2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08
O funcionário do TED, Michael McWaters, compartilhou 10 dicas em seu blog para manter sua caixa de entrada organizada.
Quem, senão os editores e gerentes do TED, você pode falar sobre os métodos de lidar com correspondência congestionada. Segundo eles, centenas de cartas chegam à empresa todos os dias, e o contador de e-mails recebidos de alguns funcionários já ultrapassa mil há muito tempo.
Michael McWaters, TED UX Architect, oferece 10 soluções para esse problema.
Você não terá mais tempo no futuro do que agora
Michael notou que muitas pessoas adiam a correspondência para mais tarde porque acreditam que em algum momento no futuro terão mais tempo para fazer isso. Não vou. É provável que seu nível de emprego permaneça na próxima semana, mês, ano. Você pode até ficar feliz com isso. Mas haverá a mesma quantidade de tempo para o correio. Portanto, comece a trabalhar com ela agora.
Tente começar do zero
Existem duas maneiras de fazer isso:
- Reserve algum tempo para limpar seu e-mail em várias etapas. Dependendo de quantos e-mails você tem, pode levar até dez passes para limpá-los. Se isso for difícil, divida o trabalho em vários pedaços de 15 minutos.
- Vá para quebrar. Reserve três ou quatro horas e faça de sua Caixa de entrada o ideal de limpeza e ordem.
Reserve um tempo todos os dias
Para Michael, essa é a parte mais difícil do plano. Você terá que trabalhar com seu correio várias vezes ao dia. Ele aconselha reservar 15 minutos a cada quatro horas e se concentrar apenas em sua caixa de entrada.
Se a carta não for muito importante - delete
Existe a tentação de enviar cada carta mais ou menos importante para uma pasta separada, a fim de tratar disso mais tarde. Mas se a carta não merece sua atenção agora, apague-a.
Cancelar a assinatura de todos os envios desnecessários
Freqüentemente, peco simplesmente deletando e-mails de correspondências que não são interessantes para mim. Michael é mais categórico:
Se o boletim informativo não é do seu interesse, não apenas exclua a carta, mas também cancele a assinatura dela.
Na parte inferior de cada letra, há um botão "Cancelar inscrição" ou Cancelar inscrição. Use-o conforme as instruções. E quanto mais frequentemente, melhor. Você também pode usar o serviço Unroll.me, sobre o qual falamos aqui. Ele cancelará sua inscrição de correspondências desnecessárias automaticamente.
Se a mensagem ainda estiver em sua caixa de entrada, leia-a
Se a carta foi verificada e você não cancelou a assinatura e não a excluiu imediatamente, leia-a. Se for curto, leia imediatamente. Se for longo, envie o e-mail para a pasta Ler criada anteriormente e volte a ela quando tiver mais tempo livre. Michael acredita que, se você for honesto consigo mesmo, a porcentagem mínima de todas as cartas cairá nesta pasta.
É melhor responder a e-mails curtos imediatamente
Se o e-mail que você enviou exigir uma resposta rápida, responda … imediatamente. Não espere. Após enviar sua resposta, exclua o e-mail. Se a carta contiver uma cópia enviada a outro destinatário e ele não precisar saber sua resposta, remova-a dos destinatários.
Encaminhe e-mails aos colegas se eles puderem responder com mais competência
Redirecione o e-mail com uma pequena explicação e exclua-o de sua caixa de entrada.
Ocupe-se classificando
Qualquer serviço de correio oferece aos usuários a capacidade de criar pastas. É a melhor ferramenta para lidar com correio congestionado. Criei uma pasta para trabalho, fotos, estudo e outras coisas. Michael sugere criar pastas como "Projetos", "Outros", "Responder mais tarde". O principal é que você se sinta confortável.
Escolha o aplicativo certo
Para mim, o Mailbox se tornou um desses aplicativos. Michael também o escolheu. Mas existem muitas opções. Você pode inserir a palavra "mail" e o nome do sistema operacional para o qual está procurando um cliente na busca por Lifehacker. Eu prometo que você encontrará algo adequado.
Resultado
Se você não conseguiu ler o artigo (diga-nos por quê), aqui está uma pequena lista de todas as etapas:
- Desmonte sua caixa de entrada em algumas rodadas.
- Decida o que fazer com a carta assim que ela chegar.
- Limpe sua correspondência de vez em quando.
- Cancele a assinatura de correspondências desnecessárias.
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