Como não assustar clientes e parceiros: maus hábitos ao escrever e-mails

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Alguns erros que cometemos ao escrever e-mails não passam despercebidos pelo destinatário. Para não se mostrar leigo, dê uma olhada nos mais rudes deles.

No trabalho, muitas pessoas são literalmente atacadas por um grande número de e-mails que precisam ser respondidos. Naturalmente, é muito difícil lidar com tamanho volume de tarefas e fazê-lo com competência. No entanto, existem erros que realmente devem ser evitados.

Dominar as regras básicas de etiqueta de e-mail não é necessário para transformar suas cartas em obras-primas de ficção. Isso é absolutamente inútil. Mas se você conseguir se livrar dos hábitos que indicam falta de profissionalismo, seu negócio irá muito melhor.

Quais são os erros mais comuns ao escrever mensagens de e-mail?

1. Abuso da marca "Urgente"

Se você agir como o menino da parábola que gritou “Lobos! Lobos!”, E coloque a marca“Urgente”em todas as letras em uma linha, então muito em breve os destinatários deixarão de levá-lo a sério. Quando você realmente precisar de uma resposta urgente, ninguém prestará atenção a esta nota.

2. Excesso de informalidade

A escolha do estilo de comunicação depende da qualidade da relação entre você e o interlocutor. A informalidade excessiva indica falta de profissionalismo.

Tente ter cuidado com pontos de exclamação, emoticons, texto colorido, fontes sofisticadas, jargão da Internet e siglas. Definitivamente, eles não o ajudarão a moldar a imagem de um trabalhador experiente.

Além disso, preste atenção ao fato de que algumas pessoas não entendem bem as siglas. Escolha o tom de comunicação com os estrangeiros e outras gerações com especial cuidado.

Lembre-se de que uma carta comercial deve ser fácil de ler. Para isso, use as fontes Arial, Calibri ou Times New Roman, configurando o tamanho em 10 ou 12 unidades. Quando se trata de cores, o preto é a melhor escolha.

3. Tom de comunicação muito frio

Ao mesmo tempo, o destinatário não deve sentir que está se comunicando com o robô. Alguns e-mails de pessoas reais parecem, na verdade, mensagens de secretária eletrônica.

Se você puder ver sua personalidade e seu entusiasmo pela carta, isso ajudará a formar uma imagem positiva de você como interlocutor de negócios junto ao destinatário. O principal é não exagerar.

4. Uso indevido de "Responder a todos"

As mensagens de e-mail não têm o objetivo de ser um bate-papo aconchegante. Se está a responder a uma mensagem que encaminhou a um grupo de pessoas, antes de clicar no botão "Enviar a todos", certifique-se de que a sua resposta é realmente interessante e de que todos neste grupo precisam.

5. Encaminhando uma mensagem sem a aprovação do remetente

É irritante para dizer o mínimo. Ou pode prejudicar significativamente sua credibilidade.

Não importa o que você poste. Você pode enviar uma mensagem de seu chefe a um cliente mencionando esse cliente. Ou você não resiste à tentação de incluir seu colega na cadeia de destinatários de um e-mail contendo algumas informações pessoais. Em qualquer caso, você não deve fazer isso sem a permissão do remetente.

6. Envio de cópias cegas de cartas

Quando você envia a alguém uma cópia oculta de uma carta, o interlocutor tem o seguinte pensamento: "E para quem mais você enviou essa cópia?" Isso cria desconfiança e cria a sensação de que você está escondendo algo.

Se você deseja encaminhar um e-mail para alguém que não deveria estar no encaminhador, basta copiar e colar o texto desejado em uma nova mensagem separada.

7Redação imprecisa do tópico

Se você inserir algo como "Sou eu", "Olá" ou "Para sua informação" no campo "Assunto", isso não dará ao destinatário nenhuma ideia sobre o conteúdo da carta. Como resultado, são grandes as chances de sua mensagem nem mesmo ser lida.

Se você estiver enviando correspondência comercial, o assunto da carta deve ser curto, sucinto e preciso. Se o destinatário entender imediatamente o que você está escrevendo para ele, então, provavelmente, ele lerá sua carta e responderá mais rápido.

8. Uso indevido de mensagens privadas

Piadas, histórias emocionantes e citações motivadoras às vezes são muito apropriados. Mas, em grande número, cansa rapidamente o destinatário. Não bombardeie as caixas de entrada de seus colegas de trabalho com mensagens sem sentido, mesmo se você fizer isso com a melhor das intenções. Mais cedo ou mais tarde, os destinatários simplesmente começarão a excluir essas cartas sem lê-las.

9. Respostas aproximadas

Resista à tentação de expressar raiva justificada para o destinatário em sua carta, mesmo que ele mereça tal reação. Mesmo se você estiver esperando por seu pacote por alguns meses. Só não faça isso. As pessoas sempre se lembram de ser rudes e isso afetará muito a imagem da sua empresa.

Em vez disso, escreva a mensagem que pretendia enviar ao destinatário que o deixou com raiva e deixe-a na pasta Rascunhos por alguns dias. Em seguida, edite-o e remova quaisquer expressões rudes. Desta forma, você pode demonstrar seu profissionalismo.

10. Familiaridade

Se você conhece muito bem o destinatário da mensagem, às vezes pode fazer alguns elogios simpáticos. Mas se este for o seu parceiro de negócios ou cliente, mantenha um tom de comunicação educado e discreto. Conclusão de uma carta como "Até breve!" neste caso, seria inapropriado.

11. Usando um endereço de e-mail ridículo

Endereços pretensiosos, vulgares ou completamente ridículos atrairão atenção negativa dos destinatários de suas mensagens. Se você não puder abrir mão de sua caixa de correio [email protected], crie uma conta separada para correspondência comercial.

12. Um grande número de erros de digitação

O envio de mensagens de seu telefone não o isenta da obrigação de verificar se há erros em seus e-mails. Se você cometer mais de um erro de digitação por letra, não ficará em seu melhor lado. Se você precisar enviar uma mensagem em trânsito, é muito importante revisá-la com atenção antes de enviá-la.

13. Envio de mensagens no início da manhã

Às vezes, quando você acorda cedo e se sente produtivo o suficiente, fica tentado a se livrar de sua correspondência comercial o mais rápido possível. No entanto, a maioria dos destinatários presta atenção ao momento de envio da carta. Se você enviar uma mensagem às três da manhã, na melhor das hipóteses será considerado um workaholic e, na pior, uma pessoa não completamente saudável.

Se encontrar inspiração no meio da noite, basta salvar a carta em rascunhos e enviar durante o horário comercial.

14. Compondo letras muito longas

A maioria das pessoas apenas verifica as mensagens sem ler o texto. Considere isso ao escrever sua carta. Grandes blocos de texto dificultam a leitura, portanto, divida sua mensagem em pequenos parágrafos.

Use listas. Eles tornarão sua carta ainda mais legível. Além disso, você pode destacar as partes mais importantes da sua mensagem em itálico ou negrito.

Evite esses erros e você terá uma boa impressão de si mesmo, o que sem dúvida contribuirá para sua carreira.