12 dicas de especialistas para ajudá-lo a se manter no caminho certo

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

O excesso de trabalho é um sintoma de mau planejamento.

A reputação de alguém que sempre faz o trabalho no prazo vale muito. Mas não surge por si só, só porque você se esforça muito, não dorme o suficiente e geralmente trabalha como um cavalo. Todas as opções acima são medidas extremas para quem não sabe planejar.

Aqui estão alguns princípios-chave para ajudá-lo a gerenciar a carga de trabalho e concluir seu projeto no prazo.

1. Perceba que o não cumprimento dos prazos é sempre uma escolha pessoal

Existem áreas em que quase a única maneira de obter um bom projeto é mentir para o cliente que você enfrentará a tarefa mais rápido do que seus concorrentes. Mas lembre-se de que trabalhar em tal indústria é unicamente sua escolha. E se for feito, então vale a pena aceitar que os prazos serão inevitavelmente perdidos e você terá que lidar com a ansiedade e outras emoções desagradáveis.

2. Considere a possibilidade de mudança

Uma vez que tudo se resume à escolha pessoal, considere um setor diferente - aquele em que os prazos são esperados e apreciados. Nele, você pode ter a satisfação de cumprir promessas e beneficiar as pessoas.

3. Não crie prazos falsos

A tentação é grande, porque um prazo final antecipado parece um bom incentivo: todos os membros da equipe concluirão suas tarefas com precisão antes que o prazo real chegue. Mas as pessoas são diferentes. Alguém vai ouvir suas palavras e realmente fazer tudo na hora certa. E o outro considerará a data que você especificou apenas como uma recomendação.

Um movimento mais eficaz é explicar aos funcionários desde o início o que exatamente significa o prazo e quais serão as consequências se vocês todos juntos quebrá-lo. E o falso prazo é algo como a famosa história de um menino que grita perdidamente: "Lobos!" Quando ele foi realmente atacado, ninguém veio ajudar.

4. Deixe algum tempo

Não faça promessas a parceiros e clientes com base em prazos internos. Um projeto que não tem tempo de sobra provavelmente será atrasado. Não é possível, mas com certeza. Quanto maior o período entre a conclusão do projeto e a entrega ao cliente, maior a probabilidade de você se enquadrar no prazo.

5. Aprecie o esforço que você faz

Fazer algo na hora certa é mais caro do que fazer a mesma coisa no formato “quando der certo”. E se você não está quebrando prazos, trate isso como um valor que deve ser incluído no seu pagamento. Em seguida, use o dinheiro que ganhou para não perder o próximo prazo.

6. Diga a si mesmo o principal problema

Para cumprir os prazos, você precisa de uma abordagem sistemática para planejar e avançar passo a passo. Se você está constantemente cortando atalhos ou se esgotando na data de vencimento do projeto, provavelmente terá um problema de planejamento sistêmico. E isso precisa ser resolvido.

7. Revise a tarefa, se necessário

Executar o trabalho acordado apenas parcialmente, apenas para cumprir o prazo, é obviamente uma jogada perdida. É muito mais competente estar constantemente em contato com o cliente e, se necessário, revisar os termos de referência em conjunto, excluindo ou adicionando blocos separados. "Agora vamos fazer isso, mas isso será na próxima versão" é uma mensagem perfeitamente aceitável. Principalmente quando as pessoas esperam receber o produto no prazo.

8. Divida o prazo global em vários locais

Se você tem um projeto grande e ramificado, não é aconselhável definir um único prazo: você definitivamente não chegará a tempo. Melhor dividir o prazo total em 10-15 intermediários. Isso permitirá que você entenda como o negócio está progredindo e reaja aos atrasos locais antes que seja tarde demais.

9. Não espere pegar quantidade

O conceito mítico de "homem-mês" é uma armadilha séria. Nove pessoas, mesmo com grandes esforços, não conseguirão ter e dar à luz uma criança em um mês. Nem sempre será possível acelerar um projeto contratando mais funcionários.

Se você resolver o problema de prazos dessa maneira, provavelmente não chegará a tempo. Considere uma alternativa: tenha um número suficiente de pessoas em qualquer fase do projeto, e essas fases se movem em paralelo, se possível.

10. Se algo puder ser decidido com antecedência, faça

Quando você só precisa de uma pessoa para aprovar cada etapa de um projeto, é improvável que consiga executar vários processos em paralelo. Mas se uma especificação estrita for elaborada com antecedência, muitas coisas serão aprovadas antes do início do projeto.

11. Separe os negócios da emoção

Quando você discute a aproximação de um prazo, a discussão geralmente se resume a questões de confiança, vergonha e apreço pelos esforços de cada pessoa. Para que tais discussões sejam eficazes, é melhor compreender as complexidades sistêmicas e confiar em dados reais, em vez de emoções.

12. Não fique em silêncio sobre os problemas

Essas dificuldades não serão resolvidas por si mesmas. No mundo de hoje repleto de mensagens instantâneas e outras opções de conectividade, não há um único motivo técnico para que um gerente não possa saber sobre o andamento de um projeto e os problemas que surgem, bem como a equipe.