Uma regra simples para analisar e-mails ajudará você a economizar tempo e se tornar mais produtivo

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

O autor do sistema Getting Things Done (GTD) compartilhou um hack de vida que o ajuda a lidar rapidamente com pequenas tarefas.

As mensagens não lidas se acumulam instantaneamente no correio. Esta é uma distração constante e torna difícil administrar seu tempo com eficiência.

O guru da produtividade David Allen usa a chamada regra de dois minutos para ajudá-lo a lidar com uma caixa de entrada lotada. Assim que uma nova carta chega, Allen toma uma decisão. Se puder ser respondido em dois minutos ou menos, ele responde imediatamente. Se a resposta precisa ser considerada seriamente, ele pula a carta.

Não deixe para mais tarde o que você pode fazer em dois minutos.

As cartas que precisam ser consideradas, ele adia para outro momento. “Tomar decisões nos cansa mentalmente”, explica Allen. "Escolher que sapatos usar de manhã esgota a energia mental, assim como ao decidir quem contratar."

Mesmo pequenas decisões causam fadiga. Portanto, Allen retorna às letras individuais quando tem tempo e energia para elas. Na maioria das vezes, ele lida com eles pela manhã.

Tente tratar a correspondência da mesma maneira. Se você não quer se distrair com cada nova carta, organize sua caixa de entrada quando tiver tempo livre ou quando não tiver energia para grandes tarefas.

A regra de dois minutos ajudará a limpar sua caixa de entrada e sua cabeça. Apenas não o aplique a todas as tarefas: você não pode fazer tarefas de dois minutos o dia todo.

A regra é apropriada quando você precisa se livrar de pequenas caixas e trabalhar produtivamente em grandes projetos.