Por que estamos perdendo prazos e como evitá-los?

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Se você está triste pelo fato de nunca ter tempo para enviar seu trabalho a tempo, então leia este artigo com urgência. Explicamos por que os prazos perdidos não são culpa sua e explicamos como cumpri-los.

Eu amo prazos! Principalmente o apito com que eles quebram.

Escritor Douglas Adams

Todos nós sabemos a importância do planejamento para um trabalho eficaz. Às vezes, estamos literalmente obcecados por ele. Mas quando chega a hora de começar a implementar a lista de tarefas, começamos a adiá-las, aguentando até o último minuto, ou mesmo interrompendo completamente os prazos. Isso acontece com todos em maior ou menor grau. E há uma justificativa para isso, que está nas peculiaridades do nosso pensamento.

Por que estamos perdendo prazos?

Você pode ter ouvido a história da Sydney Opera House, que foi planejada para ser concluída em 1963 por A $ 7 milhões e foi concluída apenas 10 anos depois, em 1973. Além disso, o projeto original do teatro sofreu inúmeras alterações, e o prédio ficou menor e, como resultado, foram gastos 102 milhões de dólares!

Os designers foram vítimas de um erro comum: avaliaram mal quanto tempo uma tarefa levaria. Repetidamente, eles tiveram que adiar prazos e mudar o plano de trabalho porque não levaram em consideração os problemas que afetavam a velocidade do projeto.

Nosso pensamento está estruturado de forma que planejamos tanto tempo e dinheiro quanto for necessário para que tudo corra de acordo com o melhor cenário.

Mas, inevitavelmente, existem obstáculos no caminho, como resultado dos quais o volume de trabalho está aumentando rapidamente. Em seguida, explicamos os prazos perdidos pelo fato de terem surgido imprevistos, e não pelo fato de não podermos levar em conta a possibilidade de sua ocorrência na fase de planejamento.

Por que precisamos de prazos, afinal?

Prazos rígidos não apenas quebram constantemente, mas também trazem muito estresse para os participantes do projeto, então talvez seja melhor recusá-los? Não. Muitas vezes, ter um prazo é a única razão pela qual um trabalho sai do papel.

Anteriormente, a palavra prazo era usada para descrever a linha ao redor da prisão, além da qual os presos não podiam interceder, dia ou noite, sob pena de serem imediatamente baleados.

Agora os prazos são associados exclusivamente ao trabalho, e o seu descumprimento não ameaça a execução de todo o departamento. Mas a essência permanece a mesma: o prazo final é vida ou morte para sua produtividade ou projeto.

O trabalho preenche o tempo alocado para ele.

Lei de parkinson

Qualquer tarefa levará o tempo que você atribuir a ela. É por isso que às vezes nos perguntamos com que rapidez podemos fazer algo. Pelo mesmo motivo, muitas vezes estamos no limite das possibilidades, nos últimos minutos, de terminar o que nos foi concedido por vários dias ou mesmo semanas.

Levando em consideração a lei de Parkinson, entendemos que se não definirmos o prazo para a conclusão da tarefa, faremos isso para sempre!

Como superar prazos constantes

Como lidar com o mau planejamento e aproveitar a presença de prazos a seu favor? Será muito difícil, porque teremos que lutar contra os erros sistemáticos de nosso pensamento. Mas saber como os prazos mudam nosso comportamento pode nos ajudar a ser mais produtivos.

Começo brilhante

Quando você distribui a carga de trabalho ao longo de um mês, uma semana, até mesmo um dia de antecedência, marque o início do período com a maior precisão possível e descarregue o resto do tempo até o prazo o máximo possível.

Concentre-se primeiro nas tarefas mais difíceis, importantes e demoradas do projeto. Você ainda os fará por mais tempo do que esperava. Humilha-te. Mas, graças ao seu início ativo, no final do período você terá o tempo que gastará resolvendo problemas não planejados e concluindo tarefas.

Na véspera do prazo, você não precisará mergulhar de cabeça em novas tarefas complexas, encontrando armadilhas que ainda não conhece.

Prazo adicional

Para você, defina um prazo alguns dias antes do real. Isso é o que aconselha o marqueteiro Matthew Guay, da Zapier. Ideal se você não sabe quanto tempo tem do seu prazo pessoal até o verdadeiro - um ou três dias. Mas tal situação é mal apresentada. Você, é claro, ainda vai se lembrar de quanto tempo ainda lhe resta, por isso vai precisar de força de vontade para não atrapalhar seus prazos.

Encontre algum tipo de recompensa para si mesmo se você terminar o trabalho dentro do prazo. No entanto, a satisfação de tarefas concluídas no prazo será uma boa recompensa.

Declaração pública

“Juro solenemente terminar o artigo às cinco da tarde” - diga não em sua cabeça, mas em voz alta para todo o escritório. Agora sua auto-estima entrou em jogo. O que será mais doloroso para você: forçar-se a trabalhar ativamente ou perder prazos e admitir em voz alta o seu fracasso?

A escritora Evelyn Waugh, embarcando em seu novo romance, Return to Brideshead, declarou publicamente: "Estou começando um novo livro e vou escrevê-lo em três meses". Ele não cumpriu o prazo e várias vezes, novamente publicamente, pediu o adiamento do prazo. Mesmo assim, ele terminou o romance com bastante rapidez, porque sabia que os leitores se lembram de sua promessa e esperam que ela seja cumprida.

Lembretes constantes do prazo que se aproxima

Se começarmos a trabalhar em um grande projeto, o prazo geralmente será muito longo. O prazo se torna algum tipo de abstração - em algum lugar lá fora, algum dia. Quanto mais próximo estiver, mais claramente percebemos exatamente quanto tempo nos resta e podemos comparar mais adequadamente sua quantidade e a quantidade de trabalho restante.

Defina lembretes regulares que o trarão constantemente de volta à realidade, notificando-o de que o dia X está se aproximando:

• a data de vencimento irá expirar em um mês;
• semana;
• três dias;
• dia;
• 08:00.

Sim, é estressante, vai ser chato. Mas talvez esta seja a única maneira de se estimular?

Qualquer negócio sempre leva mais tempo do que o esperado, mesmo com a Lei de Hofstadter.

Lei de Hofstadter

Esta lei recursiva cômica de Douglas Hofstadter, Ph. D., fala da impossibilidade de agendar prazos. Os prazos são literalmente feitos para serem frustrados. Esperamos, no entanto, que nosso conselho o ajude a evitar levar as coisas ao ponto de ruptura, onde o constante incumprimento dos prazos é extremamente prejudicial à sua reputação no trabalho e o coloca em um estado de constante estresse.