmo tempo. Se você está preocupado apenas com o ambiente externo, significa que está vivendo no modo de piloto automático. Você entra nesse estado enquanto espera por um semáforo ou alterna sem parar entre os mesmos aplicativos em seu smartphone. Se você está ocupado apenas com seus próprios pensamentos, está imerso em sonhos. Isso pode acontecer se você decidir caminhar sem seu telefone, estiver pensando em algo no chuveiro ou sair para correr.

Para entrar em um estado de hiperfoco, você precisa se conectar com seus próprios pensamentos e com o ambiente externo e conscientemente direcionar tudo isso para a solução de um problema.

Nesse sentido, o hiperfoco precede o estado que Mihai Csikszentmihalyi chama de "fluxo" - quando estamos completamente imersos em nosso negócio e o tempo voa muito mais rápido. Como Csikszentmihalyi explica em seu livro Flow, nesse estado "tudo o mais nos parece irrelevante". Essa é outra razão pela qual é absolutamente imperativo focar em apenas uma coisa: as chances de entrar em estados de fluxo aumentam exponencialmente quando vários objetos não estão competindo por nossa atenção limitada. Hyperfocus é o processo que nos traz para o fluxo.

Como entrar no estado de hiperfoco

De acordo com pesquisas científicas, quando nos concentramos, passamos por quatro estágios. Estamos focados (e produtivos) no início. Então, se nós próprios não mudarmos para outra coisa e se eles não interferirem conosco, os pensamentos começam a se dispersar. No terceiro estágio, percebemos que estamos pensando em coisas estranhas. Pode demorar muito até esse momento, principalmente se não tivermos o hábito de verificar regularmente o que preenche o espaço da atenção. (Em média, notamos que pensamos em coisas estranhas, cerca de cinco vezes por hora.) E no quarto estágio, voltamos ao objeto original de atenção.

Os quatro estágios do hiperfoco são baseados neste diagrama.

Para entrar no estado de hiperfoco, você deve:

1. Escolha um objeto de atenção produtivo ou significativo.
2. Elimine tantas distrações externas e internas quanto possível.
3. Concentre-se no objeto de atenção escolhido.
4. Constantemente volte a este objeto e concentre-se nele novamente.

Tomar uma decisão sobre o que planejamos focar é a etapa mais importante, porque quanto mais produtiva e significativa a tarefa, mais produtivas e significativas se tornam suas ações. Por exemplo, se você decidir se concentrar no treinamento de um novo funcionário, automatizar uma atividade repetitiva ou fazer um brainstorming para o lançamento de um novo produto, será infinitamente mais produtivo do que trabalhar no modo de piloto automático.

A mesma ideia se aplica ao círculo familiar: quanto mais significativo for o objeto de sua atenção, mais significativo será toda a sua vida. Colhemos os benefícios do hiperfoco formando intenções muito simples - por exemplo, mergulhar totalmente em uma conversa com um ente querido ou desfrutar de um jantar em família tanto quanto possível. Aprendemos mais, lembramos mais e analisamos melhor nossas ações. Como resultado, nossas vidas ganham mais significado.

O primeiro passo absolutamente necessário para o hiperfoco é a intenção, que deve preceder a atenção.

A próxima etapa é eliminar o máximo possível de distrações internas e externas. Há uma razão simples pela qual somos vítimas deles: em algum ponto, as distrações se tornam objetos de atenção mais atraentes do que as coisas que realmente precisamos fazer. Isso é verdade tanto no trabalho quanto em casa. Alertas de novas letras que aparecem no canto de um monitor de computador geralmente nos seduzem mais do que o trabalho que estamos fazendo em outra janela, e a TV atrás das costas do interlocutor no pub torna-se mais atraente do que a própria conversa.

As distrações são muito mais fáceis de lidar com antecedência - quando elas aparecem, geralmente é tarde demais para defender suas intenções contra elas. A interferência também precisa ser neutralizada - incluindo memórias e pensamentos arbitrários (e às vezes embaraçosos) que surgem em nossas cabeças enquanto tentamos nos concentrar, resistência mental a tarefas pouco atraentes (como preencher uma declaração de imposto ou limpar a garagem) e simplesmente o desejo pensar sobre coisas diferentes, coisas quando gostaríamos de nos concentrar em uma.

Terceiro, o hiperfoco se torna possível quando nos concentramos em um objeto selecionado de atenção por um período predeterminado. Isso significa que temos um plano de imersão no trabalho por um determinado período, o que é conveniente e possível para nós. Quanto mais cuidadosamente trabalharmos nas duas primeiras fases, melhor e com mais confiança enfrentaremos a tarefa nesta fase.

Finalmente, em quarto lugar, o hiperfoco é necessário para retornar a atenção ao objeto original quando a mente começa a divagar. Vou repetir esta afirmação mais de uma vez, porque está entre as idéias mais importantes deste livro: de acordo com pesquisas, nossos pensamentos se espalham para os lados 47% das vezes. Em outras palavras, se ficamos acordados por 18 horas, então durante apenas oito delas estamos imersos nas tarefas atuais. É normal que os pensamentos se desviem para o lado, mas é importante trazê-los de volta para gastar tempo e atenção nos objetos que estão à nossa frente.

Além disso, leva 22 minutos para retornar à tarefa atual após ser interrompido ou interrompido. E se nós próprios estivermos distraídos ou interrompidos, levamos já 29 minutos para voltar ao trabalho na tarefa original.

Quanto mais frequentemente avaliamos o que exatamente ocupa o espaço de atenção, mais rápido podemos voltar ao assunto.

Mas não se preocupe muito com isso por agora - discutiremos isso em detalhes mais tarde.

A ideia de hiperfoco pode ser resumida em uma frase: enquanto você trabalha, mantenha sua atenção em um objeto importante e complexo.

Escolhendo o que focar

Atenção sem intenção é um desperdício de energia. A atenção deve ser sempre precedida pela intenção - além disso, eles estão perfeitamente combinados. Depois de formular sua intenção, você pode decidir como usar seu tempo; concentrando-nos na tarefa, somos capazes de lidar com ela de forma eficaz. A melhor maneira de ser mais produtivo é escolher o que você deseja alcançar antes de começar.

Ao formar intenções, é importante lembrar que nem todas as tarefas de trabalho são criadas da mesma forma. Alguns podem alcançar resultados incríveis em cada minuto gasto. Isso inclui metas como planejar as principais tarefas que você deseja realizar durante o dia, treinar um novo funcionário que se juntou à equipe há um mês e trabalhar em um livro que você escreve há vários anos. Essas tarefas se enquadram nas categorias "necessário" e "focado", que discutimos no Capítulo 1. É fácil relacionar o trabalho nesses setores a atividades desnecessárias e perturbadoras, como comparecer a reuniões inúteis, ler feeds de mídia social e verificar constantemente o e-mail. veja qual é mais produtivo. Se você não escolher em quais setores passar o tempo, o modo de piloto automático será ativado.

Isso não significa que você não possa de alguma forma sair da situação, operando no modo de piloto automático. Ao responder a todas as tarefas de trabalho que surgem, você pode manter a maioria delas sob controle e permanecer produtivo o suficiente para não perder o emprego. Mas o piloto automático não permite muito progresso no trabalho. Suspeito que você não seja pago pelo fato de, como classificador do correio, enviar cartas, conversas e mensagens em mensageiros nas direções corretas à medida que chegam. Às vezes, precisamos fazer isso, além de reagir a solicitações imprevistas recebidas. Mas, sempre que possível, você deve escolher ativamente em que deseja dedicar tempo e atenção.

Depois de pesquisar a atenção e a intenção ao longo dos anos, desenvolvi vários exercícios diários que o ajudam a definir uma meta. Aqui estão três dos meus exercícios favoritos.

1. A regra de três

Se você já está familiarizado com meus textos, esta seção provavelmente pode ser executada na diagonal. Se não, deixe-me apresentar a Regra de Três. Comece o dia escolhendo três tarefas que deseja concluir à noite.

Precisamos de uma lista de tarefas para detalhar as ações futuras, e essas três intenções precisam ser direcionadas às tarefas mais importantes.

Tenho feito isso todas as manhãs desde que ouvi sobre essa regra, anos atrás, de Jay Dee Meier, diretor de transformação digital da Microsoft. A regra parece extremamente simples. Determinando tudo no início do dia

três tarefas principais para você, você atinge vários objetivos. Você decide o que é importante e o que não é importante agora - as restrições impostas pela regra mostram o que é mais importante para você. Além disso, a regra oferece alguma flexibilidade durante o dia. Se estiver lotado de reuniões, isso pode determinar seu volume e conteúdo, e um dia livre pode ser dedicado a assuntos mais importantes e menos urgentes. Se circunstâncias e projetos imprevistos surgirem, será possível reconsiderar a ordem dos planos novos e existentes. Como as três tarefas se encaixam bem no espaço de atenção, você pode lembrar suas intenções originais com relativa facilidade.

Certifique-se de manter suas três principais tarefas em vista - eu as anoto em um grande quadro branco em meu escritório ou, se eu estiver fora, acima da lista de tarefas do dia em que o OneNote sincronizar entre meus gadgets. Você pode achar útil definir três tarefas para a semana e também escolher três tarefas não relacionadas ao trabalho diárias, como não pensar no trabalho durante o jantar, ir à academia à noite ou coletar recibos para sua declaração de imposto de renda.

2. Tarefas com impacto máximo

A segunda regra para determinar as intenções, o que me ajuda muito, é decidir quais coisas da minha lista de tarefas têm maior impacto.

Se você está acostumado a fazer uma lista de tarefas (e eu a recomendo fortemente, e direi abaixo como ela pode ser útil), pense por um segundo nas consequências de cada uma delas, tanto a curto como a longo prazo -prazo. As principais tarefas nesta lista são aquelas que levarão aos resultados positivos mais significativos.

O que mudará no mundo - ou no seu trabalho e na sua vida se você dedicar um tempo para concluir cada um dos pontos? Que tarefa, como um dominó largado em uma longa fileira, desencadeará uma reação em cadeia e, por fim, levará a um resultado impressionante?

Outra forma de avaliar a situação: ao decidir o que fazer, pense não apenas nas consequências imediatas de suas ações, mas também na influência de segunda e terceira ordem. Por exemplo, você decide se quer pedir um bolo de formigueiro para a sobremesa. A consequência imediata dessa decisão é o prazer de comer o doce. Mas as consequências da segunda e terceira ordem podem ser muito tristes - por exemplo, você se sentirá péssimo, ganhará peso ou quebrará a dieta prescrita.

Essa é uma ideia poderosa que vale a pena aprender bem, especialmente porque muitas tarefas importantes muitas vezes não são as que parecem mais urgentes e produtivas em um determinado momento. Por exemplo, escrever um manual para novos contratados pode não parecer tão gratificante quanto responder a uma dúzia de e-mails, mas um manual reduzirá o tempo de integração dos novos contratados, fará com que se sintam bem-vindos e aumentará a produtividade. Isso significa que esta é uma tarefa com consequências máximas. Essas tarefas podem ser automatizar um processo repetitivo que o irrita, atribuir funções em um projeto em andamento ou preparar um programa que permite aos funcionários compartilhar conhecimento.

Se você tem muitos itens de tarefas pendentes em sua lista de tarefas, pergunte-se quais delas levarão às consequências mais importantes.

Este exercício funciona bem quando combinado com quatro grupos de casos. Depois de colocá-los nos setores necessários, propositados, distrativos e sem importância, pergunte-se: quais das atividades necessárias e propositadas podem desencadear uma reação em cadeia?

3. O sinal de hora em hora para a consciência

Definir três intenções para o dia e priorizar as tarefas com as consequências mais importantes é uma ótima maneira de se concentrar todos os dias e todas as semanas. Mas você tem certeza de que está agindo conscientemente a cada momento?

Quando se trata de produtividade, esses momentos são fundamentais - é inútil definir metas e formular metas se você não fizer nada para implementá-las durante o dia. Minha maneira favorita de controlar se estou seguindo meus objetivos é verificar o mais frequentemente possível o que está ocupando meu espaço de atenção. Isso me permite saber se estou me concentrando em coisas importantes que têm consequências graves ou se estou entrando no modo de piloto automático. Para fazer isso, uso o sinal de percepção de hora em hora.

Uma das idéias principais do Hyperfocus é não se censurar muito se você perceber que seus pensamentos estão vagando em algum lugar. Isso é inevitável, portanto, considere esses momentos como uma oportunidade para avaliar como você está se sentindo e traçar um caminho para seu próximo desafio. A pesquisa mostrou que é mais provável que percebamos que nos distraímos quando nos recompensamos por isso.

Mesmo se você eliminar uma ou duas distrações ou formular uma ou duas tarefas para o dia, seus resultados já serão melhores do que a maioria.

Se formos semelhantes de alguma forma, o sinal de hora em hora para a consciência mostrará que você geralmente não está envolvido em nada importante ou com consequências de longo prazo. Isso é normal - e até esperado.

O importante é que você possa verificar regularmente o que está ocupando o espaço da sua atenção. Configure um sinal de hora em hora em seu telefone, relógio ou outro dispositivo - e é o obstáculo mais produtivo do seu dia.

Quando o sinal sonoro de hora em hora soar, pergunte-se:

• Sua mente estava ocupada com pensamentos estranhos quando o sinal de alerta soou?
• Você está no piloto automático ou ocupado com uma tarefa percebida? (Com o tempo, à medida que a situação com consciência melhora, isso dará muitos motivos para você se sentir satisfeito.)
• Você está imerso em atividades produtivas? Em caso afirmativo, quanto tempo você gastou se concentrando nisso? (Se este tem sido um longo período de tempo, não deixe o sinal de consciência tirá-lo do curso - continue trabalhando!)
• Qual das tarefas em que você pode estar trabalhando agora tem o impacto mais positivo? Você está trabalhando nisso?
• Quão cheio está o seu espaço de atenção? Se já estiver superlotado, você tem recursos adicionais de atenção?
• Há alguma distração atrapalhando seu hiperfoco?

Você não precisa responder a todas essas perguntas - escolha três ou duas que achar mais úteis e que permitirão que você se concentre nas coisas importantes novamente. Se você responder a cada hora, a qualidade da atenção aumentará em todas as três áreas: você será capaz de se concentrar melhor porque perceberá distrações no horizonte e evitará sua influência; Você notará com mais frequência que os pensamentos foram para o lado e será capaz de se concentrar novamente; com o tempo, você passará a maior parte do dia fazendo um trabalho focado.

Ao começar a praticar isso pela primeira vez, você descobrirá que costuma entrar no modo de piloto automático, se distrair e perder tempo com coisas insignificantes e confusas. Tudo bem! Nessas horas, você precisa mudar a trajetória de seus pensamentos e passar para uma tarefa mais produtiva, lidando com as distrações que atrapalharam seu caminho. Se você se distrai regularmente com as mesmas coisas, faça um plano para lidar com o problema. (Trataremos disso no próximo capítulo.)

Escolha um dia útil nesta semana e tente definir o sinal de hora em hora. Pode ser irritante no início, mas com o tempo você desenvolverá um novo hábito valioso. Se você não gosta da ideia de uma deixa, tente outros estímulos externos que o farão ver o que está ocupando seu espaço de atenção. Eu não uso mais o sinal de hora em hora para a atenção plena, embora tenha sido o método mais eficaz para mim no início. Agora considero o espaço da atenção várias vezes em momentos predeterminados: toda vez que vou ao banheiro, quando vou buscar água ou chá, ou quando o telefone toca. (Eu atendo após alguns toques, percebendo o que está em minha mente.)

Chris Bailey é um escritor canadense e criador do projeto A Life of Productivity. Depois de se formar na universidade, ele dedicou um ano inteiro ao estudo da produtividade. Durante esse tempo, Chris conversou com dezenas de especialistas, leu muitos artigos científicos e montou vários experimentos consigo mesmo para entender como você pode obter o máximo de suas capacidades. Todos os dias, Chris escrevia um relatório sobre o que havia aprendido em seu blog. Em Hyperfocus: Como aprendi a fazer mais com menos tempo, ele compartilha técnicas e exercícios que ele mesmo experimentou.