Como permitimos que o e-mail nos controle e o que fazer a respeito

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Este é um trecho de um livro do jornalista e palestrante americano Phil Simon. É sobre como as pessoas invadem a vida umas das outras por e-mail e como contra-atacar.

Se, ao trabalhar com e-mail, parece que você está jogando um jogo em que precisa “alcançar” com um martelo uma toupeira que de repente rasteja para fora de uma ou outra toca, você não está sozinho. Por padrão, o e-mail é o principal canal de comunicação empresarial. De acordo com o Grupo Radicati, o escriturário médio recebe cerca de 100 e-mails por dia. Este número está aumentando anualmente em 15%. Em julho de 2012, a consultoria McKinsey Global Institute publicou um relatório intitulado The Social Economy: Unlocking Value and Productivity through Social Technologies. Diz que os funcionários da linha de frente passam 28% do tempo gerenciando e-mail.

Pense nisso. Se você tiver uma semana de trabalho de 50 horas, 14 horas dessa semana serão gastas lendo e escrevendo e-mails. Você quase não gasta tanto tempo no Word, Excel ou outros programas de trabalho.

Esses números podem não ser um problema se o e-mail for realmente um canal de comunicação eficaz. Em vez disso, é assim para algumas empresas. Mas, na maioria dos casos, não é esse o caso. Claro, o e-mail tem o direito de existir, mas não se empolgue. A pesquisa mostrou que a verificação constante de sua caixa de entrada diminui seu nível de QI.

Nos últimos anos, o e-mail se tornou um verdadeiro flagelo das comunicações comerciais. No entanto, você não deve culpá-la por todos os problemas. A tecnologia de culpar é conveniente: é uma boa desculpa para não se olhar no espelho. Afinal, se olharmos para dentro, entenderemos que o problema não está no e-mail propriamente dito, mas em como o utilizamos.

A questão não é recusar o e-mail (embora alguns o façam). O objetivo é usá-lo racionalmente.

Por onde começar?

Entenda e-mail ≠ conversa

Você não pode conduzir um diálogo por e-mail da mesma forma que na vida real. Sempre há intervalos de tempo entre as cartas e as mensagens de texto não implicam em manifestações amistosas próximas ao interlocutor. Justin Kruger, da New York University, e Nicholas Epley, da University of Chicago, que a falta de dicas não-verbais as pessoas interpretam mal os e-mails.

Os psicólogos descobriram que só é possível interpretar corretamente o humor em uma mensagem de texto em metade dos casos. Sorrisos, infelizmente, não vão ajudar, por exemplo, a distinguir o humor do sarcasmo. Isso geralmente leva a mal-entendidos. Você está pronto para jogar uma moeda sempre que tentar adivinhar se seu interlocutor entende sua mensagem?

Siga a regra das três letras

Depois de aceitar o fato de que o e-mail não é o melhor lugar para conversas diretas, comece a agir.

Use a regra das três letras: se o problema não for resolvido em três e-mails, é necessária uma reunião pessoal.

É aplicável a tarefas administrativas (como agendar uma reunião) e pessoais. Isso vai economizar muito tempo e muita frustração. Porém, nem todo mundo gosta, esteja preparado para o descontentamento de alguns camaradas. Com uma quantidade razoável de suposições, mas é hora de se livrar da atitude de "correspondência para todas as perguntas".

Não resolva assuntos urgentes por e-mail

Se o problema for realmente importante e exigir ação imediata, não o aborde em e-mails. Existe um telefone para isso. Faça disso a regra em sua empresa.

Não use e-mail para gerenciar tarefas

O e-mail não é um gerenciador de tarefas. Mas muitas pessoas usam o e-mail como tal. Sem surpresa, eles estão constantemente distraídos. Abri minha caixa de entrada para verificar minhas tarefas e um fluxo de mensagens pessoais e de trabalho caiu sobre você. É fácil mudar para eles, esquecendo porque você abriu o cliente de e-mail.

Existem aplicativos independentes para gerenciamento de tarefas: DropTask e outros. Eles não substituem o e-mail, mas sim os objetivos que você está tentando alcançar.

O mesmo ocorre com o gerenciamento de projetos., ou Basecamp - ferramentas convenientes e acessíveis que o salvarão de quilômetros de cadeias de mensagens.

Não trate a comunicação como mineração de carvão em uma mina

Poucos são livres em suas relações de trabalho. Muitos, inclusive porque não podem escolher seus colegas, clientes e parceiros. Alguns deles estão muito "ocupados" para falar ao telefone - eles preferem escrever uma dúzia de mensagens em vez de discutir tudo verbalmente em dois minutos.

Nesse caso, você precisa prestar atenção à maneira como eles se comunicam (palavras, frases e assim por diante). Pergunte a si mesmo se você realmente deseja interagir com pessoas que estão se esquivando do telefone e falando. Observe com atenção os candidatos a emprego para uma posição vaga na sua empresa, clientes em potencial ou fornecedores futuros em potencial. Se eles se comunicam inicialmente como se estivessem minerando minério em uma mina, quais são as chances de que mudem?

Lembre-se da vida fora do e-mail

Ela é! Não tenha medo de fechar sua caixa de correio. O mundo não entrará em colapso. Isso é óbvio, mas para muitos pode ser uma revelação. Por exemplo, na Klick Health, os funcionários usam e-mail. Segundo seu CEO, o e-mail é uma ferramenta que dá o controle de si mesmo a outras pessoas.

O que você acha: e-mail realmente governa as pessoasimpondo tarefas e a ordem de sua execução?