Por que você precisa calcular as despesas domésticas, mesmo se você tiver uma pequena empresa

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Todos os anos, sua empresa gasta tanto dinheiro em pequenas coisas que dava para comprar um carro.

Despesas pequenas e irregulares muitas vezes não são levadas em consideração, mas no total durante um ano são proporcionais às despesas fixas. Custos fixos da empresa - impostos, salários, aluguel. Esses valores são orçados primeiro.

Veja, por exemplo, uma empresa de cinco pessoas em Veliky Novgorod.

• Um escritório com uma área de 30 m² com um preço de aluguel de 400 rublos por m² - 12.000 rublos por mês.
• Se os custos de serviços públicos não estiverem incluídos no aluguel, cerca de 2.000 rublos serão adicionados para água e eletricidade.
• Internet e telefonia - mil rublos para cada ponto.
• Em centros de escritório, sistemas de alarme são instalados nos escritórios, por isso não incluímos segurança adicional nos cálculos, mas se você precisar, a segurança do console custa cerca de 3.000 rublos por mês.

• Cinco funcionários com salários Rosstat: o salário médio na região de Novgorod é 30.800 rublos 30.000 rublos. No total, isso é 195.300 rublos: 150.000 rublos + 30,2% (ou 45.300 rublos):

  • 22% - para o Fundo de Pensões;
  • 2,9% - para o Fundo da Segurança Social;
  • 5, 1% - para o Fundo de Seguro de Saúde Obrigatório;
  • 0, 2–8, 5% - contribuições para lesões (quanto mais alta a classe de risco, mais alta a taxa; um estúdio na web, por exemplo, pagará o mínimo).
• Suponha que o faturamento da empresa seja de 500.000 rublos por mês. Então, de acordo com o sistema simplificado, um imposto de 6% da renda é de 30.000 rublos.

No total, recebemos 241.300 rublos de custos fixos por mês.

Algumas empresas ainda têm um orçamento mensal de marketing, mas em uma pequena empresa, essa despesa costuma ser esporádica. O resto dos gastos geralmente é completamente esquecido, e é por isso que no final do mês pode simplesmente não haver dinheiro suficiente. Vamos descobrir quanto dinheiro é gasto nas necessidades domésticas da empresa e por que vale a pena planejar.

O que pertence às despesas domésticas

1. Papelaria

Freqüentemente, eles não percebem os gastos com pequenos utensílios de escrita, comprando-os "em intervalos".

• Papel - 500 rublos por mês.
• Notebooks - 1.000 rublos por trimestre (~ 333 rublos por mês).
• Canetas - 2.000 rublos por ano (~ 166 rublos por mês).
• Placas (magnéticas, cortiça) - 3.000 rublos por ano (250 rublos por mês).
• Marcadores - 200 rublos por mês.

Total: cerca de 1.450 rublos por mês, 17.400 rublos por ano.

2. Identidade, lembranças

Os custos de sua fabricação devem ser atribuídos às despesas de marketing, se forem alocados no orçamento. Caso contrário, também pode ser classificado como doméstico.

• Cartões de visita - 1.000 cópias, 1.000 rublos por ano.
• Livretos, folhetos - 1.000 cópias, 3.000 rublos por ano.
• Canecas, camisetas - 10 jogos, 2.000 rublos por ano.
• Calendários, emblemas, ímãs, chaveiros - 100 peças à sua escolha, 1.000 rublos por ano.

Total: ~ 580 rublos por mês, 7.000 rublos por ano.

3. Lanches

Não se trata de uma refeição completa, almoços de negócios geralmente são pagos por todos. Mas se você tem um almoço corporativo incluído no pacote social, considere isso, é claro.

• Água - 10 garrafas (18, 9 litros) por mês por 150 rublos, apenas 1.500 rublos.
• Creme ou leite - 1.000 rublos por mês (um pacote de 100 rublos por três dias).
• Café e chá - 3.000 rublos por mês.
• Cookies - 1.000 rublos (1 kg por três dias).
• Frutas (maçãs, bananas, pêras) - 3.000 rublos por mês (1 kg por dia).

Total: 9.500 rublos por mês, 114.000 rublos por ano.

4. Reparo e manutenção

Reparação de computadores, instalações, mobiliário, manutenção de equipamento de escritório. Não é necessário com muita frequência, não é muito caro, mas ainda assim.

• Reabasteça a impressora uma vez por mês - 300 rublos.
• Conserto de encanamento a cada seis meses - 2.000 rublos.
• Reparo (ou limpeza, ou pequena melhoria) de computadores uma vez por ano - 2.000 rublos para cada computador. Suponha que haja cinco deles na empresa.
• Reparar (ou comprar, se o reparo não for racional) móveis - 3.000 rublos por ano.

Total: ~ 1.700 rublos por mês, 20.600 rublos por ano.

5. Transporte

Se o pessoal começa a trabalhar por conta própria, isso, obviamente, não precisa ser imputado às despesas da empresa. Mas você ou seus colegas viajam para reuniões e outros eventos, lojas ou depósitos. Registre o custo da gasolina (bem como da lavagem do carro e do limpador se a viagem for distante) e do táxi.

• Viagens pela cidade - 15 por mês, uma viagem - 200 rublos, apenas 3.000 rublos por mês.
• Viagens para outra cidade uma vez por mês - 1.000 rublos.

Total: 4.000 rublos por mês, 48.000 rublos por ano.

6. Logística

Isso inclui todos os tipos de entrega.

• Entrega de contratos na cidade cinco vezes por mês por 150 rublos, apenas 750 rublos por mês.
• Entrega de contratos para outra cidade duas vezes por mês por 250 rublos, apenas 500 rublos por mês.
• Entrega de lembranças a parceiros quatro vezes por ano por 2.000 rublos, apenas 8.000 rublos por ano.
• Entrega de móveis no escritório ou outros serviços de correio - 600 rublos por ano.

Total: ~ 2.000 rublos por mês, 23.600 rublos por ano.

7. Treinamento

• Cursos de 3.000 rublos para cada funcionário uma vez por ano - 15.000 rublos por ano.
• Webinars uma vez a cada seis meses para todos - 2.000 rublos por ano.
• Literatura para uma biblioteca de escritório - um livro por 300 rublos a cada três meses, 1.200 rublos por ano.

Total: ~ 1.500 rublos por mês, 18.200 rublos por ano.

8. Software

Mesmo que você use principalmente software livre, às vezes ainda é necessário software comercial especializado. Este também é um item de despesa para a sua empresa, você não precisa alocar dinheiro do bolso do gerente para o software necessário.

Vamos supor que em computadores Linux, e em vez do Microsoft Office - OpenOffice, ou seja, a empresa não paga pelo software de escritório usual. Provavelmente, você precisará de pelo menos um programa para um designer, um especialista em SEO, um contador, um editor de vídeo ou um profissional de marketing. Pode custar de 1.000 rublos por ano a 5.000 rublos por mês. Vamos pegar a quantidade média - 2.500 rublos por mês, 30.000 rublos por ano.

9. Atividades

Você mesmo pode fazer o evento: uma master class, um seminário, uma conferência, uma degustação, uma apresentação (parte dos custos serão pagos com contribuições de parceiros). Ou participe de um evento de outra pessoa - um concerto, quiz, férias na cidade, em uma exposição ou feira. Você terá que alocar dez mil vezes.

Mesmo que em seu evento todos os palestrantes concordem em falar gratuitamente e sua equipe atue como apresentadores e moderadores, você precisa:

• alugar um salão - 15.000 rublos;
• organizar uma pausa para o café - 5.000 rublos;
• distribuir apostilas - 3.000 rublos;
• para organizar um quarto - 4.000 rublos;
• pagar para anunciar o evento - 10.000 rublos.

Total: 37.000 rublos por evento uma vez por ano. Parceiros e patrocinadores podem cobrir parcialmente o custo, então vamos supor que os custos de nossa empresa sejam de 15.000 rublos.

Vamos resumir os valores de todos os itens por mês e ano.

Item de despesa	Quantidade por mês, rublos	Quantidade por ano, rublos
Chancelaria	1 450	17 400
recordações	580	7 000
Lanches	9 500	114 000
Reparar	1 700	20 600
Transporte	4 000	48 000
Entrega	2 000	23 600
Educação	1 500	18 200
Programas	2 500	30 000
atividade	1 250	15 000
Total	24 480	293 800

Quase 25.000 rublos por mês é quase o mesmo que manter um empregado em tempo integral em meio período (incluindo deduções, pessoal em tempo integral custa 39.000 rublos), e 300.000 por ano é como um sedã usado. Esses custos devem ser regulamentados. Liste seus gastos pelos itens propostos. É possível mover os valores necessários de um item de despesa para outro, e o orçamento total alocado por mês para as necessidades familiares não deve ser excedido. Em três meses você encontrará padrões e poderá planejar com mais precisão.

O que vai te ajudar a economizar

1. Análise de custo cuidadosa

Esta é a primeira forma de economizar dinheiro. É muito mais fácil controlá-lo entender para que serve o dinheiro.

• Crie uma tabela onde você inserirá as despesas. Insira os títulos ("Escritório", "Alimentação", "Educação", etc.) e identifique os gastos.
• Designe uma pessoa responsável para que uma pessoa administre o dinheiro. O resto vai concordar com ele em todas as despesas (ou mesmo tirar dinheiro dele).
• Colete e armazene todos os recibos. Desta forma, você pode verificar o valor ou esclarecer o item da despesa.
• Obtenha um cartão corporativo e pague tudo o que puder com um cartão ou sob um acordo em uma conta - dessa forma você evita confusão com dinheiro e cheques.

2. Racionamento

Não tenha medo de gastar com despesas mesquinhas, o principal é entender que sim. Mantenha os registros e coloque-os no orçamento, então o dinheiro estará lá na hora certa.

Calcule suas despesas mensais médias e limite seus gastos a esse valor, se for conveniente para você. Se o desperdício e os excessos forem óbvios, reduza.

3. Seleção de recursos adquiridos e fornecedores

Veja o que você pode comprar mais barato sem sacrificar a qualidade (papelaria, alimentos estáveis) e negocie um desconto como cliente fiel. Ou até mesmo compre tudo o que você precisa a granel.

Lembranças e folhetos vêm em diferentes níveis. Você pode cortar custos pela metade se escolher opções inteligentes, em vez de opções “chiques”: cartões de visita feitos de papelão comum com designs elegantes em vez de luxuosos materiais artesanais em relevo, por exemplo.

Economizar ou não com alimentos é uma questão de política da empresa. Você pode se limitar a um mínimo de suprimentos: água, chá, café e biscoitos para os hóspedes.