6 truques que melhoram a produtividade do que uma lista de tarefas

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Uma declaração de missão pessoal, uma hora de concentração e uma auditoria de atenção irão ajudá-lo.

Uma lista de tarefas é uma boa maneira de manter as coisas sob controle e não esquecê-las. No entanto, ele mesmo pode se tornar uma distração, porque você pode reabastecê-lo infinitamente com pequenos detalhes e nunca chegar ao que é realmente importante.

“Se você vive apenas com uma lista de tarefas a fazer, estará apenas lidando com crises, não fazendo o que é mais importante para você”, observa Stephen Covey, autor do famoso livro Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes. Não é necessário se livrar completamente da lista - é melhor combiná-la corretamente com uma das seguintes técnicas (ou todas).

1. Missão pessoal

A missão pessoal é seu objetivo de longo prazo. É uma carta pela qual você poderá navegar na vida. Incorpore seus valores e aspirações à missão. “Não precisa ser longo ou cuidadoso”, diz Covey. "São apenas algumas frases que refletem sua essência e seus valores." Por exemplo, sua missão pode ser ajudar outras pessoas ou atingir uma meta específica em alguma área.

Sempre que você precisar tomar uma decisão, sua missão pessoal será o seu guia. Também pode ser usado no planejamento. Tente alocar seu tempo não um dia antes, mas uma semana. Escolha suas prioridades para este período com base em sua missão pessoal. Então, suas atividades diárias o aproximarão de objetivos importantes.

2. Auditoria de atenção

A desvantagem de uma lista de tarefas é que ela agrupa tarefas completamente diferentes. Parece-nos que podemos passar de uma ordem para a outra sem problemas, mas segundo a autora do livro "Gestão da atenção" Maura Thomas (Maura Thomas), a nossa atenção não está assim disposta.

Ela aconselha dividir todas as tarefas em duas categorias: baixa e alta atenção. E faça-os ao longo do dia, dependendo de quanta energia você tem. Por exemplo, a primeira categoria pode ser análise de correspondência e a segunda pode ser escrever um artigo ou fazer uma previsão de orçamento. Ajustando-se aos seus níveis de foco e energia, você fará mais em menos tempo.

3. Um amigo a quem reportar

Isso lhe dá motivação para concluir o que você planejou para hoje. Se você não tem um amigo para ajudá-lo, Hillary Rettig, coach de negócios e redatora de produtividade, sugere a Focusmate. Ele selecionará um parceiro com quem você trabalhará, para que você definitivamente não se distraia.

“O Focusmate ajuda a resolver um dos maiores problemas (e paradoxos) da produtividade”, diz Rettig. "Muitas tarefas exigem solidão para se concentrar e pensar, mas, ao mesmo tempo, somos criaturas incrivelmente sociais e não lidamos bem com a solidão." O programa automatiza o processo de pesquisa e dá acesso a uma comunidade global de pessoas que também desejam fazer um bom trabalho.

4. Questões noturnas

Jones Loflin, consultor e redator de gerenciamento de tempo, aconselha manter-se motivado avaliando-se. Faça algumas perguntas para responder no final de cada dia para ter certeza de que está se concentrando no que precisa ser feito. E então avalie o quão bem você se saiu. Por exemplo, uma das perguntas de Loughlin é: “Tentei passar pelo menos 15 minutos construindo um relacionamento com alguém?”

“Tenho perguntas para três áreas principais da vida: trabalho, autodesenvolvimento e relacionamentos”, diz Jones. - Eu os troco conforme necessário. Eu adoro todos os tipos de competições e quero obter a pontuação mais alta à noite, então minhas perguntas estão na minha mente o tempo todo ao longo do dia."

Liste suas perguntas com base em quais áreas de sua vida você deseja melhorar. Por exemplo, “Tenho estado atento aos meus entes queridos hoje?”, “Tenho passado pelo menos uma hora avançando no caminho do meu sonho?”, “Tenho feito algo para melhorar a minha saúde?”.

5. Uma hora de concentração

Adicione pelo menos uma dessas horas por dia ao seu calendário e, durante esse tempo, concentre-se no trabalho que mais importa. Sem distrações ou entretenimento. Defina um cronômetro para saber quando o tempo acabou e começar.

Geralmente, uma hora é suficiente para fazer muitas coisas. E programar esse tempo sem distrações é mais fácil do que tentar trabalhar com produtividade máxima o dia todo. Se puder, reserve duas ou três horas de concentração total.

6. Objetivos claros

Ser produtivo significa passar a maior parte do tempo fazendo coisas relacionadas aos seus objetivos mais importantes. O consultor de estratégia de negócios Hamish Mackenzie recomenda não ter mais do que três metas anuais importantes. Divida cada um em três subobjetivos trimestrais e três mensais e, em seguida, em etapas que não levam mais de duas horas para serem concluídas.

“No início de cada semana, priorize essas etapas por dia - mas não mais do que três por dia”, diz Mackenzie. - A cada noite, prepare todo o material necessário para trabalhar em uma tarefa importante do dia seguinte. Faça esta tarefa mais importante todas as manhãs antes de assumir qualquer outra coisa.”