Como ser o funcionário mais produtivo no escritório e ainda ir para casa às 17h30

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Às vezes, a lista de tarefas parece interminável para nós. Só de olhar, já nos sentimos exaustos de tanto trabalho. Todos nós somos atormentados pela questão de como ser produtivos, de ter tempo para fazer todas as tarefas do trabalho, mas ao mesmo tempo não passar dias e noites trabalhando. Neste artigo, tentaremos respondê-la.

Este é Cal Newport. E ele pode ser chamado de verdadeiramente produtivo, pois:

• professora da universidade, que lá fica em período integral e, além dos casais, organiza diversas atividades para os alunos;
• escreve seis (ou até mais) artigos por ano para revistas científicas;
• autor de quatro excelentes livros e atualmente está trabalhando em um quinto;
• marido e pai carinhoso;
• mantém um blog sobre produtividade e eficiência, que é atualizado regularmente com novas entradas.

Apesar de tudo isso, ele termina o trabalho às 17h30 e raramente faz negócios nos fins de semana.

Não, ele não é um super-herói e não tem uma equipe de 15 ajudantes. Vamos parar de ter ciúmes dessa organização e eficiência por um minuto e pensar em como Cal consegue fazer tudo.

Abaixo você encontrará dicas que o ajudarão a aprender a administrar com eficácia o seu tempo, pare de ser preguiçoso, comece a fazer mais e saia do escritório para casa às 17h30. Então, vamos começar.

1. Listas de tarefas são más. Programe-se

As listas de tarefas são inúteis por si mesmas. Eles são apenas seu primeiro passo. Você deve criar uma programação clara para si mesmo. Pelo que? Isso o ajudará a planejar o que você realmente pode fazer. Isso permitirá que você conclua uma tarefa específica exatamente quando puder realizá-la com mais eficiência, e não apenas porque é o número quatro da lista.

Contanto que você não tenha uma data e hora específicas em sua lista para cada tarefa, você está apenas pensando.

Cal Newport

O planejamento o incentiva a enfrentar a realidade. Você tem um tempo limitado e um número específico de tarefas. Mas você não pode determinar exatamente quanto tempo cada tarefa levará para você. Ao observar todo o escopo do trabalho, você será capaz de gastar cada hora de trabalho de forma produtiva, extrair mais dela e trabalhar onde, quando e onde for mais conveniente para você.

Os especialistas concordam que, se você não calcular o tempo exato que levará para concluir as tarefas, estará fadado ao fracasso antecipadamente.

Certamente muitos de vocês agora pensam que a maioria das tarefas aparece de repente e não pode ser prevista e planejada. Sim, claro, essas tarefas repentinas são muito difíceis de incluir em sua programação. Mas para isso você não precisa ter sete palmos na testa. Tudo pode mudar a qualquer momento. Mesmo assim, é preciso ter um plano, senão estará perdendo seu próprio tempo.

Quer deixar de ser um procrastinador? A programação vai te ajudar.

Cal Newport

A percepção de que você tem um escopo de trabalho claramente planejado já reduz o desejo de procrastinar em fazer as coisas. Você não pensa se deve ou não trabalhar agora - a decisão já foi tomada.

Isso soa muito ordeiro e não muito divertido para você? Pense errado.

Pesquisas comprovam que programar não apenas o tempo de trabalho, mas também o de lazer, é uma boa ideia. Assim, você melhorará a qualidade de sua vida: o padrão de vida das pessoas que planejam claramente até o seu tempo livre é muito superior ao das que não planejam.

Ok, descartamos a lista de tarefas e montamos uma programação específica. Agora vamos aprender a priorizar, pois não dá para trabalhar 24 horas, sete dias da semana, certo?

2Suponha que você vá para casa às 17h30 e planeje o que fazer antes desse horário

O trabalho levará todo o tempo que você dedicar. Dê a ela 24 horas, sete dias por semana, e tenha certeza, o trabalho consumirá todas essas 168 horas.

Você deve estabelecer limites se quiser equilibrar trabalho e vida pessoal. As restrições de tempo contribuirão para sua eficiência.

Defina um prazo para você: você sai do trabalho às 17h30. Em seguida, planeje a quantidade de tarefas que você pode dominar neste momento.

Cal chama isso de desempenho de cronograma apertado.

Você também pode fazer o contrário: crie para si o horário de trabalho ideal para um vagabundo e, em seguida, faça exatamente o oposto. Trabalhe duro e arduamente sem sentir pena de si mesmo. Acredite em mim, quando você trabalha duro, soluções inteligentes e úteis irão encontrá-lo por conta própria.

Mas não se esqueça de que você precisa se proteger do excesso de trabalho. Você deve se sentir como se estivesse no controle de sua programação. Quanto mais você se sente no controle da situação, menos estresse você experimenta.

Ok, você imagina o dia perfeito para um vagabundo e faz o oposto. Isso o ajudará a lidar de forma eficiente com suas tarefas atuais. E os projetos de longo prazo?

3. Faça um plano para a semana atual

Acho que você vai concordar que planos de curto prazo não são mais legais. Se você pensar apenas no hoje, nunca estará à frente.

Você quer escrever livros, se envolver em várias atividades, fazer pesquisas e ser um bom pai ao mesmo tempo? Você precisa de um plano específico para a semana.

Cal Newport

As pessoas não gostam de olhar para planos de longo prazo, mas esquecem os benefícios que podem lhes trazer. Eu sei o que faço a cada hora, dia, semana, mês da minha vida. Você acha que isso é difícil? Mais fácil do que você pensa. Demora uma hora na manhã de segunda-feira. Somente.

Segunda de manhã, faço um plano para a semana. Eu examino minha correspondência, penso nas tarefas que preciso realizar, verifico minha agenda e penso em como planejar meu tempo assim. Assim que tenho um plano, eu o envio por e-mail para mim mesmo, agora sempre o verei na minha caixa de entrada. Aqui posso observá-lo todos os dias e também sempre posso voltar a ele muitas vezes ao dia se, de repente, esquecer minhas prioridades.

E Cal está certo. Você gasta seu tempo com mais eficiência quando segue um plano.

Talvez você pense que é suficiente apenas pensar em todas as próximas tarefas da semana em sua cabeça, mas não é necessário anotá-las. Não, não é bem assim.

Se você escrever um plano de negócios, será mais provável que o cumpra: você terá algo tangível, não ideal, que o lembrará de suas prioridades.

Então, agora você tem uma programação clara e um plano semanal. Mas você sente que algo mais está faltando. E você pensa corretamente.

4. Faça menos tarefas, mas com paixão

Você provavelmente está pensando algo como: "Eu só tenho muito o que fazer. Eu nunca serei capaz de lidar com eles no período de tempo concedido."

E Cal admite que você pode estar certo. Mas você não deve desistir ou trabalhar em pânico até as 22:00.

Você deveria ter menos o que fazer do que tem agora. Lembre-se de que nem todos os seus negócios são tão importantes quanto parecem. Você diz sim com mais frequência do que deveria. Pergunte a si mesmo: "O que é realmente valioso para mim na vida?" E então corte o mais desnecessário possível.

Cal Newport

Sempre somos apreciados pelo que fazemos de melhor. Então, se você quer ter sucesso, não se sobrecarregue, deixe-o fazer menos tarefas, mas você terá a oportunidade de realizá-las melhor. As pessoas dizem sim com muita frequência. Eu digo não para muitos e muitos. Evito impiedosamente tarefas que me relaxam se sinto que elas não importam realmente para mim.

Você sente que não tem tempo algum, mas John Robinson, um especialista em gerenciamento de tempo, discorda de você e acredita que hoje podemos ter muito mais tempo livre do que nunca.

Ele insiste que as pessoas modernas não trabalham mais do que seus predecessores (embora a maioria de nós pense o contrário). A pesquisa mostra que, nos últimos 40 anos, as pessoas gastaram muito menos tempo concluindo tarefas de trabalho e são muito mais propensas a se envolver em distrações improdutivas. Todos, segundo João, têm tempo para descansar.

Qual é a conclusão disso? Você sente que não tem tempo porque ele está dividido em pequenas tarefas irritantes que drenam sua vida e você.

Portanto, faça menos. Mas faça "menos" com paixão e entusiasmo.

Seus planos são estruturados e se encaixam perfeitamente em sua programação. Mas uma questão ainda permanece em aberto: quais tarefas você deve realizar?

5. Preste menos atenção às pequenas tarefas - concentre-se no que é de maior prioridade

No trabalho, fazemos várias coisas. Pequenas coisas como analisar e-mails, reuniões atuais e, se você pensar a respeito, nem sempre necessárias, e escutar fofocas no próximo escritório não exigem nenhum esforço mental especial de nossa parte. Você não usa seus talentos aqui. Se você está envolvido em qualquer negócio importante, então isso requer a ativação de todas as suas habilidades e aptidões. Isso leva a resultados de qualidade.

Qual é o problema com pequenas tarefas? Estamos nos afogando em "águas rasas".

As pessoas que costumam trabalhar nos fins de semana e à noite sentem que estão fazendo muito menos do que aquelas que se despedem do trabalho às cinco da tarde. Isso ocorre porque eles trabalham muito, mas a importância das tarefas que realizam não é grande.

É improvável que alguém tenha se tornado CEO apenas porque respondeu a todos os e-mails ou participou de uma reunião secundária desnecessária. Sim, a execução escrupulosa de até mesmo pequenas tarefas evitará que você seja demitido, mas você só será capaz de se desenvolver quando tarefas em grande escala se tornarem sua principal prioridade.

Tenha tempo para se dedicar exclusivamente às tarefas prioritárias. Como começar esse negócio difícil?

O principal é parar de verificar seu e-mail logo de manhã.

Tim Ferris, autor do best-seller How to Work 4 Hours a Week

Tente não verificar seu e-mail nas primeiras duas horas após acordar. É até difícil para algumas pessoas imaginarem isso, certamente terão dúvidas como: “Como posso fazer isso? Definitivamente, preciso verificar meu e-mail, caso contrário, não poderei trabalhar. Você ficará surpreso ao saber que, na maioria dos casos, esse não é o caso.

Sim, talvez você realmente devesse acessar seu e-mail e coletar informações que permitirão que você conclua a tarefa 100%. Mas você pode primeiro completá-lo em 80 ou 90% e só então rastejar em suas cartas para obter informações adicionais. Assim, pela manhã, você se salvará de informações desnecessárias e alheias, para as quais sua atenção definitivamente se voltará, e poderá se dedicar exclusivamente ao trabalho.

Então, como amarramos todos os itens acima juntos? Estranhamente, apenas para resumir.

Cal nos deu cinco boas dicas:

1. Listas de tarefas são ruins. Faça um cronograma para você.
2. Suponha que você vá para casa às 17h30 e planeje o que fazer antes desse horário.
3. Faça um plano para a semana em curso.
4. Faça menos tarefas, mas com paixão.
5. Preste menos atenção às pequenas tarefas - concentre-se nas prioridades mais altas.

Agora, as palavras "cronograma" e "planos" parecem frias para você, e você não entende os benefícios específicos que elas lhe trarão. Mas, depois de torná-los parte de sua vida, você percebe que tem tempo livre para a família e os amigos. Além disso, você fará coisas das quais pode se orgulhar.

Cal Newport

O trabalho intelectual é, na verdade, um trabalho magistral. Mas não é tão difícil quanto parece: você não está fazendo talha, mas trabalhando com informação. Você desenvolve ideias. Você tem que separar o joio do trigo e às vezes criar ideias a partir da matéria-prima. Se você começar a olhar esse processo pela perspectiva de um mestre, ficará mais feliz, mais satisfeito com o seu trabalho e, claro, mais bem-sucedido na vida profissional.

Escolha quem você quer ser: um recluso no escritório ou um criador de sucesso?