7 métodos de planejamento eficazes para ajudá-lo a permanecer no caminho certo

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Lista de Energia, GTD, Bullet Journal e outras opções, dentre as quais certamente a certa para você.

1. O método das cartas

Este método de planejamento foi proposto pelo famoso especialista russo em gerenciamento de tempo Gleb Arkhangelsky. Ele fornece coaching de negócios, escreve livros e até dirige sua própria empresa de consultoria de gerenciamento de tempo. Junto com alguns princípios, Gleb também desenvolveu um método para planejamento rápido usando cartões.

Como funciona

Você não vai precisar de um diário grosso neste caso: apenas algumas folhas de papel são suficientes. Obtenha três cartas para finalidades diferentes. Podem ser multicoloridos, com notas ou autocolantes. O principal é que eles diferem um do outro e, claro, você gosta deles.

O primeiro cartão é estratégico. Ele conterá seus objetivos principais, para os quais você precisa envidar todos os esforços possíveis. No segundo, dedicado a objetivos de longo prazo, você escreve todas as atividades e planos para o ano ou com vários anos de antecedência. O terceiro cartão conterá o evento mais importante do dia seguinte. E, é claro, isso mudará com mais frequência.

• Nível: novato.
• Um mais: não há necessidade de entender a arte de planejar. Tudo é o mais rápido e simples possível.
• Menos: coisas menos importantes ainda permanecem não planejadas. Assim, você pode esquecê-los completamente.

2. Método de Ivy Lee

A beleza da metodologia da jornalista americana Ivy Lee é sua simplicidade e consistência. A maioria das tentativas de começar falham devido à falta de um plano, falta de foco e prioridades erradas. Para resolver esses problemas, Lee sugere que nos limitemos a seis tarefas por dia e as façamos uma após a outra.

Como funciona

No final do dia, identifique seis coisas principais a fazer e priorize-as, começando com as mais importantes. No dia seguinte, pela manhã, inicie imediatamente a primeira tarefa da lista e, ao concluí-la, execute a próxima. E assim por diante até o vitorioso.

• Nível: novato.
• Um mais: Isso torna o planejamento muito mais fácil, torna mais fácil começar e manter a consistência ao cumprir seus objetivos.
• Menos: o método não funciona bem se você costuma realizar atividades não planejadas durante o dia.

3. Método de estimativa

Freqüentemente, no processo de planejamento, tarefas importantes se perdem entre as tarefas menores. Isso ocorre porque não marcamos sua prioridade. Mesmo que você entenda a necessidade de concluir uma tarefa, é importante declará-lo por escrito. Com efeito, durante a jornada de trabalho, nem sempre há tempo para avaliar adequadamente a importância de cada caso.

Como funciona

Dê às tarefas planejadas pontos de zero a dois, dependendo do grau de importância. A principal prioridade são dois pontos. A tarefa de um ponto pode ser concluída mais tarde. E pequenas responsabilidades e tarefas diárias ganham zero pontos.

Lembre-se de avaliar o trabalho no final do dia, por exemplo, em uma escala de cinco pontos. Um caso não atendido, que recebeu 1 ou 2, afetará o próximo trabalho e causará transtornos. Como notas ruins na escola. Isso é importante para compreender seu próprio desempenho e gerenciar sua programação.

• Nível: novato.
• Um mais: o método o ensinará a avaliar a importância das tarefas e gerenciar sua eficácia.
• Menos: não é adequado para todos. As atribuições podem ser priorizadas e os números podem ser confusos quando você começa a trabalhar.

4. Lista de energia

Cada tarefa requer uma quantidade diferente de esforço físico ou mental. Ao mesmo tempo, as atividades de curto prazo podem consumir mais energia do que as mais longas. A essência deste método é distribuir todas as tarefas de acordo com os esforços necessários e executá-las de acordo com como você se sente.

Como funciona

Ao fazer sua lista de tarefas, divida todas as tarefas em três categorias: difícil, média e leve. O primeiro é tudo o que exige concentração e estresse máximos, o segundo é um negócio comum, o último é uma rotina simples executada quase que automaticamente. Antes de começar a trabalhar, avalie o nível de força e escolha a tarefa apropriada.

• Nível: amador.
• Um mais: desculpas não funcionam, porque não importa a quantidade de tempo e energia, sempre há algo para fazer.
• Menos: autodisciplina é necessária. Quando você está cheio de energia, precisa enfrentar as coisas difíceis e não abandoná-las em favor de uma rotina fácil.

5. Método 1-3-5

Um grande número de casos desencoraja o desejo de assumi-los. Portanto, muitos especialistas em gerenciamento de tempo aconselham separar até nove tarefas e executá-las dependendo do grau de importância.

Assim, os objetivos menores podem ser transferidos para outro dia, enquanto se completam as tarefas mais importantes planejadas. O Método 1–3–5 é bastante fácil de usar, embora leve algum tempo e esforço para isolar as tarefas.

Como funciona

Planeje você mesmo nove coisas todos os dias: 1 - a tarefa mais importante, sempre será uma prioridade; 3 - casos que requerem solução durante a jornada de trabalho; 5 - pequenas tarefas que são realizadas sempre que possível.

Não se esqueça que você precisa manter o número de caixas e não ultrapassá-lo. Caso contrário, o método será ineficaz.

• Nível: amador.
• Um mais: já no processo de planejamento, as tarefas desnecessárias são descartadas e apenas as realmente necessárias permanecem na lista.
• Menos: a técnica não funciona nos dias em que o número de tarefas importantes excede o recomendado.

6. GTD - Fazendo as Coisas

Em russo, o nome da técnica soa como "Concluindo as coisas" ou "Como colocar as coisas em ordem". Foi desenvolvido pelo especialista americano em gerenciamento de tempo David Allen.

No livro de mesmo nome, ele sugeriu que é importante para uma pessoa ocupada libertar o cérebro das tarefas atuais. Esta é a única maneira de se concentrar em sua implementação de qualidade. Esse método é ótimo para manter um planejador de mesa.

Como funciona

Para usar o método GTD com confiança, você precisa se acostumar com ele. Existe todo um sistema de avaliação de tarefas, e não é fácil lidar com isso imediatamente. Escreva coisas e marque-as com símbolos especiais:

1. Um círculo vazio é uma tarefa a ser concluída.
2. O círculo com a faixa riscada é a tarefa que está sendo executada agora.
3. Círculo semi-preenchido - a tarefa não está completamente concluída.
4. Um círculo preenchido - a tarefa está concluída.
5. Círculo com tarefa cruzada cancelada.
6. Um círculo preenchido com uma seta - outra pessoa está fazendo a tarefa.
7. O ponto de exclamação é a tarefa de maior prioridade.
8. Um círculo com um ponto - você precisa manter essa tarefa constantemente em mente.

• Nível: amador.
• Um mais: opção avançada de planejamento instantâneo. Você não precisa controlar a prioridade das tarefas. Se você tem um trabalho - faça-o.
• Menos: o método é mal adaptado para o planejamento de longo prazo. Bastante adequado como um complemento ao principal.

7. Bullet Jornaling

A opção de planejador mais flexível é um planejador e um diário pessoal ao mesmo tempo. Foi inventado pelo designer americano Ryder Carroll e explicado no vídeo tutorial acima.

Este método permite que você anote quaisquer pensamentos aleatórios em seu diário, bem como tarefas importantes de negócios ou planos para um longo tempo. Não é fácil lidar com isso, mas depois que você se acostumar, nunca pare de planejar.

Como funciona

Na primeira página, faça um índice com os títulos das seções e preencha-o à medida que avança. A seguir está a reversão anual com grandes objetivos e datas importantes. Ajuda você a avaliar seus planos como um todo. As reversões mensais estão nas páginas a seguir. À esquerda, escreva os dias do mês e os dias da semana. Em frente a eles, marque os acontecimentos, cujas datas definitivamente não mudarão. À direita, estão as tarefas comuns do mês.

Opcionalmente, você pode adicionar tarefas para cada semana ou até mesmo programar o dia por hora. Use caracteres especiais para destacar tarefas diferentes. No início, é melhor escrever essas anotações em uma folha de papel separada até que você se acostume a usá-las. Mais importante ainda, não se esqueça de incluir no índice páginas de meses ou, por exemplo, listas.

• Nível: profissional.
• Prós: ao contrário das opções usuais, este diário pode ser iniciado a partir de qualquer data e até mesmo em um caderno normal. Também é conveniente fazer listas de verificação e listas aqui.
• Desvantagens: levará algum tempo para organizar todos os detalhes e se acostumar com esse método.