7 erros de lista de tarefas que prejudicam sua produtividade

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

De acordo com especialistas, essas atividades devem ser evitadas para aproveitar ao máximo a lista de afazeres.

1. Faça uma lista pela manhã

Parece natural anotar planos para o dia logo pela manhã. Porém, já é tarde demais. É o que diz Eileen Roth, autora de Organization for Dummies. “Se você faz uma lista de tarefas pela manhã e às 8h tem um compromisso do outro lado da cidade, é improvável que tenha tempo para isso”, diz ela.

Faça uma lista no final do dia. Isso permitirá que você deixe seus negócios para trás e descanse em paz. “Você vai para casa do trabalho e não pensa mais na lista de afazeres, porque já a fez e sabe o que precisa fazer amanhã. Sua mente pode finalmente descansar”, diz Eileen.

2. Muitas tarefas a serem listadas

Se sua lista de tarefas pode levar semanas ou meses para ser concluída, você está se preparando para o fracasso antecipadamente. Isso vai fazer você se sentir oprimido.

De acordo com Kyra Bobinet, autora de Living Well Organized: 10 Lessons in Cognitive Psychology and Design Thinking para uma vida consciente, saudável e significativa, três tarefas são o número ideal para uma lista. “Nosso cérebro percebe informações agrupadas em três partes”, diz ela. "Portanto, comece listando as três principais coisas a fazer."

A maioria das pessoas nem mesmo percebe como existem poucas horas verdadeiramente produtivas em um dia.

“Nossa força mental é um recurso muito mais limitado do que o tempo. Temos apenas 3-6 horas por dia, quando podemos trabalhar duro”, diz Christina Willner, criadora da lista de tarefas do Amazing Marvin, aplicativos de produtividade.

Além disso, muitos não percebem quanto tempo pode demorar para concluir certas tarefas. É por isso que listas de tarefas longas são ineficazes. Vilner aconselha anotar o tempo estimado para concluí-lo ao lado de cada tarefa. Monitore esse tempo para fazer cálculos mais precisos no futuro.

3. Inclua sonhos ou metas muito grandes em sua lista de tarefas

Metas ambiciosas, como escrever um livro ou escalar o Monte Everest, não deveriam estar em sua lista de tarefas. Em vez disso, coloque-os em uma lista de desejos separada.

A lista de tarefas deve conter planos claros.

Se você precisa terminar um projeto grande, você precisa dividi-lo em várias tarefas pequenas e realizáveis e só então anotá-las na lista. Aconselha-se Paula Rizzo, autora de List Thinking: como usar listas para ser mais produtivo, bem-sucedido e menos ansioso.

Olhar para uma lista extensa de todos os seus objetivos o deixará sobrecarregado. Além disso, você não ficará satisfeito com o fato de não poder concluir todos os planos escritos. Na verdade, alguns deles exigem muito tempo e esforço.

4. Avalie cada tarefa igualmente

A treinadora da produtividade, Nancy Gaines, argumenta que a lista de afazeres deve ser uma lista de prioridades. “Traga apenas aquelas coisas que impulsionam sua carreira ou negócios”, diz Gaines. - Se não for uma prioridade, não deve estar na lista. Isso só vai te distrair."

Ela recomenda seguir o sistema “3-3-3” ao fazer a lista: Risque as três tarefas menos importantes da lista, delegue três tarefas que não valem seu tempo e conclua as três tarefas principais.

5. Estabeleça metas vagas

Se as tarefas da lista forem formuladas de maneira vaga, no futuro você terá que pensar em como executá-las e até mesmo lembrar o que significam. Portanto, fazer a lista deve receber a devida atenção.

“Passe um pouco mais de tempo planejando e torne sua lista de tarefas o mais específica possível”, aconselha Maura Thomas, autora de Secrets of Personal Productivity. Por exemplo, em vez de escrever um "relatório de despesas", escreva "insira os dados em uma planilha".

Evite palavras vagas como “planejar”, “implementar” ou “desenvolver”. “Se você está com pouco tempo, olhando para a palavra“desenvolver”na lista, você provavelmente vai querer pular este ponto”, diz Mora. "Guarde essas palavras para a sua grande lista de projetos."

6. Use a mesma lista até que todas as tarefas sejam concluídas

“O problema é que cada dia traz uma novidade. Portanto, o que você tem feito hoje não precisa necessariamente ser feito amanhã. E seus planos para amanhã podem mudar antes mesmo que este termine”, diz Eileen Roth. Portanto, você precisa fazer uma nova lista de tarefas a cada dia.

7. Não vincule a lista ao seu calendário

Se a lista e o calendário não estiverem vinculados e contiverem tarefas diferentes, dificilmente você conseguirá concluí-los todos. “Nesse caso, você não terá tempo para completar as tarefas da lista. A menos que você tenha que sacrificar o sono, os fins de semana, as férias ou o tempo que gostaria de passar com sua família”, avisa Katie Mazzocco, autora de Revolutionary Productivity: How To Maximize Time, Impact And Income When Running A Small Business.

Tente sempre reservar um tempo em seu calendário para concluir as tarefas da lista.