O Método Ivy Lee: Como construir uma lista de tarefas para aumentar a produtividade

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

No último século, Ivy Lee tinha a reputação de especialista em produtividade. O método de agendamento de tarefas desenvolvido por ele mostrou-se bem na prática e rendeu ao autor uma grande soma.

Em 1918, Charles Michael Schwab havia se tornado um dos homens mais ricos do mundo. Ele chefiou a Bethlehem Steel, então a maior construtora de navios e a segunda maior siderúrgica dos Estados Unidos. O famoso inventor Thomas Edison certa vez o chamou de "o empresário mestre". Schwab sempre se esforçou para estar à frente de seus concorrentes.

Um dia naquele ano, um empresário procurou a consultora Ivy Ledbetter Lee para melhorar a eficiência de sua equipe e encontrar a melhor maneira de fazer negócios. O próprio Lee foi um empresário de sucesso e pioneiro de relações públicas.

Schwab trouxe um consultor ao seu escritório e perguntou o que ajudaria a melhorar os resultados do trabalho. Em resposta, Lee pediu permissão para falar com cada um dos gerentes da Schwab por 15 minutos. E na hora do pagamento, o hóspede se recusou a pegar o dinheiro na hora: “Em três meses, você pode me mandar um cheque no valor que você merecer”.

Abordagem de Ivy Lee para gerenciamento de caso

Durante conversas de 15 minutos com os gerentes, o consultor compartilhou a maneira mais simples de maximizar a produtividade:

1. No final de cada dia de trabalho, escreva as seis coisas mais importantes a fazer no dia seguinte. Não exceda este valor.
2. Organize suas notas em ordem de importância.
3. No início de cada dia de trabalho, concentre-se no primeiro item da lista. Termine o que começou e só então passe para o próximo item.
4. Faça o mesmo para a lista de tarefas pendentes. No final do dia, mova suas tarefas inacabadas para uma nova lista de seis tarefas para o dia seguinte.
5. Repita esse processo diariamente.

A estratégia parecia muito simples, mas Schwab e sua equipe decidiram tentar. Três meses depois, o empresário ficou tão impressionado com o resultado que ligou para Ivy Lee de volta ao escritório e lhe passou um cheque de $ 25.000. O equivalente moderno desse montante é $ 400.000.

Por que um método tão simples funciona

Simplifica o gerenciamento de casos tanto quanto possível

Os críticos consideram essas estratégias muito superficiais e não levam em consideração todas as sutilezas da vida. E se algo não planejado acontecer? Não é melhor tirar proveito das ferramentas de alta tecnologia? Mas a complexidade das decisões é precisamente o que muitas vezes complica o fluxo de trabalho. Claro, as surpresas são inevitáveis. Apenas ignore-os se possível e, se não, resolva-os e volte à sua lista de prioridades o mais cedo possível. Use regras simples para resolver problemas complexos.

Ele faz você tomar as decisões certas

Quase não há mágica no número 6. Você também pode se concentrar em cinco tarefas todos os dias. Todos devem determinar o limite de suas capacidades e levar isso em consideração. Quando uma pessoa está sobrecarregada com muitas ideias, a melhor coisa que ela pode fazer é escolher a coisa principal e deixar todo o resto de lado. O autocontrole pode ser benéfico. Se você não se concentrar em uma coisa, ficará distraído com tudo de uma vez.

Ele ajuda a começar

O maior obstáculo ao seu objetivo é o começo. Pode ser difícil se afastar do sofá. Mas se você começar a correr, será muito mais fácil terminar o treino. O método de Lee força você a se identificar com as tarefas na noite anterior à conclusão, o que ajuda a se preparar para o início do dia de trabalho com antecedência. O resultado do trabalho depende da capacidade de início.

Ele te ensina a ser consistente

A sociedade moderna adora multitarefa. Ao contrário do mito popular, ficar mais ocupado não significa melhorar. Por outro lado, menos prioridades aumentam a produtividade. Se você seguir os especialistas em qualquer área: atletas, artistas, cientistas, educadores ou gerentes, verá sua característica comum - foco no importante. Isso é fácil de explicar. Você não pode ter sucesso em uma coisa se estiver constantemente distraído por 10 outras coisas. O domínio requer consistência e concentração no essencial.

Portanto, para ser produtivo, você só precisa fazer as coisas que são realmente importantes e na ordem certa.