Como não sofrer com a aproximação de prazos

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Paradoxo: se você tem medo de não conseguir terminar o trabalho no prazo, encurte o prazo.

Os prazos são uma das causas mais comuns de estresse no local de trabalho, de acordo com uma pesquisa da CareerCast.

Mas se você parar de aceitar prazos negativamente, poupará muitos nervos. Aqui estão alguns truques eficazes para ajudá-lo a começar a trabalhar mais rapidamente.

1. Defina várias datas em vez de uma

Os economistas Dan Ariely e Klaus Wertenbroch conduziram pesquisas tentando descobrir como as pessoas gerenciam seu planejamento de tarefas e evitam a procrastinação. Os sujeitos foram divididos em três grupos, dado que todos atuam, divididos em três tarefas e com prazos distintos:

1. O primeiro grupo foi instruído a completar uma tarefa por semana e relatar o progresso a cada 7 dias.
2. O segundo grupo recebeu três semanas para todas as atribuições.
3. O terceiro grupo definiu prazos de acordo com seus próprios critérios.

Como resultado, o primeiro grupo, que foi forçado a relatar as atribuições semanalmente, fez um trabalho muito melhor - as pessoas cometeram menos erros e cumpriram os prazos com mais precisão.

Pesquisas mostram que a melhor maneira de definir prazos mais realistas e menos estressantes é dividir grandes projetos em tarefas menores, com prazos diferentes para cada um.

Por exemplo, a tarefa de “enviar um projeto ao cliente até 15 de agosto” pode ser bastante estressante para você - parece muito difícil. Mas as opções "faça um esboço até 1º de julho", "faça um layout até 15 de julho", "crie um protótipo até 31 de julho" parecem muito mais simples e acessíveis - você tem prazos específicos e ações específicas a serem tomadas.

Além disso, o agendamento uniforme de cronogramas permite que você sinta o progresso, o que o motiva ainda mais. Um exemplo do reino animal: o psicólogo Clark Hull investigou como os ratos navegam em labirintos em busca de comida. Ele descobriu que os animais que já haviam encontrado uma recompensa se esforçavam mais para continuar a busca. Hull chamou esse comportamento de hipótese do gradiente de meta.

Se você observar visualmente o progresso do trabalho, terá um incentivo adicional para não relaxar seus esforços. Simplificando, conforme você risca mais e mais itens conforme avança na lista de tarefas, isso o motiva a terminar o trabalho mais cedo. Há um grande número de gerenciadores de tarefas que permitem que você acompanhe o progresso - escolha qualquer um.

2. Encontre o seu nível de estresse ideal

Estamos acostumados a pensar que o estresse é algo inequivocamente ruim e, idealmente, deve ser evitado de todas as maneiras possíveis. Mas não é assim. Em pequenas quantidades, o estresse pode nos motivar.

A Lei Yerkes-Dodson, formulada pelos psicólogos Robert Yerkes e John Dodson em 1908, afirma que quanto mais estressada mentalmente uma pessoa está, mais eficientemente ela trabalha. Mas depois de atingir um certo limiar desse estado, a produtividade diminui e a pessoa desiste.

Quando estamos estressados, a adrenalina sobe no corpo, o que nos deixa mais alertas, aguça nossos sentidos e nos dá força. O estresse é um tipo de doping que nos dá um impulso temporário para a energia física e mental.

Como escolher seu nível de estresse ideal?

• Projetos complexos requerem um baixo nível de tensão. Eles próprios causam excitação, você não precisa se esforçar para ir além disso.
• Problemas de dificuldade moderada requerem níveis moderados de estresse.
• Um nível alto é ótimo para tarefas simples para motivá-lo a acertar.

Estabeleça prazos curtos para tarefas simples, não os adie para depois. Aproximar-se do prazo vai aumentar seu nível de estresse - vai estimulá-lo.

3. Reduza os prazos com antecedência

Se você está lutando para cumprir o prazo, mas tem problemas de motivação, definir prazos mais curtos pode ajudar.

Em um estudo publicado na revista Consumer Research em 2018, os experimentadores pediram a várias pessoas que completassem uma pesquisa. Um grupo recebeu uma semana para isso, o segundo - duas semanas.

Adivinhe qual grupo concluiu a pesquisa no prazo? Aquele com menos tempo.

Em outro experimento, os mesmos pesquisadores deram a um grupo de alunos a escolha: ou completar uma tarefa mais urgente e receber três chocolates, ou fazer um trabalho menos queimado e receber cinco chocolates como recompensa. E a maioria dos alunos preferiu a primeira opção, embora a recompensa fosse menor.

Os pesquisadores concluíram que existe um efeito chamado de urgência: temos interesse em concluir as tarefas em breve, mesmo que tenhamos menos benefícios com isso. Assuntos urgentes, como escrevem os experimentadores, têm grande apelo.

Assumir uma tarefa com um prazo longo não é fácil, porque sentimos que tais tarefas são mais difíceis porque demoram mais. Temos a tendência de adiar coisas que consideramos demoradas, mas definir prazos mais curtos nos motiva a fazer o trabalho o mais rápido possível.

4. Compartilhe seus objetivos e progresso com os colegas

Em 2015, a American Talent Development Association (ATD) realizou um estudo e descobriu que se você relatar seu progresso no trabalho para outra pessoa (chefe, colega ou apenas um amigo), suas chances de concluir o que começou aumentam em 65%. Eles também aumentam em 95% se você conduzir relatórios regulares sobre suas realizações para a equipe.

Essas descobertas são consistentes com a pesquisa de Dan Ariely e Klaus Wertenbroch, que mencionamos anteriormente. Eles descobriram que os funcionários com prazos atribuídos por outras pessoas concluíam as tarefas com mais rapidez e eficiência do que aqueles que planejavam seu próprio tempo.

Deixe outra pessoa definir os prazos para você, e você os segue e relata o progresso. Se você não tem um líder, encontre um parceiro que irá controlá-lo.

5. Transforme o cumprimento de prazos em um jogo

Em sua palestra no TED, o psicólogo Mihai Csikszentmihalyi descreveu o fluxo como o segredo da felicidade. O fluxo é um estado em que você fica tão focado e apaixonado pelo seu trabalho que nem percebe como o tempo voa.

Quando estamos em um estado de fluxo (também é chamado de período de eficiência cognitiva máxima), até mesmo nossa atividade cerebral muda. No córtex pré-frontal, a concentração de hemoglobina oxigenada aumenta e a eficiência do cérebro aumenta. Quando estamos entediados, isso não acontece e é mais difícil para nós nos concentrarmos na tarefa que temos em mãos.

Portanto, vale a pena aplicar o princípio da gamificação, principalmente naqueles casos que parecem desinteressantes para você. Tarefas enfadonhas não conduzem ao cumprimento de prazos. Ao transformar seu trabalho em um jogo, você o tornará mais divertido e aumentará sua motivação para terminar tudo no prazo.

Existem muitas maneiras de gamificar tarefas chatas. Por exemplo, você pode competir com seus colegas para despertar o espírito de empolgação. Ou instale algum aplicativo especializado (por exemplo, Habitica) que dará a você uma conquista para cada tarefa concluída.

Experimente todos esses métodos, e o prazo final não o fará mais entrar em pânico.